推動智慧檔案服務發展的路徑分析

劉文會

摘 要：在信息時代背景下，信息傳輸速度較快，人們對信息需求量不斷增加。檔案作為重要的信息資源，在檔案工作中引入信息技術，其對檔案管理和服務工作帶來了較大的沖擊和挑戰。在先進技術快速發展的新形勢下，目前檔案服務呈現出科學化和智慧化的發展趨勢。因此在實際檔案工作中，需要樹立智慧檔案服務理念，積極推動智慧檔案服務的發展，為我國檔案事業的健康發展打下堅實的基礎。

關鍵詞：智慧檔案;服務理念;智能數據庫;平臺;泛在服務;安全監控體系

打造智慧檔案服務離不開信息技術和網絡技術的支持，通過借助于互聯網的優勢，為檔案利用者提供更為便捷和優質的檔案信息服務。檔案服務作為信息服務的主要組成部分，其以檔案利用者作為主要的服務對象，通過為提供檔案信息資源的利用，以此來實現檔案的價值。在當前智慧檔案服務開展過程中，還要重視大數據技術的應用，深入挖掘檔案信息的潛在價值，不斷對檔案服務進行優化，以此來促進檔案信息服務智能化水平的提升。

1 智慧檔案服務概述

1.1 以人為本的服務理念

以人為本作為智慧檔案服務必然遵循的理念，并在實際智能檔案服務工作開展過程中，通過建立健全智慧檔案服務機構，夯實檔案信息化基礎，以此來提升檔案服務質量和水平。特別是在打造智慧檔案服務模式時，還要關注用戶需求，以此為智慧檔案服務工作的出發點和立腳點，為檔案用戶提供更具針對性和個性化的檔案信息利用服務，確保檔案服務的高效性和便捷性。

1.2 整合資源

智慧檔案服務依托于互聯網來開展檔案服務，可以打破時間和空間的制約，檔案利用者能夠隨時查詢所需要的檔案信息。同時檔案部門之間也能夠借助于網絡強化交流和溝通，進一步促進檔案信息資源的整合，并通過構建檔案信息數據庫，優化配置檔案信息資源。針對部分職能在交叉或是相通的單位，宜通過建立檔案共享機制，進一步提高檔案信息的查詢和利用效率。

1.3 注重效率的公共服務觀

基于信息時代背景下，檔案開發利用工作面臨著較大的挑戰。在檔案智慧檔案工作中，檔案服務需要以用戶滿意作為出發點和立足點，同時還要在檔案服務過程中滲透公共服務觀，通過對檔案服務流程進行優化，全面提高檔案服務效率，實現檔案信息的高效利用，更好的發揮出檔案的利用價值。通過將注重效率的公共服務觀在檔案服務中進行應用，在全面提升檔案公共服務效率的基礎上，還能夠使檔案服務在投入最小成本的基礎上，最大限度的為公眾提供優質、高效的檔案信息服務。

2 促進智慧檔案服務發展的途徑

2.1 打造一體化的檔案收集管理平臺

在智能檔案服務開展過程中，為了能夠提高電子檔案接收和管理的水平，需要結合檔案信息需求，積極打造一體化的檔案收集管理平臺，實現對檔案信息及基礎信息的智能采集和自動歸檔。同時還要積極構建檔案管理服務體系，實現檔案信息的規范化和標準化管理和服務。通過對檔案著錄工作和元數據進行規范，這樣能夠保證信息錄入的準確性。并針對分類號和題名進行統一和規范，為后續檢索查全率和查準率起到重要的保障作用。

2.2 借助“云端”實現檔案信息的共建共享

通過應用云計算技術來構建智慧檔案服務網絡，并積極打造“智慧檔案云”，利用虛擬技術完成檔案信息的存儲。同時還要通過利用“云端”，將分散的檔案信息有效的連接起來，促進檔案部門之間檔案信息的交流和溝通。針對各類檔案信息資源加大整合力度，實現檔案信息的共建共享，并打造一體化的公共服務平臺，從而為智慧檔案服務工作的有序推進打下堅實的基礎。

2.3 構建智能數據庫促進檔案價值的發揮

所謂的智慧檔案，其實質也是檔案信息數據的精準分析和科學利用。在當前智慧檔案服務發展時，宜通過大數據技術來構建智能檔案數據庫，深入挖掘檔案信息的價值，推進檔案的開發利用進程。在具體智能數據庫創建過程中，需要以公共服務要求作為立足點，并明確數據模型的構建需求，細致篩選、轉換和提取結構化和非結構化數據，并進一步優化模型，調整具體的參數和規則，通過結合最終模型來實現對檔案關聯信息的深入挖掘、分析和預測，從而使檔案信息更好的發揮其實際作用和價值。

2.4 完善檔案服務平臺建設

智慧檔案服務工作開展過程中，通過積極構建先進的檔案信息化系統，并運用信息過濾技術，實現對檔案信息內容的智能化分析，借助于微平臺為檔案用戶提供檔案信息的利用，并在平臺上與用戶進行交流和互動。同時還要基于現有平臺，積極開發各種檔案信息平臺，重視云計算技術的應用，進一步提高檔案信息資源的高效和安全存儲。另外，在當前檔案服務平臺建設過程中，還要重視檔案信息的數字化處理，通過運用相應軟件檔案用戶就能夠瀏覽相關的檔案信息，更好的滿足檔案利用者的需求。

2.5 打造基于移動互聯網的檔案信息泛在服務

基于移動互聯風的檔案信息泛在服務其作為檔案信息傳遞和知識傳播的一種方式，具有快捷、動態和交互性的特點，其以移動終端作為媒介，為檔案用戶提供更為便捷的檔案服務。泛在即為無所不在，其依托于物聯網和移動互聯網技術，檔案用戶能夠在任何地點以任何方式來獲取信息。當前移動互聯網的全面覆蓋，這也使檔案信息服務打破了空間和時間的限制。而且移動終端的普及應用，檔案管理人員能夠通過多種渠道來為公眾提供各種形態和載體的檔案信息，檔案信息搜索途徑和獲取方法更具多樣性。特別是在多媒體技術快速發展的新形勢下，目前檔案用戶對于檔案服務需求更趨向于個性化和智能化，對信息需求更泛在化和可視化。因此檔案部門可以通過打造“移動檔案館”，為用戶提供檔案信息移動閱覽服務和搜索服務，并應用數字技術和虛擬技術還能夠對館藏檔案資源進行數字化展覽，為用戶提供場景式服務和良好的視覺體驗。

2.6 構建互聯網+物聯網的安全監控體系

將物聯網與檔案相結合，可能實現對檔案信息的追蹤定位，更好的維護檔案信息的安全。為了保證智慧檔案服務過程中檔案信息的安全，需要構建完善的安全監控體系，具體要針對檔案管理機構實現全方位的立體監控，利用物聯網技術來實時對檔案信息進行追蹤管理，針對異常檔案信息系統能夠及時發出警告和提示，有效的保證檔案信息的安全。

3 結束語

智慧檔案服務依托于信息技術，通過合理運用云技術和人工智能技術來打造更具多元化的智慧檔案服務模式，從而為檔案用戶提供更為便捷和高效的檔案信息服務。因此在智慧檔案服務發展過程中，檔案管理人員要重視自身的創新意識的培養，并在實際工作中不斷的更新自身的檔案服務理念和服務方式，推進智慧檔案服務的有序開展。

參考文獻

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