新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式改革研究

鄭德志

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的一種無(wú)形資產(chǎn)，是國(guó)家和醫(yī)院的寶貴財(cái)富，其記載了醫(yī)院在管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、康復(fù)等各項(xiàng)工作中形成的有價(jià)值的資料，是醫(yī)院發(fā)展和臨床、社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)總結(jié)，也是醫(yī)院開展科學(xué)經(jīng)營(yíng)與管理的重要依據(jù)。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能有效滿足現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)于檔案管理的需求，必須要進(jìn)行改革。本文針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院檔案管理模式改革對(duì)策，旨在為醫(yī)院建立現(xiàn)代化檔案管理模式提供一點(diǎn)參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;管理模式

醫(yī)院檔案是醫(yī)院十分重要的資源，在醫(yī)療質(zhì)控、科研教學(xué)、基建、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理、醫(yī)院發(fā)展等方面，都起著不可替代的歷史和法律憑證作用。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，才能更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步，更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的醫(yī)療需求和衛(wèi)生服務(wù)需求。2009年我國(guó)開始了新醫(yī)改，隨著“十三五”的到來(lái)，新醫(yī)改也進(jìn)入了深水區(qū)，在此背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式也漸漸顯露出弊端，無(wú)法更好地滿足新時(shí)期的檔案管理需求。加快醫(yī)院檔案管理模式改革，已經(jīng)成為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中非常重要問(wèn)題。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏檔案管理理念，管理模式傳統(tǒng)

首先，在一部分醫(yī)院中存在著不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者過(guò)于重視醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)情況，忽視檔案工作在醫(yī)院中的重要性。其次，工作人員并不重視檔案管理工作，在工作過(guò)程中，缺乏責(zé)任心，致使其工作效率較低。最后，檔案管理理念的缺乏還體現(xiàn)為醫(yī)院對(duì)檔案的利用效率并不高。醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，只是把檔案保存起來(lái)，并沒(méi)有利用相關(guān)檔案開展學(xué)術(shù)研究、教學(xué)等工作，失去了檔案管理工作開展的意義。同時(shí)，受檔案管理傳統(tǒng)理念的影響，一部分醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)仍采用傳統(tǒng)的管理模式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式仍以紙質(zhì)記錄方式為主，導(dǎo)致醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行保存時(shí)，極易出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題。部分醫(yī)院并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保存，導(dǎo)致檔案保存混亂，無(wú)法及時(shí)查閱到相應(yīng)信息，導(dǎo)致檔案管理信息出現(xiàn)了一定的延時(shí)性，影響檔案管理工作的開展。

1.2 缺少專業(yè)管理人員，管理流程不規(guī)范

一部分醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，雖然按照新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改革，但其卻忽視了管理人員在檔案管理中的重要性。其管理人員結(jié)構(gòu)大多是由非專業(yè)檔案管理人員構(gòu)成，這讓管理人員在工作過(guò)程中，過(guò)于死板，不會(huì)變通，影響醫(yī)院檔案管理工作的開展。同時(shí)，一部分醫(yī)院檔案管理工作在開展過(guò)程中，其管理流程并不規(guī)范，影響檔案管理工作的開展。檔案管理流程的不規(guī)范化，體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，管理流程的不規(guī)范化。一部分醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，員工并沒(méi)有相應(yīng)的工作制度作為依據(jù)，導(dǎo)致員工缺少流程規(guī)范，降低工作效率。其二，針對(duì)管理人員的工作制度并不健全。管理人員在工作過(guò)程中，缺乏相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致管理人員的工作范圍出現(xiàn)了部分重疊，影響檔案管理工作的開展，并且在檔案管理中，并沒(méi)有制定責(zé)任制度，影響檔案管理工作的開展。

1.3 信息化管理缺乏，管理效率較低

在醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著信息化管理缺乏的現(xiàn)象。這體現(xiàn)在醫(yī)院開展檔案管理工作的過(guò)程中，并沒(méi)有利用信息化技術(shù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院仍使用傳統(tǒng)管理系統(tǒng)管理醫(yī)療檔案。在對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行查閱時(shí)，并不能及時(shí)調(diào)閱檔案，影響醫(yī)院的工作效率與工作形象。同時(shí)，一部分醫(yī)院在新醫(yī)改背景下，對(duì)自身的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了改革與創(chuàng)新，檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院工作系統(tǒng)并沒(méi)有相互連接，致使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的查找功能并不全面。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理模式改革對(duì)策

2.1 強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視意識(shí)

醫(yī)院要根據(jù)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展情況，與時(shí)俱進(jìn)，從思想意識(shí)上提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重大作用，了解其對(duì)醫(yī)院各部門發(fā)展的基礎(chǔ)支持效能，只有這樣，檔案管理部門才會(huì)擺脫可有可無(wú)的附屬地位，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。在新的檔案管理理念下，醫(yī)院需要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效地收集、管理、儲(chǔ)存及利用，使醫(yī)院檔案能更好地發(fā)揮出其價(jià)值與作用。

2.2 建立完善的檔案管理制度體系

為了更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升，醫(yī)院應(yīng)建立完善的檔案管理職能部門，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。在制定和完善檔案管理制度時(shí)，一定要根據(jù)國(guó)家相關(guān)的醫(yī)療衛(wèi)生制度與法律來(lái)進(jìn)行，并結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際，以確保制度具有可行性，并方便在具體檔案管理工作中有效地執(zhí)行。同時(shí)，醫(yī)院還要建立健全醫(yī)療檔案質(zhì)量管理機(jī)制，定期對(duì)醫(yī)療檔案信息進(jìn)行抽查，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，逐步形成規(guī)范，保證醫(yī)療檔案是對(duì)真實(shí)信息的完全記錄。

2.3 提高醫(yī)院檔案管理信息化水平

信息化建設(shè)的逐步實(shí)施使檔案信息的存儲(chǔ)工作變得簡(jiǎn)單快捷，除臨床科室外，其余各科室應(yīng)形成凡事都分門別類記錄電子檔案的習(xí)慣。檔案信息化管理，有助于醫(yī)院公共檔案信息實(shí)現(xiàn)共享，并利用其為臨床服務(wù)。新醫(yī)改下要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有效推進(jìn)與改善，還需要醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，配置刻錄機(jī)、掃描儀、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備。還可以構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為用戶提供檔案查詢、更新及事務(wù)管理等服務(wù)，從而提升檔案管理的能力，更好地發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的功能作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力與水平提升，以確保醫(yī)院檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)。

3 結(jié)語(yǔ)

一言以蔽之，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能夠?yàn)獒t(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)提供信息資源支持。隨著醫(yī)院改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案的作用越來(lái)越體現(xiàn)，在工作實(shí)踐中，醫(yī)院必須要重視檔案管理工作，通過(guò)采取多種措施，來(lái)不斷改革和創(chuàng)新檔案管理模式，以更好地提高醫(yī)院檔案管理實(shí)效及信息資源利用效益，為醫(yī)療和相關(guān)科研工作提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

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