如何提高改制企業檔案的利用價值

馬慶華

企業改制工作自開展以來到現在，已跨越了將近20年時間，全國各大城市，每個縣域都會涉及。承德青龍縣域內涉及改制的企業有幾十家，改制企業的檔案達數萬卷，涉改企業職工成千上萬。企業改制之后，他們都會面臨退休，面臨各種情況的個人檔案缺失，涉及招工、改工、調動、特殊工種、病退，涉及解除勞動關系、改制時安置方案、政府批復等等。如何讓成千上萬的企業改制職工順利辦理退休手續，安享晚年，涉及改制企業的檔案問題——檔案在哪？檔案現狀怎么樣？檔案的最終歸宿？檔案怎樣利用？被提上了重要日程。

一、多方查找，詳實了解，改制企業檔案的現狀

隨著涉改企業職工面臨退休，與每天來館查閱檔案的人數相比，青龍縣館藏檔案已不能滿足廣大職工的需求，經與人事部門和改制企業主管部門聯系，與已順利辦理退休的改制企業職工詳細了解，終于捋清了企業改制檔案的現存狀態：一是原有廠礦存在的繼續保留在原地。存放地點門窗損壞，無人管理，檔案遭受著風雨侵蝕，蟲蟻啃食，誰用誰拿，散的散，壞的壞，丟的丟。二是原有廠礦沒有的，存放在主管部門。這部分檔案沉寂一隅，有的打包封箱，有的存放在庫房，沒有整理，沒有目錄，誰用誰找。隨著翻閱人數和次數的增多，原本就很薄、很脆的檔案，已不堪重負，字跡模糊，紙張碎裂。

二、主動出擊，敢于擔當，將改制企業檔案接收入館

在了解到改制企業檔案現狀之后，為了不讓這部分檔案再流離失所，漂泊在外，青龍檔案人勇敢地挑起了重擔，主動出擊，迅速與改制企業主管部門聯系，全員參與，對企業改制檔案進行上門接收。截至目前已完成一建公司、三家金礦、半壁山金礦、周杖子金礦、興隆溝金礦、公廠鐵工藝美術廠、黃金車隊、黃金供銷公司、外貿公司、糖酒公司、百貨公司、五金公司等多家改制企業檔案的接收入館。內容包括文書檔案、會計檔案、黨員檔案、科技檔案等多個類別。

三、攻堅克難，精挑細選，最大限度延長檔案生命周期

如何將數量龐大的改制企業檔案管理好、利用好，成為擺在我們面前的又一大課題，爭取在最短的時間內滿足企業職工利用。一是找重點，攻堅克難，優先搶救。對企業職工利用高的招工表、花名冊、調動介紹信、轉工登記表、工資表、勞動關系解除通知書等第一時間進行甄別挑選，重點部位，重點突破，找準位置，迅速集中，優先搶救，能裝訂的裝訂，能裱糊的裱糊，能分類的分類。二是迎難而上，多措并舉，效果明顯。面對數量大、種類多、時間跨度大，保存狀態糟糕的檔案，青龍檔案人迎難而上，多措并舉，能復印的復印，能拍照的拍照，能謄抄的謄抄，對利用高的部分全部進行了數字化掃描，先后完成了一建公司（1978-2012年）、三家金礦（1971年-2013年）、半壁山金礦（1975年-2001年）、周杖子金礦（1987年-2010年）、興隆溝金礦（1988年-1998年）、青龍煤礦（1973年-2004年）、經委（54號全宗）、人事局（18號全宗）的數字化掃描工作。企業改制檔案的利用從最初的雜亂無章，耗時費力的查閱，到現在的“一鍵式”“一站式”查閱，不僅節省了時間，提高了效率，還讓廣大企業職工少走了彎路，在最短的時間內完成了退休手續的辦理，得到了廣大企業職工的廣泛贊譽。

四、增強業務水平，探索民生檔案查閱新思路

1.最短時間熟悉新館藏，做到準確定位，精準查詢

所有查檔工作人員迅速熟悉新增館藏，詳細了解各個分類。例如：介紹信的查閱。介紹信分為干部介紹信和工人介紹信，又分為大中專畢業生分配介紹信和工作調動介紹信，調動介紹信分縣內調動還是跨縣調動，縣內調動是普通介紹信，跨縣調動是商調函，縣內調動是本系統調動，還是跨部門調動，本系統調動如縣社系統、糧食系統、工業系統、商業系統等等介紹信都存在本系統檔案當中，跨部門調動必須經過人事部門辦理，介紹信存放于人事部門和調入單位，有的年度沒有留存介紹信，會有人員調動、畢業生分配的統計表、花名冊。又例如工資表的查閱： 查閱難度最大的是一建公司職工的工資表。一建公司所有職工的工資都是不固定的，工資都不是由公司統一發放，一個年度里會出現多個工地的工資表，基本上誰哪年在哪個工地上班，工資由哪個工地發放，工資隨人走、隨工地走，雖然進行了詳細標注，哪年哪個工地，但讓查檔當事人回憶起來，難度也是非常大。時間太久，記憶模糊，因些只能按照大概時間進行仔細摸索。

2.熱情周到服務，充分展示檔案人新風采

退休的企業職工年齡都比較大，記憶力、視力、聽力明顯下降，查檔工作者服務等級再升級，耐心再升級，細心再升級。記憶力下降的要幫著回憶，回憶當年的大事件，涉及工作調動的，回憶什么時候調動，因為什么原因調動的。當事人說穿著棉襖報道的，推算時間在11月份以后，因為我閨女出生所以調回來了，根據孩子的年齡推算調動年度。這樣查閱起來會更準確，會更節省時間;視力下降的，為確認是否為當事人，會詢問當時廠里是否重名字的，重名字的多大年齡，是否在同一個車間，對照符合的信息進行查閱利用;聽力下降的 “喊著”說會成為標準音量，面對當事人的問詢，認字的可以寫給當事人，不認識字的“嚷著”和他講話。

五、以點帶面，開拓創新，為檔案事業更美好的明天努力奮斗

本著對歷史負責、本著對成千上萬的企業職工負責的態度，力排眾議，勇于擔當，沖鋒一線，赤膊上陣，對改制企業檔案進行了全盤接收、搶救、利用，深感了不起，意義重大，值得驕傲和自豪。通過改制企業檔案的接收、搶救、利用等工作，可以體會到，對重點部門檔案時刻關注、早聯系、早動手、啟動跟蹤工作模式，特別是對涉及廣大人民群眾切身利益的檔案及早接收，以點帶面，才能帶動檔案各項事業蓬勃發展。

作者單位：青龍滿族自治縣檔案館