基于信息技術背景下的事業單位檔案管理

葉志宏

摘 要：國內信息技術應用的持續深化，信息技術的使用逐漸滲透到各個不同的領域之中。事業單位的檔案管理工作繁多而且復雜，將信息技術融入其中，可以明顯改善檔案管理效率低下的現狀。本文將闡述在信息技術背景下事業單位檔案管理中存在的不足之處，并提出了相關建議措施，使事業單位檔案管理能充分與信息技術結合，提升管理工作的質量。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理

隨著國內信息化相關技術的持續提高，事業單位也在持續改革。信息技術的普遍應用，讓現代社會的許多管理工作更便捷、高效。在這個背景下，事業單位的檔案管理工作也正在進行優化和改變，信息化錄入將成為未來檔案信息錄入的主要措施，檔案信息的管理工作也不止于數據的處理。因此，在信息技術背景下，事業單位檔案管理依然需要不斷地優化。

1 事業單位信息化檔案管理的主要作用

1.1 保障檔案管理的安全性

在信息化檔案管理工作，建立一個機制完善的系統，可以讓檔案管理工作更規范、有序地進行，從而明顯提高檔案管理工作的效率，同時滿足檔案信息管理的各種要求。更重要的是，設立符合信息技術發展特點的控制體系，可以有效保障檔案管理工作的安全性。

1.2 提高管理工作的質量

將事業單位的檔案進行有效的信息化處理，所有以信息技術為基礎的方案信息全部錄入在管理系統中，在增加空間利用率的同時還可以提升單位人員的工作效率，讓信息的查找更為便捷。此外，還可以預防出現檔案遺失的情況。在檔案的傳輸和復制等方面更加便捷和快速。工作人員將信息化系統完全結合到檔案管理工作中，可以保證管理工作有序、合理的開展，有效地提升檔案管理的工作質量。

2 事業單位檔案管理中存在的不足之處

2.1 對信息技術應用的認識不到位

雖然信息技術已經基本應用到多數事業單位的檔案管理工作中，但依然有一些工作人員對信息技術了解不到位，對其使用的具體操作認識不到位，導致管理工作中產生各類問題，諸如數據備份不及時、信息遺失等。一些工作人員在使用信息技術出現過分依賴的心態，錯誤的認為管理工作只是對檔案信息進行錄入，沒有認識到對信息進行備份的重要性，如果出現設備故障，難以保證檔案信息的完整性。此外，還有一些工作人員因為對信息技術的了解不到位，在工作時頻繁出現失誤。

2.2 電子檔案的管理工作不完善

事業單位管理工作中使用的信息技術時，各類信息各項數據一般以電子文檔的形式進行存管。但許多事業單位沒有把這些電子文檔進行合理、規范的分類和管理，導致檔案管理無法實現自動化辦公。部分單位則未能在檔案管理中接入相應的信息技術，單位內負責檔案管理的工作人員人數不足，導致電子文檔的管理工作未能完善進行。目前許多單位，在電子文檔的歸檔管理方面，只是簡單地進行相關信息的輸入工作，沒有使用硬盤等儲存設備做好文檔保存備份工作，若出現突發事故，文檔大有可能丟失，讓檔案管理的失去作用。

2.3 工作人員專業素質水平較低

有一些單位已建立起較為完整、規范的檔案信息管理系統，相關設備的建設也逐漸完善。不過依然有部分單位的系統建設相對較慢，或者是有完善的系統，但未能進行有效的檔案管理工作，系統作用并能真正體現。其主要原因在于，管理人員的專業素質參差不齊而且普遍處于低下的狀態，并且只有少數人接受過系統的教育和培訓，缺乏相關知識，檔案管理接入信息技術后，也只是進行簡單的使用，未能完全發揮信息技術的作用。

3 優化信息技術下檔案管理工作的措施

3.1 加大信息技術的使用力度

如果要在本質上通過信息技術的應用提高工作效率，實現事業單位檔案管理的現代化發展，保障信息管理工作擁有較高的效率和穩定的安全性，就必須加大信息技術的使用力度。給單位配備專業水平較高的設備，合理、規范等設立網絡管理系統。才可以保障信息的安全性，保障各業務間的合理配合。同時，還必須開展相關人員的培訓工作，充分保證檔案管理工作的科學性。

3.2 優化并完善相關管理制度

事業單位需要依照我國在相關領域頒布的相關法律法規，合理制定一些適用于事業單位檔案管理的相關規定，并且明確、合理地規定檔案信息的存管、歸檔等步驟的操作細節，進一步規范信息技術下的檔案管理工作。建立健全的內部控制制度，才可以提高檔案管理工作規范性及合理性。同時還需要把檔案管理工作的相關職責進行細分及落實。此外，必須要求工作人員把操作的流程詳細記錄下來，防止出現行為違規的情況。

3.3 提升管理工作人員的職業素養

基于信息技術背景下，檔案管理工作需由職業素質和專業水平較高的復合型人才來完成。人才的引進和培養主要有兩種方式，其一，可以從國內的大學畢業生中選取這方面的人才，尤其要重點挑選一些同時擁有信息技術知識與檔案管理能力的人才。還有就是，對相關管理人員開展有針對性的培訓和教育工作，重點培養出一批能使用信息技術進行檔案管理的員工，從而快速提升檔案管理工作的業務水平和工作效率。另外，還必須保證管理人員了解的相關法律知識和具備較高的職業道德素養。也就是說，基于信息技術背景下的檔案管理工作的從業人員不但要有良好的工作能力，還必須擁有較強職業素養。

4 結束語

社會的發展已進入全面信息化的發展時期，對于事業單位的檔案信息化以及電子檔案的存管和使用有著非常關鍵的作用。而且事業單位相關工作愈發繁雜，對于相關人才的具體要求不斷提高。基于信息技術背景下的事業單位檔案工作，可以使事業單位在將來的發展過程中，更能體現科學性和規范性，并且已經成為未來的重要發展方向。所以，想要推進事業單位檔案管理工作的未來發展，盡可能符合日漸增加的需求，必須加大在檔案管理中信息技術的使用力度。想要保障管理工作更能迎合事業單位與社會的變化形勢，需要不斷優化信息技術下的檔案管理制度，才可以讓電子檔案信息得到安全保管，保障檔案調取使用的規范性，提升使用檔案信息的效率。

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