公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的提升策略

邢小美

一、引言

我國(guó)檔案信息傳播的發(fā)展歷經(jīng)了起步、初級(jí)、發(fā)展階段，正在向傳播要求的高級(jí)階段過(guò)渡，尤其需要注意資源建設(shè)和公眾導(dǎo)向兩方面的問(wèn)題[1]，即構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息資源體系、吸納公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)。

鼓勵(lì)公眾參與檔案事業(yè)有利于檔案信息傳播活動(dòng)的開展。檔案信息傳播領(lǐng)域的公眾參與可以理解為以綜合性檔案館為主體的檔案部門主動(dòng)吸納社會(huì)力量進(jìn)入檔案信息傳播活動(dòng)的各方面，實(shí)現(xiàn)公眾關(guān)注、參與檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的目的。公眾參與對(duì)檔案信息傳播活動(dòng)的促進(jìn)作用表現(xiàn)在：激發(fā)檔案信息傳播主體活力、推動(dòng)構(gòu)建檔案信息資源體系及豐富檔案信息傳播內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)受眾深度參與檔案信息傳播活動(dòng)、鼓勵(lì)檔案信息傳播媒介創(chuàng)新、優(yōu)化檔案信息傳播效果反饋。其中，公眾參與對(duì)豐富檔案信息傳播內(nèi)容、提高檔案信息傳播內(nèi)容質(zhì)量意義重大。

二、公眾參與在檔案信息傳播活動(dòng)中的作用

吸納公眾力量參與到檔案信息傳播活動(dòng)中能夠在傳播主體、傳播內(nèi)容、受眾參與、傳播媒介、傳播效果五個(gè)維度促進(jìn)檔案信息傳播活動(dòng)的開展，本文重點(diǎn)論述公眾參與在豐富檔案信息傳播內(nèi)容、提高檔案信息傳播內(nèi)容質(zhì)量等方面的作用，即優(yōu)化檔案信息傳播內(nèi)容的建設(shè)方向，提升檔案信息傳播內(nèi)容的服務(wù)能力，進(jìn)而改善館藏檔案信息內(nèi)容的組織與表現(xiàn)方式，促進(jìn)檔案信息傳播活動(dòng)順利實(shí)現(xiàn)。表現(xiàn)為：

（一）提升檔案信息傳播內(nèi)容的傳播價(jià)值

檔案信息傳播內(nèi)容本身的吸引力和開放程度以及傳播內(nèi)容的規(guī)范化程度（即是否對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加工、組織，使之有序化），都能影響檔案信息的傳播價(jià)值。

公眾參與檔案信息資源的建設(shè)，能夠豐富檔案信息資源的類型，優(yōu)化檔案信息資源的建設(shè)方向，為檔案信息傳播活動(dòng)奠定基礎(chǔ)，如國(guó)外的Ancestry.com家譜網(wǎng)站通過(guò)免費(fèi)提供服務(wù)收集用戶的家譜數(shù)據(jù)，用戶利用家譜軟件可以建立自己的家族樹、上傳家庭信息、寫家庭故事等，為豐富家譜網(wǎng)站數(shù)據(jù)做出了重要貢獻(xiàn)[2]，美國(guó)作為典型的移民國(guó)家，對(duì)于這類見(jiàn)證家族歷史變遷和社會(huì)發(fā)展歷程的家譜檔案十分重視;我國(guó)的沈陽(yáng)家庭檔案信息網(wǎng)則向社會(huì)和家庭廣泛宣傳家庭建檔的意義，普及家庭檔案知識(shí)，在全國(guó)推進(jìn)家庭建檔工作，為人民群眾服務(wù)。家庭類檔案與公眾的生活關(guān)系密切，公眾不僅有熱情參與到家庭檔案信息傳播內(nèi)容的建設(shè)中，而且這類檔案信息內(nèi)容的傳播對(duì)公眾有很強(qiáng)的吸引力，所以公眾參與能提升檔案信息內(nèi)容的傳播價(jià)值。

（二）增強(qiáng)檔案信息傳播內(nèi)容的易讀性

檔案信息傳播內(nèi)容的易讀性表現(xiàn)在信息內(nèi)容的易理解性、可讀性、真實(shí)性等方面，如歷史檔案雖具有很強(qiáng)的史料價(jià)值，但也因其存在文字晦澀難懂、抄寫錯(cuò)漏等不足而降低公眾利用這類檔案信息內(nèi)容的需求。公眾參與檔案工作能夠提高檔案信息傳播內(nèi)容的質(zhì)量即提高其可讀性和易讀性，從而提升檔案信息內(nèi)容的傳播效果。

英國(guó)的檔案志愿者項(xiàng)目和美國(guó)的公民檔案員項(xiàng)目都旨在吸納公眾力量進(jìn)入檔案工作，規(guī)范檔案信息資源，從而不僅可以增強(qiáng)檔案信息內(nèi)容的易讀性，也因?qū)n案信息資源進(jìn)行了加工處理而提升了檔案信息內(nèi)容的傳播價(jià)值。例如英國(guó)檔案志愿者可以利用社交媒體平臺(tái)做文件著錄、加標(biāo)簽等工作，或?qū)﹄y以理解的古老語(yǔ)言進(jìn)行現(xiàn)代化標(biāo)注[3];美國(guó)的網(wǎng)上公民檔案員可以通過(guò)將標(biāo)記放置在左側(cè)和通過(guò)“查看/添加貢獻(xiàn)”兩種方式給文件打標(biāo)簽、對(duì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。通過(guò)這種公眾參與的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行選擇、加工、組織，使得檔案信息資源更加規(guī)范化，增強(qiáng)了檔案信息傳播內(nèi)容的易讀性。

三、公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的阻力

（一）缺乏制度保障

制定規(guī)范性文件（如志愿手冊(cè)）的目的是確保志愿項(xiàng)目能有章可循、有據(jù)可依。如英國(guó)國(guó)家檔案館的志愿者項(xiàng)目就依照《志愿活動(dòng)政策》這一文件使得檔案志愿服務(wù)工作有序推進(jìn)，文件包括檔案志愿服務(wù)的重要性、國(guó)家檔案館與志愿者的關(guān)系、版權(quán)和數(shù)據(jù)保護(hù)等十三個(gè)方面，使檔案志愿服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行有了可操作的依據(jù)，有利于檔案志愿者項(xiàng)目形成常態(tài)化工作機(jī)制。

無(wú)論是英國(guó)的檔案志愿者項(xiàng)目還是美國(guó)的公民檔案員項(xiàng)目，都通過(guò)規(guī)范性文件如志愿活動(dòng)政策、志愿手冊(cè)、轉(zhuǎn)錄技巧等來(lái)規(guī)范檔案志愿服務(wù)工作，英國(guó)制定的志愿手冊(cè)，為用戶提供在國(guó)家檔案館志愿服務(wù)時(shí)所需要獲知的信息、用戶提供志愿服務(wù)的收獲、國(guó)家檔案館對(duì)志愿服務(wù)用戶的期許等;美國(guó)也通過(guò)在公民檔案員官網(wǎng)“資源”版塊通過(guò)提供下載文件的方式，幫助志愿者著手轉(zhuǎn)錄、打標(biāo)簽等工作以及查找信息。與英國(guó)相比，美國(guó)檔案志愿項(xiàng)目提供的文件更微觀、具體。

反觀我國(guó)，盡管在吸納公眾力量進(jìn)入檔案事業(yè)有一些積極嘗試，如黑龍江省檔案館就招募了一些懂滿文的群眾，對(duì)滿語(yǔ)進(jìn)行一系列錄音保存活動(dòng)[4]、沈陽(yáng)大東區(qū)檔案館吸納離退休老同志組成檔案法規(guī)報(bào)告團(tuán)[5]，這些嘗試一方面比較初級(jí)，一些針對(duì)志愿者開辟的網(wǎng)上志愿項(xiàng)目并未出現(xiàn);另一方面，因?yàn)椴](méi)有政策、標(biāo)準(zhǔn)的支持，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久堅(jiān)持或向外推廣。

（二）實(shí)踐內(nèi)容和形式不夠深入

真正面向公眾開放全部屬于開放范圍的檔案信息資源是公眾能夠參與到檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。英國(guó)國(guó)家檔案館專門制定志愿活動(dòng)政策表現(xiàn)了對(duì)檔案志愿項(xiàng)目的重視、美國(guó)稱公民檔案工作者為利益共享者和局內(nèi)人，認(rèn)為公眾的貢獻(xiàn)對(duì)于揭開歷史的神秘面紗大有裨益。

正是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，極大地拓展了公眾參與檔案活動(dòng)的深度和廣度，也使得檔案志愿項(xiàng)目成為可能，我們?cè)诶没ヂ?lián)網(wǎng)的便捷、交互性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也不可避免要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的匿名性、虛擬性等劣勢(shì)。目前在我國(guó)，公民檔案員這類檔案志愿項(xiàng)目形式的公眾參與未形成氣候也有一部分原因是檔案部門對(duì)公眾參與的最終結(jié)果缺乏信心，固守“檔案保管員”的角色，認(rèn)為保證檔案安全是檔案管理的首要職責(zé)，因而不愿開放檔案信息資源，沒(méi)有嘗試深入的檔案志愿服務(wù)形式的熱情和動(dòng)力，使得檔案資源的真正價(jià)值難以發(fā)揮。

（三）公眾參與意識(shí)和能力不強(qiáng)

吸納公眾力量參與檔案事業(yè)，關(guān)鍵在于公眾的熱情和能力能否充分展現(xiàn)。社會(huì)公眾的參與意識(shí)影響他們對(duì)公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)重要性的認(rèn)識(shí)，一定程度上決定著能否實(shí)現(xiàn)公眾的長(zhǎng)期參與以及他們對(duì)檔案信息傳播內(nèi)容價(jià)值的理解是否客觀，從而間接影響檔案信息傳播活動(dòng)的效果。社會(huì)公眾的參與能力直接決定公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的質(zhì)量，即決定了公眾參與在優(yōu)化檔案信息傳播內(nèi)容的建設(shè)方向、提升檔案信息傳播內(nèi)容的服務(wù)能力等方面的價(jià)值能否充分發(fā)揮。

目前我國(guó)社會(huì)公眾的參與意識(shí)和能力都亟待提升，如某家庭檔案網(wǎng)就存在網(wǎng)站家庭檔案質(zhì)量參差不齊、格式不規(guī)范等問(wèn)題，雖然家庭檔案網(wǎng)上會(huì)提供建檔指南和家庭檔案常識(shí)，如關(guān)于家庭檔案的含義、范圍的介紹，但并不代表訪問(wèn)該網(wǎng)站的用戶會(huì)主動(dòng)關(guān)注、遵守這些說(shuō)明，一個(gè)比較極端的例子是該網(wǎng)站上存在一張用戶上傳的微信頭像，且并無(wú)其他說(shuō)明，這類照片并不具有檔案的性質(zhì);即使用戶確實(shí)上傳的文件確屬家庭檔案，也往往因?yàn)槿鄙贉?zhǔn)確、充分、便于理解的描述而不能發(fā)揮其價(jià)值，筆者注冊(cè)了家庭檔案網(wǎng)的會(huì)員，通過(guò)嘗試上傳功能，發(fā)現(xiàn)上傳頁(yè)面只有填寫文件主題（必填項(xiàng)）、填寫詳細(xì)內(nèi)容、選擇家庭檔案屬性三個(gè)功能選擇，不能滿足要深入理解該檔案所需了解的內(nèi)容需要;公眾參與意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致網(wǎng)站因缺乏新鮮血液的注入而更新周期長(zhǎng)，缺乏有吸引力的傳播內(nèi)容。

（四）缺乏對(duì)社交媒體平臺(tái)的關(guān)注

英國(guó)和美國(guó)都充分重視利用社交媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)公眾參與，英國(guó)國(guó)家檔案館已經(jīng)在14個(gè)社交媒體平臺(tái)上開設(shè)官方賬戶，開展相關(guān)志愿服務(wù)活動(dòng)[3]，利用互動(dòng)性強(qiáng)、便捷的社交媒體平臺(tái)，豐富公眾能夠參與檔案志愿服務(wù)的形式，降低公眾參與檔案志愿服務(wù)的成本，更能促進(jìn)志愿活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行。

利用社交媒體平臺(tái)支撐公眾對(duì)檔案事業(yè)的參與，一方面擴(kuò)大了檔案部門影響力;另一方面，社交媒體本身就是我們進(jìn)行檔案信息傳播活動(dòng)的一種媒介，如果科學(xué)、合理地利用好社交媒體平臺(tái)，如提供最真實(shí)、感人的宣傳事例，能為展示公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的成果提供可利用的廣闊舞臺(tái)，實(shí)現(xiàn)面向互聯(lián)網(wǎng)所有用戶展示檔案信息傳播內(nèi)容的高質(zhì)、規(guī)范的目的。

仍以家庭檔案網(wǎng)為例，該網(wǎng)站的宗旨雖說(shuō)是為全國(guó)乃至全球的家庭檔案建立檔案，但其網(wǎng)站上的內(nèi)容目前還是集中于沈陽(yáng)市范圍內(nèi)的家庭檔案，影響沒(méi)有波及更大的范圍，而該網(wǎng)站除了在網(wǎng)站首頁(yè)的論壇和博客，甚至沒(méi)有官方微博、微信公眾號(hào)等社交賬號(hào)，可見(jiàn)其對(duì)社交媒體平臺(tái)的關(guān)注之不足。

四、公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的提升策略

（一）加快規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性文件的制定

英美國(guó)家都是由國(guó)家檔案館制定規(guī)范志愿者項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)和手冊(cè)，我國(guó)可采取由國(guó)家檔案局（館）向各地方檔案館征求意見(jiàn)的方式，研究制定統(tǒng)領(lǐng)性文件，如對(duì)吸納公眾力量參與檔案事業(yè)的意義概述、檔案志愿項(xiàng)目進(jìn)行中的權(quán)責(zé)問(wèn)題、檔案志愿項(xiàng)目中檔案開放范圍等作出具體規(guī)定，檔案志愿項(xiàng)目的具體實(shí)施辦法可由各檔案部門按照實(shí)際需求自行選擇，堅(jiān)持集中領(lǐng)導(dǎo)、分散管理的原則，為公眾參與提供理論依據(jù)和支撐。

（二）加大對(duì)公眾的信任，創(chuàng)新公眾參與形式

任何事物的發(fā)展都需要經(jīng)歷一個(gè)逐步完善的過(guò)程，不能因?yàn)槲窇窒蚬婇_放檔案信息內(nèi)容可能引發(fā)的一些問(wèn)題，就放棄我國(guó)巨大的互聯(lián)網(wǎng)人口紅利，只有對(duì)人民群眾有信心，才有可能出現(xiàn)人民群眾的聰明才智在檔案工作中集體迸發(fā)的繁榮局面。此外還要擴(kuò)寬公眾參與檔案工作的渠道、豐富公眾參與檔案工作的形式，如社會(huì)公眾在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案化保護(hù)中發(fā)揮著獨(dú)特作用，是非遺的知情者、培育者、受益者， 在非遺檔案的收集、鑒別、組織、宣傳等方面有著先天優(yōu)勢(shì)[6]。因而可以充分動(dòng)員公眾力量參與非遺檔案化保護(hù)。

（三）創(chuàng)新激勵(lì)方式，強(qiáng)化審核和監(jiān)管職能

公眾參與檔案工作要形成長(zhǎng)效化機(jī)制，能持續(xù)推進(jìn)，我們不能僅依靠公眾出于自身的興趣愛(ài)好或想學(xué)習(xí)一些史學(xué)或檔案學(xué)方面的知識(shí)和技能的需求來(lái)維持，而忽視物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)嵸|(zhì)性獎(jiǎng)勵(lì)，如以積分作為志愿活動(dòng)的報(bào)酬，用戶可利用積分兌換檔案復(fù)制品，或得到免費(fèi)瀏覽收費(fèi)資源的機(jī)會(huì)[7]。

為了與公眾的參與能力匹配，推出的項(xiàng)目要體現(xiàn)能力層級(jí)，讓用戶有選擇的余地，同時(shí)應(yīng)通過(guò)提供操作手冊(cè)、常見(jiàn)問(wèn)題答疑、培訓(xùn)等方式提升參與公眾的能力;加強(qiáng)監(jiān)管和審核，如將網(wǎng)民自評(píng)價(jià)和專家評(píng)判相結(jié)合，如對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果要評(píng)價(jià)，當(dāng)志愿者發(fā)現(xiàn)原有結(jié)果中存在差錯(cuò)的時(shí)候，可先進(jìn)行糾錯(cuò)，如遇到多方爭(zhēng)執(zhí)、難以定奪的問(wèn)題，便可交給專家團(tuán)來(lái)商議解決[7]、家庭檔案網(wǎng)借鑒網(wǎng)站管理員審核和其他用戶監(jiān)督相結(jié)合的方式進(jìn)行內(nèi)容控制，對(duì)不符質(zhì)量要求、格式規(guī)范的文件不予通過(guò)審核等。

（四）充分利用社交媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳

英美國(guó)家對(duì)社交媒體的重視是其檔案志愿項(xiàng)目蓬勃發(fā)展的重要原因之一。如英美國(guó)家主要利用社交媒體互動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)宣傳檔案志愿項(xiàng)目，并且效果顯著，我國(guó)沈陽(yáng)市家庭檔案網(wǎng)可以采取將家庭檔案中的故事、網(wǎng)站組織的特色活動(dòng)、優(yōu)秀檔案專題通過(guò)大眾傳媒的方式如官博、官微等社交工具推介出去，讓更多的人了解家庭檔案，在保護(hù)好用戶的權(quán)益、對(duì)家庭檔案進(jìn)行合理組織挖掘的基礎(chǔ)上，宣傳家庭檔案中蘊(yùn)藏的溫情，不僅是給予上傳家庭檔案用戶的精神慰藉，也更能吸引對(duì)家庭檔案感興趣的用戶;利用社交媒體的移動(dòng)性、大眾性，擴(kuò)大家庭檔案的影響范圍，吸引更多地區(qū)的家庭投身于家庭檔案建立的事業(yè)。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案信息傳播活動(dòng)中，檔案信息傳播內(nèi)容是我們需關(guān)注的重要內(nèi)容，它決定了我們能向受眾展現(xiàn)什么樣的檔案信息。公眾參與能在優(yōu)化檔案信息傳播內(nèi)容的建設(shè)方向、提升檔案信息傳播內(nèi)容的服務(wù)能力，提升檔案信息傳播效果，因而，理清公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的作用以及當(dāng)前在實(shí)際工作中面臨的阻力，并采取措施消除公眾參與檔案信息傳播活動(dòng)的種種阻力，能為檔案信息傳播工作的開展提供動(dòng)力，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。