論高校院（系）資料室（分館）設置的合理性與管理

陳可

摘 要：文章簡述了我國的高校院（系）資料室的研究和我校院（系）資料室發展變化，分析了影響院系資料室設置因素，并論證了院系資料室設置的合理性，指出圖書館對院系資料室管理中出現的問題。

關鍵詞：高校;圖書館;院系;資料室;管理

1 我國的高校院（系）資料室的研究

高校院（系）資料室由來已久，對高校院（系）資料室的研究與討論也一直延續了幾十年。目前，可見的研究與討論文章最早可追溯到20世紀50年代。1956年《圖書館工作》第二期發表了“華中師范學院圖書館與資料室工作分工的情況”一文，并加了編者按。認為圖書館與資料室怎樣分工配合為教學與科研服務是高校內較為普遍問題，希望針對這一問題展開討論[1]。隨后在第六期發表“我對大學圖書館與資料室分工的看法”，同樣加了編者按。認為這篇文章對大學圖書館與資料室的分工提出了不同意見，但如何配合避免重復等談的不夠，希望各高校圖書館人能就此問題進一步討論[2]。同時《教學與研究》、《高等教育》也發表有關文章，雖未參與討論但也涉及了相關問題。1957-58年《圖書館學通訊》發表了“我對高等學校圖書館、分館、資料室如何分工、配合的意見”、“論高等學校資料室工作與圖書館工作的關系”等四篇文章都涉及了上述討論。1959年武漢大學學報（人文科學版）第三期發表了“關于改進專業圖書管理的意見”，為武漢大學提供了一個完整的方案。原院（系）資料室保留可以保持資料信息服務，另外由圖書館負責將相關學科合并成五個閱覽室，將閱覽室設置在相關學科教學樓內[3]。

自此之后直至1978年是一個研究空白期，1978年教育部發布《關于加強高等學校圖書資料工作的意見》之后，1979年開始有了相關文章發表。1980年《資料工作通訊》首先發起關于“ 高校資料室建設”的討論[4]，并于第二期發表了“中國人民大學系、所資料室工作條例（試行草案）”，“條例”明確了圖書館對院（系）資料室業務指導，并根據館藏調撥相關專業文獻供資料室使用[5]。1984年又開辟了“高校系資料室建設”專欄，從多層次、多側面充分闡述了資料室建設。同時其他刊物也刊登了許多對高校院（系）資料室的研究與討論的文章。利用檢索式（高等學校OR高校OR大學）AND（資料室OR分館）檢索《中國學術文獻總庫（CNKI）》，1979-89年國內發表76篇有關高校院（系）資料室探討文章，1990-98年發表480篇，這說明探討文章在逐年增加。1999年在高校圖書情報機構改革與重組的背景下，《大學圖書館學報》發表了兩篇對普通高校是否設置院（系）資料室截然相反的文章，并加編者按，“以期引起大家對這一問題的重視和討論”[6]。此后各期刊發表相關文章驟然增加，1999-2008年發表文章達1010篇。2001年《大學圖書館學報》第四期發表“資料室的分館化改造：廈門大學的經驗”說明廈門大學已經對院系資料室已經改造完畢。盡管如此，實際對院（系）資料室各個方面的探討仍在進行，從2009-18年仍發表文章714，但已經是逐年遞減。

縱觀高校院（系）資料室研究與探討文章，筆者發現有一個重要的特點，這就是文章作者有很多在高校圖書館，他們對院（系）資料室了解并不深，對其歷史發展脈絡不知曉，由此而產生許多問題。其一很多文章只強調院（系）資料室問題與缺點，看不到其優勢在何處;其二忽略學科研究特點所形成的對于文獻的需求程度和依賴程度的不同;其三模糊了因多校區而建立的分館和將院（系）資料室確定為分館，這個同一名稱卻性質不同的概念。其實“分館”概念在上一世紀1949年以前就有，專指院（系）資料室，如北京大學圖書館1940年出版的《國立北京大學圖書館暨各學院圖書分館概況》一書;其四對于現代管理知之甚少，對高校院（系）資料室過分的強調圖書館行政上的統一領導管理，忽略了圖書館在其中的協調協作與服務。

2 我校院（系）資料室發展

我校早期的院（系）資料室工作共分為兩部分：一是文獻資料的收集、管理與服務。正式出版物的收集由圖書館統一采購，分類編目以后分配給院（系）資料室，并且每一冊圖書要為院（系）資料室提供兩張目錄卡片，供其編排卡片式書名目錄和分類目錄。非購入文獻則自己負責，需要付費的內部出版物則由他們采購以后交圖書館統一分類編目，其它則整理后進行閱覽;二是文獻資料工作。則主要是編制專題文獻目錄、索引、文摘或專題剪報，并且還要幫助教師查詢其所引語句出處，研究項目有時還需要以資料室名義到圖書館臨時批量借閱圖書達幾十冊，這種現象一直延續到網絡以及文獻載體電子化普及。隨著各種文獻數據庫的出現，檢索各個專題文獻更為方便快捷，資料室的專題文獻信息服務的作用被弱化了。而圖書館在這期間的作用除了文獻收集，還包括資料室圖書的批量借閱與調撥、業務辦公用品提供等等。

20世紀80年代、90年代是高校圖書館經費最為緊張的時候，在這期間我校圖書館為各院（系）資料室所提供的圖書越來越少，已無法滿足教師需要，資料室開始自籌資金購圖書。外文期刊因來源渠道的問題，還是由圖書館負責訂購。圖書館已經無法完全滿足他們的要求，便確定了各資料室資金額度，如果超出，則需要根據自己訂購需求提供資金。盡管圖書館參加全國高校外文期刊協調網協調了較貴的外刊，但有的院（系）資料室所補充資金還是超過圖書館的分配額。2001年中國加入WTO以后外刊經費驟增，圖書館支撐沒幾年，便徹底斷絕了為院（系）資料室提供文獻。

我校院（系）資料室在這幾十年的變化，一網絡的出現，文獻載體的電子化，弱化資料室信息服務功能，再加上資料員的轉行和老化，目前已徹底成為淪為只有文獻收集與服務專業圖書館;二資料室服務更加開放了，現在服務主要對象不僅僅是教師，還包括研究生，同時對于非本院的老師也沒有限制了，并且不再拒絕為圖書館的遠程文獻服務提供文獻;三有的資料室已經形成了本學科專業文獻特點，甚至形成了一定程度的完整性，有大量的專業文獻是圖書館沒有收藏的;四文獻費用的自理使圖書館對資料室的影響力下降，控制力減弱;五圖書館為資料室提供的幫助越來越少，甚至至目前有很多資料室所藏書刊數據尚未進入館藏數據庫，圖書館的OPAC無法檢索到;六因學科不同，院（系）資料室建設形成兩極分化。有的院（系）對資料室的投入資金越來越多甚至達上百萬元，有的則完全停止投入已經停擺。

3 影響高校院（系）資料室設置的因素

影響院（系）資料室設置的因素很多，第一個因素，對文獻的依賴程度是最重要的一個因素。自然科學和人文社會科學的教學與研究都離不開文獻信息，但不同的學科對文獻的依賴程度不同。在高校中文科院（系）重視資料室的建設，理科院（系）則更重視實驗室的建設。“自然科學研究通過實驗設備進行，需要的信息有時就是一條關鍵的數據、一種關鍵的材料或一些關鍵技術問題的解決。而社會科學研究主要通過邏輯思維、理性分析，需要作文獻調研，廣泛閱讀參考文獻，進行比較分析。因此，社會科學研究者需要了解歷史和現實發展的全過程，全面系統地掌握有關信息”[7]。因此，人文社會科學學科的對文獻的依賴程度很高。因此這些學科的院系更注重文獻資源搜集的完整性，更重視資料室的建設。不僅僅是文科，包括理科的一些學科同文科特點也相似，如數學學科。所以傳統理工院校大多各院（系）不設資料室，而綜合性院校大多各院（系）設置資料室也是如此。即便是同一學校內，不同院系對資料室的關注度也有所不同。如我校有的應用學科院（系）自圖書館不再提供文獻以后，其學院也不為資料室提供資金。

第二個因素就是文獻資源的專業性和完整性。圖書館難以滿足很多學科教師的文獻需求，無法保證教師對本學科專業文獻完整性的要求。這并不是圖書館的問題，而是圖書館工作運作所天生具有缺陷。首先圖書館采訪人員有限無法熟悉本校的所有學科專業，在文獻收集時只能注意面上的需求，無法顧及到學科專業點上的完整性;其二圖書館從文獻收集到讀者使用周期過長，讀者無法及時獲得相關文獻;其三圖書館文獻收集來源渠道只能批量處理，無法就讀者單一需求進行采購;其四教師通過學術會議和同行交流可以獲取相關學科專業文獻信息，能及時跟資料室溝通，而圖書館采訪人員則做不到。

第三個因素就是文獻資源使利用的方便性。首先，空間距離的方便性。盡管網絡化拉近了圖書館與讀者之間的距離，但在多類型的文獻載體背景下，只能說解決了部分問題，空間距離的方便性永遠是圖書館與資料室差距。很多情況下教師是利用講課或院（系）開會期間抽空到資料室查文獻，到圖書館則需專門的時間。因此，就空間距離的方便性來說，圖書館是不如資料室;其二，文獻借閱的方便性。在文獻借閱方面圖書館有許多文獻只能在圖書館閱覽，如期刊、大部頭叢書等等，而資料室則不存在這一問題;其三，文獻補充的及時性。教師反應了資料室所缺少的文獻后，資料室能夠及時補配到。

第四個因素就是經費來源。經費來源始終影響著資料室設置與否，實際主要是一個心態問題。不同的高校經費來源形式不同，主要包括：院（系）自付自購、圖書館統一采購文獻、自購但費用由圖書館支出等。當資料室文獻收集費用自付自購時，從全校整體上看容易產生文獻重復現象，這也是圖書館指責資料室設置不合理的依據，但如果資料室沒有了，各院（系）能把他們的文獻購置費給圖書館嗎？實際上從學校文獻資源體系整體上看，院（系）的自購自付是為學校整個文獻資源建設增加了經費，但需要圖書館進行協調才能起到好的效果。

4 高校院（系）資料室設置的合理性與圖書館管理

4.1 資料室設置的合理性

高校院（系）資料室早已有之，歷經數十年的爭論，盡管目前已經物是人非，進入網絡時代、電子時代但它仍在很多高校頑強的生存著。這一現象需要圖書館人深思，需要透過現象去看本質，不要人云亦云。如果僅僅從表層去觀察這一現象，片面的作出結論，將給高校圖書館體系建設造成巨大的傷害，不僅浪費了大量的人力、物力和財力，同時也影響了本校的教學與科研。從其歷史發展來看，盡管資料室文獻信息服務已不在，但作為服務于學院的學科專業圖書館，其文獻服務功能仍然勝于圖書館。當然，如果認為高校院（系）資料室的設置是合理的，我們必須要給出一個理由，這就是高校院（系）資料室是圖書館所不能替代理由。

首先，高校院（系）資料室是全校圖書館體系中的重要組成部分，是全校圖書館網絡體系中末端神經元，它直接深入到學校正在進行地教學科研中，與教師和研究生面對面，能夠深層次的熟悉各學科與教學科研狀況，了解讀者對文獻的需求。

其次，學科文獻的完整性是院系教學與科研的重要支柱，尤其在文科院系更是不可或缺。保障學科文獻收集的完整性只有兩個條件，其一熟悉學科專業，其二完全掌握學科文獻出版信息。從熟悉學科專業方面來看，圖書館文獻采訪人員有限，沒有精力熟悉學校那么多的學科專業，而資料室人員需要熟悉只是本院系學科專業，同時作為本院系人員對于本院系的教學計劃和科研項目，以及重點專業熟悉程度也遠遠高于圖書館采訪人員。資料室人員還直接服務于本院（系）師生，也更加熟悉他們的文獻需求。從專業文獻出版信息的掌握來看，圖書館采訪人員一般依靠《科技新書目》、《社科新書目》等有關出版信息工具來了解文獻出版的大概，即便參加書展一個人幾天能了解多少。出版信息工具中還有很多文獻出版信息并沒有包括其中，恰恰是這一部分文獻參考價值相對較高。例如文獻出版機構所出版的文獻大多是發行量較高的文獻，沒有名氣的學者著作、小的學科，適用較窄的專業被排除在外。這部分文獻往往學術單位或個人自己出版，通過學術會議或同行進行交流。同時有一些地方性出版社出版的文獻信息圖書館采訪人員也難于掌握。這些文獻如果參考價值高的話，其信息就會在相同學科專業研究人員之間、學術研討會中間交流，教師獲得信息后會告知資料室人員購買，這樣的事在院系資料室中比比

皆是。

其三，圖書館服務最重要的就是讀者利用文獻的方便性，資料室在空間距離、文獻借閱方便等方方面面是圖書館無法比擬的。例如圖書開架借閱，資料室從一開始就開架，而圖書館則是幾十年后才有。另外圖書館各種各樣的規定，期刊不借閱、叢書不借閱等等，至今仍未改變。

其四，資料室是圖書館深入學科教學與科研服務的支點。圖書館服務已經從文獻服務發展到深入學科的信息服務，但盡管在圖書館網站上發出宣傳通知，但很少有教師主動來圖書館要求幫助，以至這項工作僅僅是流于表面形式而無法展開，圖書館的學科館員沒有起到相應的作用。其原因就是教師對圖書館人不熟悉，另外就是他們需要抽出專門的時間到圖書館，如果以資料室為支點進行宣傳，就能找到真正需要或者感興趣的教師。實際上資料室還能幫圖書館做很多事情，如圖書館將館際互借的權限下放的資料室，就能方便教師和圖書館。再如圖書館將查收查引的權限下放到資料室，方便了教師減輕了圖書館參考咨詢部門的負擔。實際上資料室還能幫圖書館做更多的事情，如學科調查、讀者調查等等。