淺論社會化整理模式中檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理

郭琪

檔案整理，是指將處于無序狀態(tài)（原始狀態(tài)）下的檔案按照一定的邏輯順序，通過基本的分類、組合、排列和編目，使之趨向條理化，構(gòu)建成有序的檔案保管體系。近年來，社會化整理模式成為檔案界較為流行和廣泛使用的一種整理模式，簡單來說，就是借助社會力量，以外包、協(xié)助等形式，綜合運用多種輔助整理方法，尤其是運用計算機輔助等現(xiàn)代科技手段來完成檔案的整理。這種模式最為突出的特點在于：可以形成一定規(guī)模的整理團隊，將整理步驟細化至最小的工作單位環(huán)節(jié)，多人多環(huán)節(jié)同時操作，工作效率大為提高。

中國第一歷史檔案館（以下簡稱“一史館”）自2011年開始，逐步引入相關行業(yè)的外包服務供應商，進行館藏明清檔案整理的深度合作，至2019年為止已經(jīng)完成了千萬件量級的明清檔案的整理。筆者多年來在一史館從事社會化整理項目管理崗位工作，對于在整理過程中檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理積累了一定的經(jīng)驗，現(xiàn)拋磚引玉，以求教于方家。

一、社會化整理模式中檔案電子數(shù)據(jù)的產(chǎn)生

檔案的社會化整理模式，從數(shù)據(jù)管理的角度上說，即利用社會專業(yè)力量的參與，基于計算機數(shù)據(jù)管理與多環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)流程控制等多種輔助方式來完成檔案整理的模式。一史館在確定采納社會化整理模式后，基于自身擁有豐富的整理經(jīng)驗和相當數(shù)量的專業(yè)整理人員，選擇采用與服務供應商合作的方式，即由本館檔案整理部門提供專業(yè)知識與技能的培訓，由供應商提供人力與技術支持的模式。在整理過程中，檔案整理部門負責提供整理對象（明清檔案），并對供應商提供的整理人員進行整理對象的基礎知識等培訓，以及項目進行過程中的宏觀監(jiān)督管理、質(zhì)量檢測與控制、基礎后勤保障等，原有的專業(yè)整理人員轉(zhuǎn)化為培訓、監(jiān)管、終端質(zhì)檢等各崗位的管理及操作人員;供應商則負責招聘新的批量化整理人員并為其提供基礎技能培訓，以及配備計算機等檔案整理數(shù)字化設備，依循檔案館及檔案整理部門的要求，在其監(jiān)督下實施具體的檔案整理工作。

在傳統(tǒng)的整理模式中，文件級整理作為最基礎的整理層級，一般包括分件、排序、編制秩序目錄、裝具信息標示、備考表信息錄入等，這些環(huán)節(jié)多為手工完成，且文件級檔案無獨立包裝（部分檔案因歷史原因等保留原始獨立包裝，但不作為固定要求），其主要信息依據(jù)紙質(zhì)的秩序目錄，此過程主要依賴一人完成，質(zhì)檢交由另一人完成。此時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多為過程數(shù)據(jù)，載體為紙質(zhì)。在這一整理模式中，館藏檔案電子數(shù)據(jù)的定義為：“……館藏檔案電子數(shù)據(jù)，是指利用本館館藏明清檔案資源加工生成的以各種電子數(shù)據(jù)格式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子數(shù)據(jù)，內(nèi)容包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)（含掃描、數(shù)碼拍照、膠片掃描）等。”（《中國第一歷史檔案館館藏檔案電子數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》）這里所說的電子數(shù)據(jù)是指檔案整理完成后的結(jié)果數(shù)據(jù)。

而在社會化整理模式中，檔案電子數(shù)據(jù)的概念發(fā)生了變化。根據(jù)《“一史館”檔案整理社會化項目實施流程》，在檔案整理之前即形成調(diào)研數(shù)據(jù)，并作為基礎比對數(shù)據(jù)進行錄入存檔，整理工作正式啟動后進入流程化管理階段，根據(jù)整理程度等要求可以分為分件翻拍、雙機摘錄、條目質(zhì)檢、排序打印、組卷等環(huán)節(jié)。其中，分件翻拍環(huán)節(jié)，需要將文件級檔案按照標準進行分件并重新打包作為案卷級基礎，該環(huán)節(jié)形成的檔案文件數(shù)量、是否有文件級組合等信息均錄入計算機，移交下一環(huán)節(jié)使用;雙機摘錄環(huán)節(jié)，在檔案分件基礎上，對每一件檔案進行基礎信息如責任者、時間、文種等的摘取，補充完善前端環(huán)節(jié)移交過來的檔案信息，移交下一環(huán)節(jié)使用;條目質(zhì)檢環(huán)節(jié)，比對檔案實體與前端移交過來的檔案信息，檢查文件級檔案的整理質(zhì)量，最終錄入計算機形成目錄等質(zhì)檢數(shù)據(jù)。如此，每一個環(huán)節(jié)均對前端環(huán)節(jié)的檔案信息進行補充與核校，最終形成完整的檔案文件級電子數(shù)據(jù)，以及在此基礎上形成的案卷級電子數(shù)據(jù)。在此模式中，檔案整理過程中產(chǎn)生的雖然也是過程數(shù)據(jù)，但已脫離了單純的紙質(zhì)載體，進入了計算機的網(wǎng)絡化載體中，屬于電子數(shù)據(jù)的范疇了。

檔案整理中形成了大量的電子數(shù)據(jù)并被納入到規(guī)范的體系中，這使得檔案的查詢、檢索、修訂、更改等功能的速度與效率都較以往有了大幅度的提高。與此同時，檔案電子數(shù)據(jù)的安全問題也成為了整理過程中一個非常重要的管理方面。那么，基于一史館的整理實踐，這些檔案電子數(shù)據(jù)具有哪些特點呢，在具體的整理過程中，又應該如何進行安全管理呢？

二、檔案電子數(shù)據(jù)的新特點

從一史館的整理實踐可以得出一個結(jié)論，即相對于傳統(tǒng)的歷史檔案整理模式，在社會化整理模式中之所以要加強整理過程中的檔案電子數(shù)據(jù)安全管理，主要是因為電子數(shù)據(jù)的存在感已經(jīng)大大加強，其作用于各個環(huán)節(jié)，存儲量級從GB級達到了TB級，并成為了整理成果的重要存在形式之一。而這種檔案電子數(shù)據(jù)與以往相比，還具備了以下四個特點。

（一）易修改。由于檔案電子數(shù)據(jù)存儲在計算機上，就具備了易修改的特性。傳統(tǒng)的歷史檔案整理模式中，幾乎所有的環(huán)節(jié)均由一人完成，其操作過程及結(jié)果多保存在紙質(zhì)載體上，修改時極易留下痕跡。而在社會化整理模式中所產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)均保留在計算機及服務器上，其修改痕跡不易顯露，且在環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)中也存在更改可能，修改的效率和便捷度大為提高。

（二）延續(xù)性。傳統(tǒng)的檔案整理數(shù)據(jù)往往基于某一個全宗或者某一個項目，具有該全宗或項目的獨特性，這就使得這些數(shù)據(jù)及整理經(jīng)驗具有一定的非延續(xù)性。而社會化整理模式中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，是建立在涵蓋了所有整理對象的整理規(guī)則之上的數(shù)據(jù)，可以隨時根據(jù)需要進行修改、調(diào)取、整合等，時效性與延續(xù)性較過往更強。

（三）可追溯性。傳統(tǒng)的檔案整理模式中，很多時候是由一個人完成大多數(shù)環(huán)節(jié)，往往難以記錄下整理過程中的所有問題，許多問題難以追溯，即便需要追溯，更多的也是依靠個人的回憶和工作記錄，準確性相對較低。而社會化整理模式則是將整理過程的各環(huán)節(jié)分解到最小的操作單位，每一個環(huán)節(jié)負責人或操作人只需要完成最簡單的工作，并且所有操作痕跡均由計算機等設備負責存儲保留，環(huán)環(huán)相扣，可追溯性與準確性大大加強。

（四）網(wǎng)絡化。在過去，檔案電子數(shù)據(jù)的作用主要是存儲與備份，而檔案經(jīng)過社會化整理，無論是過程數(shù)據(jù)還是終端數(shù)據(jù)，其產(chǎn)生、存儲、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)化均建立在網(wǎng)絡化的基礎上，不僅可以減少大量的實體存儲空間，也為今后利用提供了多種可能性，譬如電子數(shù)據(jù)的圖像化、紙質(zhì)化等均相較過往更為方便，要提供給利用者使用時也能更為簡便快捷。

三、檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理

（一）環(huán)節(jié)安全

在流程化管理中，環(huán)節(jié)安全主要包括場地安全管理、設備安全管理、人員安全管理、存儲流轉(zhuǎn)安全管理四個方面。

1.場地安全管理

檔案整理工作場地，由專門的安保部門進行監(jiān)管。具體措施包括：（1）檔案館需提供足夠的監(jiān)控端口并確保實時監(jiān)控;（2）對整理各環(huán)節(jié)進行合理分區(qū)并固定工作區(qū)域;（3）計算機內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，做到實時全網(wǎng)數(shù)據(jù)抓取及監(jiān)控;（4）由專人負責巡檢場地并建立簽到制度，場地隨時確保有兩名或以上巡檢員;（5）實行門禁制度，雙人開啟及關閉場地進出口，所有進出場人員通過指紋、面部識別等技術嚴格進出場管理;（6）制定專門的場地安全管理制度，嚴把“水”“火”等安全隱患關口，并隨整理過程不斷完善，等等。

2.設備安全管理

檔案整理環(huán)節(jié)主要依靠電子設備，包括計算機、打印機、攝錄機等。所有電子設備均需在檔案館的監(jiān)管之下，并分級設置相應權(quán)限，包括但不限于開發(fā)專門的檔案整理軟件、形成局域網(wǎng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、封閉外接端口等，并對手機、照相機、錄音筆、U盤等具有拍照、攝錄、掃描、復制、存儲等功能的電子設備嚴格控制，設立專門的保管區(qū)域以供存放，禁止帶入整理現(xiàn)場。

3.人員安全管理

由供應商負責招聘的整理人員入場前需要取得戶籍（或居住地）所在地公安機關的相關證明，此證明由檔案館根據(jù)整理對象的重要性等因素酌情控制。入場前，需對所有整理人員進行專門培訓，包括但不限于整理對象的基礎知識、場地安全管理制度、計算機使用知識、專業(yè)檔案整理軟件的使用等。入場后，根據(jù)場地安全管理規(guī)范進行人員管理，并對人員更換、離職等做好預案，確保數(shù)據(jù)不隨人出場。

4.存儲流轉(zhuǎn)安全管理

檔案整理的電子數(shù)據(jù)自分件翻拍環(huán)節(jié)開始產(chǎn)生，通過局域網(wǎng)進行流水線運轉(zhuǎn)，不斷進行補充與更改，直到最后形成整理終端數(shù)據(jù)。而所有電子數(shù)據(jù)的存儲和流轉(zhuǎn)均在局域網(wǎng)上，存儲在檔案館指定的服務器上。基于此種模式，一方面，要在整理現(xiàn)場設置專門人員負責計算機及整理軟件的安全管理，包括故障排除、軟件更新等，另一方面，由專門軟件對整個局域網(wǎng)進行監(jiān)管，確保其封閉性，斷絕與外網(wǎng)聯(lián)系，定期進行安全監(jiān)視與檢測。

（二）硬件安全

硬件設備的安全管理主要指計算機等檔案整理設備的安全管理，一般來說，在設備的入場、臨時出場、最終出場三個環(huán)節(jié)較容易發(fā)生電子數(shù)據(jù)安全隱患。

1.入場環(huán)節(jié)。由于檔案具有原始記錄性，無論是作為公務檔案還是私人檔案都應該受到嚴格的保護，因此，確保檔案整理過程中檔案信息不被盜取是非常重要的，而檔案整理設備作為檔案電子數(shù)據(jù)的運行載體，安全性值得重視。

入場前，需要對計算機等檔案整理設備進行采購，通過政府采購或項目招標等方式選取信用度高的專門生產(chǎn)商。所有設備入場前需由安全部門進行安全評估，包括硬件檢測和軟件掃描，確保不存在木馬病毒，不存在存儲、記錄、發(fā)射信息等隱藏功能等。同時，針對非固定設備（照相機、手機等），除了等同固定設備的管理外，鑒于其易轉(zhuǎn)移性，更要加強使用人員的管理。

2.臨時出場環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是指設備由于軟硬件故障、異地使用等原因需要臨時出場。這就需要檔案館在設備出場時做好記錄，對電子數(shù)據(jù)進行出場及場外監(jiān)控，確保無數(shù)據(jù)流失。凡是臨時出場返回的設備，均需經(jīng)由安全部門重新進行安全監(jiān)測后方可再度進場。如果存在設備更新，則新設備需要按照入場環(huán)節(jié)要求處理。

3.最終出場環(huán)節(jié)。相較于臨時出場環(huán)節(jié)，設備的最終出場具有難以追回的特點，因此，當計算機等設備最終出場時，需由檔案整理部門進行數(shù)據(jù)檢查，安全部門進行軟硬件專業(yè)監(jiān)測，形成最終記錄存檔，全過程由專人負責監(jiān)管，并相應保留計算機等設備接收方信息一定期限。

（三）軟件安全

1.檔案整理需要由外包服務供應商根據(jù)檔案館的整理需要設計專門的整理軟件，并通過檔案館安全部門的監(jiān)測。此外，還需要配套設計檔案整理專用局域網(wǎng)絡的監(jiān)管軟件、設備安全監(jiān)測軟件等。

2.檔案電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。在整理過程中，多數(shù)環(huán)節(jié)均涉及到檔案電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移，如環(huán)節(jié)間檔案信息的傳遞、最終數(shù)據(jù)的出場等。因此，要專門針對電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移制定相關管理制度及履行流程。如果進行網(wǎng)絡移交，則需要指定網(wǎng)絡路徑、服務器、時間、下載計算機等，如果進行存儲介質(zhì)移交，則需要執(zhí)行雙人或以上交接，指定場地、人員、時間等，雙方甚至多方簽訂相關交接文件，并全程監(jiān)控，而所有的交接文件都需要做好備份存檔。

作者單位：中國第一歷史檔案館