精細化管理模式在醫院人事檔案管理中的應用

萬簫

摘 要：人事檔案管理在醫院日常事務管理中占據重要位置，其詳實地記錄了每一位醫院工作者的相關信息，對其日常工作狀況進行真實的反映，是醫院人事管理的重要憑證。人事檔案管理水平對醫院人力資源管理和核心競爭力具有重要影響，伴隨著近年來醫院改革的不斷深入，要求人事檔案管理工作也應該不斷變革。本文就精細化管理模式在醫院人事檔案管理中的應用進行探討。

關鍵詞：醫院人事檔案;精細化管理;策略

醫院人事檔案管理水平的高低直接影響著其員工工作滿意度和人才發展，在醫院可持續發展中發揮重要影響。因此必須結合醫院環境需求創新人事檔案管理工作，精細化管理作為一類新型管理理念，將其應用在人事檔案管理中，有助于提升管理水平。

1 醫院人事檔案精細化管理含義及必要性

1）醫院人事檔案精細化管理概述。作為一類新型管理模式的精細化管理，其主要是指在常規管理的基礎上，并結合了具體而明確的管理職責要求，使每一位管理者都能履行職責。而醫院人事檔案精細化管理的含義指的是為了進一步提升人事檔案的質量而對相關的管理流程予以規范化和細節化的管理手段[1]。

2）醫院人事檔案精細化管理的必要性。首先，對人事檔案而言，內容涉及醫院工作者，從而決定了其功能具有一定的特殊性。假如人事檔案中存在不實或者錯誤的信息，那么勢必會對醫院人事安排的合理性與公正性造成影響，導致人事部門作出錯誤的決策。而采用精細化手段管理人事檔案，實現人事檔案相關的各個環節的細節化與規范化，有助于將人事檔案的價值充分發揮出來，為醫院管理與選拔人才提供指導。其次，近年來伴隨著醫療體制改革的不斷深入，進一步加大了人事檔案管理工作的難度，特別是人事信息的與日俱增進一步加大了檔案管理的工作量，而采用精細化管理模式，能夠實現各個環節規范、有序開展。

2 醫院人事檔案精細化管理的內容

根據醫院人事檔案的特點，應把握五個要點，實現人事檔案的精細化管理。

1）完整收集。由于醫院人事檔案的來源廣泛，維度較多，如果要想人事檔案全面地記載個人的資料，那么便需要保證檔案收集的及時、全面、完整，這也是保證人事檔案標準的基礎。作為醫院人事檔案管理人員，在收集醫院人事檔案的過程中，應著重以下幾點：一是，以人事檔案管理部門為主體，結合臨床、科研、教學等部門，在明確檔案資料收集范圍的前提下，將臨床、研究項目和其他方面作為重點，以了解和掌握人事檔案和材料信息的形成;二是，應該采用各種科學的方法整理與收集檔案，例如內部收集和外部收集相結合、垂直收集和水平收集輔助、常規收集作補充的收集方法。

2）準確鑒別。準確鑒別人事檔案中各種材料是確保其完整性、真實性的重要途徑，檔案內容詳細能夠將人員的真實情況反映出來，從而為管理部門了解、選拔人才提供重要的依據。因此，人事檔案的鑒別必須始終堅持取材有依據、去偽存真、合理舍材等，并同時考慮特殊問題具體分析的手段。在完整收集到人事檔案材料以后，嚴格執行精細化管理的流程，通過多看、多查、多辨、多篩等方式，從而確保人事檔案能夠將醫院工作人員的具體情況真實、準確的反映出來。

3）有序整理。對醫院人事檔案進行有序整理主要是為了確保檔案中相關材料更加標準化與系統化。通常情況下，人事檔案有序整理應該包含以下要求：分類準備、布置有序、目錄簡單明了、裝訂整齊等等。在整理過程中，最關鍵的步驟為分類與整理，必須嚴格按照相關規定執行。

4）安全保管。人事檔案在有序整理后下一個階段便是保管，當前醫院保管人事檔案的依據是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》等，再結合醫院人事檔案管理的相關要求開展。人事檔案館的主要任務有兩點：一是，細化安全工作環境，為了保證人事檔案的安全，在日常管理中嚴格執行人事檔案庫房、閱覽室、辦公室符合“三防”的規定，確保人事檔案所處的環境安全。二是，加強管理，應該從整體上控制人事檔案信息的安全。

5）個性化的利用與服務。人事檔案的利用與服務是人事檔案收集、評估、分類和存儲的最終目標。為了組織方便、個性化地使用人事檔案，更好地為組織與人事部門服務，必須做好人事檔案的個性化利用與服務。因此，要結合當前醫院職工隊伍的現狀和人事檔案收集的范圍、管理方式等方面的差異，針對醫院內醫務工作者，應該側重于其臨床技能考核檔案的應用，針對黨政管理干部則是應該注重德、能、勤、績、廉五個方面的利用。另外，積極為醫院的不同管理部門提供其所需的人事檔案服務，要將人事檔案管理工作的出發點和落腳點歸于服從和服務人事管理，結合人事管理發展現狀和要求，及時對檔案服務的方式進行調整，將人事檔案的服務作用充分發揮出來[2]。

3 醫院人事檔案精細化管理策略

1）樹立人事檔案精細化管理理念。任何工作的創新都需要以觀念作為出發點，這也是基本前提。因此，在醫院人事檔案管理創新過程中，首先要樹立人事檔案精細化管理理念，基于該理念做好檔案管理的各項工作。當前，醫院人事檔案管理正朝著知識化、網絡化、社會化方向發展，這是醫院人事檔案現代管理理念的主要體現，也是人事檔案管理工作的延伸。醫院需要在分析人事檔案管理的理論和工作經驗上找到突破，形成獨特的檔案管理系統，總結過去的經驗，尋找工作中存在的問題，分析未來的發展趨勢，將人事檔案的價值充分發揮出來。為此，醫院管理部門還應該積極營造人事檔案精細化管理的氛圍，全體職工積極配合人事檔案的精細化管理，將人事檔案的內在價值充分發揮出來。

2）積極打造精細化管理隊伍。首先，組織現有從事人事檔案管理的人員參與在職培訓，不但要注重提高他們的專業能力與專業素質，要讓幫助他們掌握精細化管理的理念與方法，并在人事檔案管理中引入精細化管理系統平臺，將紙質文件轉化為電子文件同時要進行紙質檔案管理，以確保檔案的完整性和有效性，同時要求醫院適當提高人事檔案管理人員的工資水平，增強員工的工作積極性;其次，醫院要加大優秀人才引進力度，邀請高級技術人員進入企業人事檔案管理部門進行技術指導，使人員掌握精細的管理方法，確保所有人員都能熟練掌握利用現代技術來實現人事檔案的精細化管理。

3）完善相關制度，確保精細化管理順利實施。俗話說“不以規矩不成方圓”，對檔案管理而言同樣如此，要想實現精細化這一目標，必然少不了相應的而管理制度作保障，因此應該結合檔案精細化管理制定相應的管理制度和標準，在實踐中，應該對人事管理相關制度進行完善，從而確保有制可依。例如：針對醫院人事檔案室可以建立管理制度、員工工作守則、崗位職責、保密制度等等，嚴格遵循“責、權、利”相統一的原則，將人事檔案管理精細化管理責任落實到具體負責人身上。人事檔案管理部門在人事檔案管理方面肩負著收集、鑒別、整理、保管、利用與服務的職責，如此一來，上至管理者下至醫務工作者均可以全程監督人事檔案管理工作，實現了責任分工明確，更好地為實現人事檔案精細化管理打好基礎，保證了認識檔案工作有序開展[3]。

4 小結

綜上所述，要想保證人事檔案的質量，并充分發揮其價值，精細化管理是重要手段。雖然當前我國醫院人事檔案精細化管理水平還較低，但是本人堅信通過樹立人事檔案精細化管理理念、積極打造精細化管理隊伍、完善相關制度等途徑，便一定可以提高醫院人事檔案精細化管理水平。

參考文獻

[1]許宇秋.精細化管理醫院人事檔案管理的改革方法及質量探討[J].蘭臺內外，2019（31）：33-34.

[2]李曉玲.信息化背景下醫院人事檔案精細化管理[J].才智，2019（17）：212.

[3]劉憲杰.新形勢下醫院檔案精細化管理研究[J].辦公室業務，2019（11）：123.