新時代醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化研究

劉譯聰

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院綜合管理過程中的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程有助于醫(yī)院檔案管理水平的全面提升，有助于醫(yī)院其他各項工作開展的順利進(jìn)行。本文就新時代下醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范化建設(shè)的重要意義進(jìn)行了闡述，并提出了在業(yè)務(wù)流程規(guī)范化建設(shè)中應(yīng)遵循的原則和對策措施。

關(guān)鍵詞：新時代;醫(yī)院檔案;業(yè)務(wù)流程;規(guī)范化

當(dāng)那管理是醫(yī)院運(yùn)行與管理的重要組成部分。醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院的日常經(jīng)營中時刻體現(xiàn)著其重要意義，如病例檔案對于醫(yī)學(xué)研究的數(shù)據(jù)支撐，再如人事檔案對于醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性作用，等等。特別是近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，國家對于各個領(lǐng)域、各個企事業(yè)單位的檔案管理提出了更高、更新的要求：在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）中就強(qiáng)調(diào)了“做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)”，必須進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，加大對檔案工作的支持保障力度，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。[1]而隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展壯大，檔案管理在醫(yī)院綜合管理中的地位也日漸凸顯。

1 醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化建設(shè)的重要性

1.1 醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程分析

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、記錄、圖表、錄音、錄像、照片等各種類型的文書、影音資料及證書、獎杯、獎?wù)碌葘嵨镔Y料。[2]在檔案管理過程中，無論何種類型的檔案都需要根據(jù)一定的制度要求進(jìn)行管理。綜合來看，一般情況下的醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程分為三個步驟[3]：一是歸檔。無論是醫(yī)院日常管理中所依據(jù)的規(guī)章制度，還是領(lǐng)導(dǎo)講話、會議材料，亦或是病患病例、專業(yè)技術(shù)人員檔案，都需要按時、及時歸檔。二是整理保存。各級各類檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行整理，編制好相應(yīng)的全宗號、時間、件號后，放置于專門配備的檔案室中妥善保存。三是利用。無論是手工提檔還是網(wǎng)上借閱，都要根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)定按流程步驟操作，履行有關(guān)手續(xù)。

1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的重要意義

1）提升醫(yī)院檔案管理綜合水平。檔案管理的綜合水平體現(xiàn)在檔案管理工作的方方面面，其中最重要的環(huán)節(jié)就是檔案業(yè)務(wù)流程，該環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性決定了醫(yī)院各類檔案能否得到妥善處理，是否是在安全有序的環(huán)境下進(jìn)行管理的。由此可知，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化對于提高醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院整體綜合管理水平是具有現(xiàn)實意義的。

2）為醫(yī)院開展各項工作提供準(zhǔn)確的檔案支持。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，是醫(yī)院歷史發(fā)展的真實寫照，也是醫(yī)院文化傳承的實物載體。規(guī)范化的檔案管理流程保證了檔案數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確，保證了檔案資料的安全儲存，在醫(yī)院管理者進(jìn)行重大決策時，檔案能夠為其提供有力的數(shù)據(jù)支撐;在醫(yī)生探討各類病例或進(jìn)行科學(xué)研究時，也是檔案為他們找到了方向，提供了巨大的支持。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化應(yīng)遵循的原則

2.1 以人為本，以需求為導(dǎo)向

以人為本包括兩個部分，一部分是指檔案管理人員，另一部分則是指需要借閱、利用檔案的單位或人員。檔案管理的業(yè)務(wù)流程是檔案管理人員必須熟知的，而借閱檔案的單位或人員也必須要按照流程規(guī)范開展檔案查閱工作。因此，加強(qiáng)管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化應(yīng)從檔案管理人員和檔案需求者的角度入手，增強(qiáng)他們的規(guī)范意識，將他們的需求放在首位，在保證流程規(guī)范的同時為他們提供更多便捷，從而提升檔案管理的整體效率。

2.2 精準(zhǔn)施策，確保信息安全

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的目的之一就是為了能夠進(jìn)一步提升檔案信息資源的安全性。特別是在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，在進(jìn)行流程規(guī)范化過程中，尤其要注重對檔案信息安全的保護(hù)。對特殊檔案要特殊管理，對涉密檔案要提高安全等級，百分百確保檔案信息的安全。

2.3 依制而行，管理有的放矢

在提升檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范化進(jìn)程中，制度的制定和完善是必不可少的。必須要加強(qiáng)對于檔案管理各方面制度的更新，從而使檔案管理的業(yè)務(wù)流程能夠依制而行，檔案管理人員則要以遵守規(guī)章制度為首要原則對醫(yī)院的各級各類檔案進(jìn)行管理。

3 新時代提升醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的對策措施

3.1 管理理念再造，重視檔案業(yè)務(wù)管理流程規(guī)范化

首先，要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。意識決定行動，樹立符合新時代特征的檔案管理觀念對于業(yè)務(wù)流程規(guī)范化具有重要意義。現(xiàn)代信息技術(shù)的日趨成熟為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理部門和人員應(yīng)該要認(rèn)識到技術(shù)革命為檔案管理領(lǐng)域所帶來的沖擊和發(fā)展契機(jī)，擺脫傳統(tǒng)思維模式的束縛，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。其次，可結(jié)合企業(yè)管理理念。流程管理本就是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用全過程管理、全面質(zhì)量管理等先進(jìn)企業(yè)管理思想，從根本上改變醫(yī)院檔案管理的不足，提升管理效率。[4]

3.2 進(jìn)行專項建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化進(jìn)展速度

首先是制度的建設(shè)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》等國家的法律法規(guī)和文件，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，改進(jìn)、完善和更新檔案管理制度，特別要注重對于業(yè)務(wù)流程制度的制定，從小處入手，分解每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的操作規(guī)范。其次，要加大資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如檔案管理所需要的研究基金、建設(shè)基金，及時更換軟硬件設(shè)備，確保檔案庫房符合專業(yè)要求，等等，為提升業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化奠定堅實基礎(chǔ)。

3.3 組建專業(yè)團(tuán)隊，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量的全面提升

注重增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)化建設(shè)，為檔案管理部門配備具有專業(yè)知識儲備和一定信息技術(shù)水平的人員，從客觀上促進(jìn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的實施和長期保持。加強(qiáng)對檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確流程規(guī)范化對于檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵作用。同時，加強(qiáng)對相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳教育，不僅使檔案管理人員遵守流程規(guī)范，也要讓檔案需求者了解并按照規(guī)范開展檔案利用活動。

3.4 注重追蹤反饋，促進(jìn)業(yè)務(wù)規(guī)范流程可持續(xù)發(fā)展

實施規(guī)范化管理的同時，必須要加強(qiáng)對于實際情況的了解、掌握、追蹤和反饋。對于在規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的問題要予以及時解決，并以最快速度再進(jìn)行優(yōu)化處理，務(wù)必保證業(yè)務(wù)流程的順暢和規(guī)范;同時還要定期對檔案管理人員和檔案需求者進(jìn)行調(diào)研，針對問題持續(xù)改進(jìn)，直至問題解決。此外，檔案管理部門還要加強(qiáng)對醫(yī)院其他部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使全院人員共同遵守流程規(guī)范，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)健康發(fā)展。

4 結(jié)束語

隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高，人們對于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的要求也越來越高，檔案作為醫(yī)院運(yùn)營中的重要組成部分，理應(yīng)受到應(yīng)有的重視。規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程是提升檔案管理質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)，因此，醫(yī)院要從更新管理理念入手，加強(qiáng)對于檔案管理的專項建設(shè)，著眼于業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，從而促進(jìn)檔案管理和醫(yī)院整體的現(xiàn)代化發(fā)展與綜合競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）[EB/OL].（2014-10-21）.http：//daglzx.lnu.edu.cn/info/10339/59858.htm.

[2]田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯(lián)網(wǎng)+時代醫(yī)院檔案管理流程研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（02）：118-120.

[3]張莉.醫(yī)院文書檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化思考[J].檔案時空，2019（04）：54-55.

[4]陳霞.基于全過程管理的檔案業(yè)務(wù)流程重組[J].蘭臺世界，2019（04）：40-42.