電力企業檔案管理如何與時俱進

胡海燕

摘 要：中國企業發展進入了新時期，電力企業已經取得了長足的進步。但在新形勢下，電力企業需要更加細致完善的檔案管理體系。目前大部分電力企業的檔案管理都比較落后，管理方法較為傳統，無法適應企業現代化的要求。本文將從電力企業檔案管理與時俱進中遇到的困難著手，并提出相應的解決對策，以期望能為電力企業檔案管理方面工作提供參考。

關鍵詞：電力企業;檔案管理;與時俱進

前言

現如今，檔案管理智能化信息化是時代趨勢，但是有很多電力企業仍然使用紙質檔案進行檔案管理工作，沒有將信息化優勢利用起來，為本該簡便快捷的日常工作增添了不少的麻煩，也占用了企業較多的人力資源。新時代下檔案管理與傳統檔案管理的區別不僅僅是信息技術的區別，更是工作理念上的區別，要加大改革力度，深化改革內涵，才能通過檔案管理工作的優化來更好地促進企業的發展。

1 電力企業檔案管理的重要性

在數據時代，信息就是一切，能夠獲取足夠的信息就能先發制敵處于不敗之地，信息競爭不論在國家還是企業競爭中都發揮著重要的作用。檔案管理就是對企業的信息做好防范保密工作，以及對現有信息進行處理分析。所以就電力企業而言，檔案管理對企業守住現在的商業陣地以及繼續向前發展都具有重要的意義[1]。首先，檔案管理是對以往企業發展大小事項的記錄，通過分析掌握企業發展情況，可以總結得出本企業的優缺點，進而針對企業特點調整發展策略，以適應新形式下的發展規律。其次，信息管理的一項重要工作內容就是保證信息數據安全，防止被競爭對手竊取，針對本企業弱點展開攻擊，給企業造成巨大損失。另外，檔案管理能夠通過整合企業事項，為企業的風險評估、成果展示、未來預測等提供極大便捷。

2 電力企業檔案管理中存在的問題

2.1高新數據信息技術沒有充分引入到檔案管理中來

檔案管理人員對于信息技術的巨大優勢缺乏足夠認識，對新生事物沒有保持足夠的敏銳性，對于信息技術的優勢沒有完全掌握。首先，對于電腦技術的引用僅僅起到了改變紙質記錄形式的作用，而沒有根據信息技術的優勢出現明顯的創新進步。其次，不重視信息技術的數據分析能力的應用，缺乏數據處理分析的專業人才，檔案管理人員不太懂得利用數據分析來進行有效預測和規劃。

2.2 檔案管理部門專業程度不夠，制度理念落后

首先，部分電力企業檔案管理部門人員基本素質有待提升，對很多傳統性質的檔案管理工作不太了解，對新時代下檔案管理部門應該承擔的責任更不了解。其次，對于檔案管理高新人才不夠重視，檔案管理理念落后，管理方式落后，沒有充分發揮部門職能[2]。并且，對于專業素質差的工作人員沒有進行相應的技能培訓，也沒有對人力配置做出合理的調整。

2.3 企業對檔案管理工作不夠重視

傳統思維認為檔案管理就是記錄一些企業日常的事項，負責收納整理資料，對檔案管理的重視程度不夠，缺少相關的檔案法制意識。檔案管理本質上作為一個輔助性質的部門，無法產生直接經濟效益，但是對于企業的發展有著很大的促進作用，可以影響到企業上下的各個方面，對企業整體發展有著全面的思考和監控作用。

3 電力企業檔案管理與時俱進的對策

3.1 引進信息技術，建立檔案管理數據庫

電力企業應該重視先進技術的引進和應用，信息時代的特點是數據處理對于企業運作的發展起到至關重要的作用。首先要確保數據信息的安全性，提高檔案的保密程度，防止公司信息泄露造成損失。并且，要學會使用數據處理分析技術，用以判斷行業發展趨勢，分析企業發展方向，為決策管理層提供可靠有效的建議。也可以通過對比分析某個部門檔案變動情況來部門的運轉情況，將分析結果反饋到該部門，提醒其對自身狀態進行反思自檢，得出相關改進策略[3]。

3.2 提升檔案管理部門專業水平

第一，電力企業檔案管理工作人員的專業素質是一切工作開展的保障，應當對專業素質較差的工作人員進行培訓，對于確實無法勝任該崗位的人進行換崗處理，避免出現因個人能力問題出現工作方面的失誤，給企業造成巨大損失。第二，引進高水平高素質人才，通過提高薪資待遇等方式吸引人才入駐，通過這些人才的引入來帶動部門開展專業化轉變。第三，要積極學習現代檔案管理理念，對新知識保持敏感，避免因為對當前行業知識的缺失，向企業提供不可靠的評估，導致企業在競爭中處于被動地位。

3.3 提高對檔案管理部門的重視程度

首先，配撥充足的資金以供檔案管理部門進行改革升級，對操作設備等進行全面升級，保證檔案管理各項工作能夠實施到位。其次，企業應當注重檔案管理部門的意見分析，從多角度考慮企業境況，進而做出更有效的決策。此外，要改變對檔案管理部門的錯誤認知，要充分認識到檔案管理部門所能夠發揮的效能，肯定其為企業做出的貢獻。國家電力行業發展日漸成熟，電力企業必須要正視自己當前的短板，改正任何一個可能被別人視為攻擊目標的缺陷，才不會在當前激烈的競爭中被淘汰。作為電力企業的領導者，一定要有全局性的戰略眼光和持續長遠的發展意識，要更多的看到所有部門之間的協調配合，不為短暫的利潤所迷惑。

3.4 優化部門結構，創新管理機制

首先明確每個崗位的工作職責，避免人員冗余，最大限度提升部門的運作效率。其次，對日常管理制度進行完善，將檔案歸檔移交制度規范化，保證每份資料的來源、去向、用途都清晰明了。最后，建立完善的追責制度，保證每個人都對自己工作分內的事情盡職盡責，避免消極怠工產生工作失誤，造成損失。

結語

在新時代信息化背景的不斷深入中，電力企業的檔案管理部門承擔著更為重要的作用。在未來，電力企業檔案管理部門人員必須根據電力企業實際發展狀況，緊追時代發展步伐，以積極探索、創新進取的精神，探索完善的電力企業檔案管理的方法，為企業的發展貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]楊海娥. 淺談電力企業檔案管理如何與時俱進[J]. 辦公室業務， 2017，（015）：83-84.

[2]張瑞清. 電力企業檔案管理與時俱進策略研究[J]. 中文信息， 2019， （009）：38.

[3]張于. 電力企業檔案管理與時俱進策略研究[J]. 辦公室業務， 2019， （002）：127.

（重慶川東電力集團有限責任公司，重慶 涪陵 408000）