《企業檔案工作規范》解讀

第七章 ?企業檔案工作業務建設

九、企業檔案利用工作要求

7.9.4 ?可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

直接查閱、電話調閱、網上查閱都是檔案提供利用的基本途徑，可以更加迅速、準確、全面、及時地滿足利用者的需要。

直接查閱，就是在檔案部門開辟檔案閱覽室，直接提供檔案原件為利用者服務。電話調閱，就是利用者通過電話等通訊手段，咨詢有關檔案內容或預約調送檔案的利用方式。電話調閱的內容一般限于國家或本企業有關已公開的政策性的檔案內容，涉及公民隱私的或者按照利用制度應該經企業領導審批的檔案內容不采取電話調閱的方式。網上查閱，就是通過互聯網或者內部局域網直接查閱已公開檔案或在授權范圍內的檔案內容的檔案利用方法。

無論采取哪一種利用方式，都要嚴格執行檔案利用制度的規定，并做好相關的利用登記。

7.9.5 ?企業宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編等。

專題匯編是指根據企業各方面的需要，選擇某一方面的檔案信息匯編成冊，提供利用者查閱的一種編研材料。

如榮譽證書集，就是將榮譽證書拍成圖片形式，加以必要的文字說明，按照時間或專題順序匯集成冊的一種編研材料。

7.9.6 ?企業宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。

專題材料是根據企業的需要或專項工作的需要，通過摘錄、縮編、剪輯重新組織整理檔案中的有關內容，簡要說明和反映某一方面工作、生產、科研等發展、變化情況的檔案參考資料。

比如科研成果簡介：成果名稱、完成單位、任務來源、組織鑒定單位、鑒定日期、完成人、成果登記號、成果簡介。

7.9.7 ?企業宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。

深層次加工材料是企業檔案編研的最高形式。深層次加工的編研材料是針對某一問題、某一事件或某一項目，集中庫藏檔案的相關信息并參照有關的資料，在系統、深入分析研究的基礎上，編寫形成的一種新的參考材料。

深層次加工的編研材料的特點是以檔案為素材，應用檔案中記載和反映的觀點、方法、規程、原理、結果和結論，參照有關資料，進行深入的分析、研究和歸納等加工處理，不同程度地產生其他材料所沒有的知識和內容，形成新的知識產品。特別是針對有關技術開發等工作和活動的深層加工的編研材料，帶有明顯的技術調研報告特點，更具有參考價值。

比如：歷年生產經營指標統計分析，是將連續數年的各項生產經營數據采用直接對比分析法進行分析，以便分析觀察其變動趨勢和原因，進一步掌握生產經營活動規律的方法。

7.9.8 ?企業可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

檔案陳列與展覽，是指檔案部門圍繞特定的主題，用各種形式的檔案實體或檔案復制件布置成的檔案展覽。檔案展覽能夠充分利用檔案庫藏，強化觀眾的親身參與感，信息傳播效果十分突出。企業檔案部門還應該積極配合企業舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關檔案復制品。

舉辦陳列或展覽的工作程序，確定展覽或陳列的主題;確定服務對象;選擇合適的展出方式;確定展品;展覽藝術設計;確定展覽與陳列的組織方式;設制陳列原件的安全保護措施;記錄、分析展覽與陳列的實際效果。