醫院人事檔案管理的數字化實現過程探討

隋玉濤

摘 要：隨著社會的發展，我國的醫療行業也得到了快速的發展，為人們的生命安全提供強有力的保障。在醫院中，病患的數量較多，人事檔案管理的復雜性較高，若是得不到高效的檔案管理方法支持，容易引起信息對應失誤等重大事故，因此為了解決這一問題，在醫院的人事檔案管理中可以引入數字化管理。本文從數字化管理的優勢入手，結合當今醫療行業存在的檔案管理問題，有針對性的提出解決方案，從而提高醫院的人事檔案管理效率，促進醫療衛生行業的發展。

關鍵詞：人事檔案管理;數字化;實現過程

1 前言

醫院對人事檔案的記錄主要是將醫院工作人員的信息通過文字、影像、圖像等形式詳細記錄下來，從而能實現對工作人員工作的變動以及各方面的管理，所以醫院的人事檔案管理在醫院的整個員工管理系統中起著不容忽視的作用。在進行人事檔案管理過程中，往往采用統計、編輯及保管等方式對信息進行錄入和歸類，但隨著社會的發展，我國的醫院員工管理制度都有了一定的改革，員工職位和工作變動也更加復雜，這就要求人事檔案管理必須采用更高效的方法。數字化管理是當今社會信息管理的主要形式，在醫院的人事檔案管理中結合數字化過程，可以將員工信息進行更科學的統計，從而提高人事管理效率，促進醫院工作的高效運行。

2 數字化在醫院人事檔案管理中的優點

2.1 提高醫院人事管理效率

與傳統的數字管理方式相比較，數字化管理過程中的計算機運算速度明顯提高，而且加強了對數據的存儲能力，便于醫院工作人員信息的錄用和編輯。同時運用數字化管理可以將人員信息在相對較短的時間內提交給檔案管理人員，減少了過程中時間浪費。在對醫院人事檔案管理中的具體工作過程中，計算機技術可以進行有關數據的編輯和查找，從而減少人工操作帶來的信息處理失誤，提高認識檔案管理正確率，從而提高工作效率。

2.2 提高檔案信息利用率

由于醫院各部門間需要經常進行溝通和合作才能完成一項醫療項目，因此在醫院的日常工作中，人員調動和工作變動經常發生，這就決定了醫院的人事管理檔案要對醫院不定期的提供信息，從而完成醫院的日常工作。在傳統的人事管理資源使用中，因為信息資料數據龐大，在查找有效信息時往往花費大量的時間，而采用數字化管理可以在最短時間內調用相關資料，并且采用關鍵詞查找定位到精確位置，極大的縮減了工作時間，提高了人事檔案信息的利用率。

3 醫院人事檔案管理中存在的主要問題

由于醫院的工作復雜多樣，每個人員的調動存在經常變動的問題，這就要求人事檔案管理要及時的對信息進行整理和歸納，從而為醫院的運行提供支持。但人事管理檔案存儲的信息多且雜，必須要對目前人事檔案管理中存在的問題進行正確的分析，從而有針對性的對問題進行合理化的建議，提高管理效率。

3.1 醫院人事檔案管理方法落后

制度是一切工作高效有序進行的前提和支撐，但是在醫院人事檔案管理中，仍然采用傳統的人事管理制度，從而對工作的進行造成了一定的局限性。在傳統的人事檔案管理制度中，通常是信息管理人員采用一次性的方法對信息進行歸檔，從而導致了管理方法較為單一。

管理方法的落后體現在對人事檔案管理的風險明顯增加。在醫院中，由于人員眾多所以在辦公用房的分配問題中難以做到單人單戶的實現，由于一部分領導人員缺乏對檔案信息管理重要性的認識，所以往往將人事檔案室與職工辦公室合并在一間。其次在部分醫院的人事檔案管理室中沒有設置專門的人事檔案管理人員對檔案進行看管，而進行檔案管理的員工又未曾接受過專業的檔案管理培訓，因此在工作室人員的流動和與其他部門的合作中容易造成檔案信息的泄露和丟失，極大的增加人事檔案管理的安全風險。同時現在的醫院人事檔案管理大多采用紙質化記錄，紙質材料不僅不易保存，而且容易產生破損，從而導致信息的損壞和泄露，難以達到管理要求。

另一方面，管理方法落后還造成了檔案管理的效率低下。在傳統的管理方法中，雖然有國家層面的法律法規對工作進行規定，但是具體到醫院的管理工作中，并沒有一套普適性的標準指導管理工作，而現存的管理標準又沒有辦法對工作起到針對性的科學指導，所以造成在工作過程中沒有統一的標準，造成了人事管理工作的混亂。同時在管理的具體流程中，鑒于醫院人員的流動較大，且沒有規律，所以在各部門的工作合作中會出現信息對接不準確及時，使檔案信息受到丟失，另外工作人員在管理工程中缺乏正確的管理方法容易使紙質檔案受到損毀，從而造成檔案內容缺失。

3.2 醫院人事檔案管理制度落后

醫院主要是一群高學歷、高知識人才相對集中的場所，最近幾年，在對這類人才進行招聘時，主要是采用聘用合同制作為主要的制度。但是受到醫院本身或是工作人員生活方面的影響，導致部分工作人員不能按照合同規定完成在職時期，出現了合同時間內的離職，從而使人事檔案的管理內容又有一定程度上的增加。現在的醫院考核和評估仍然主要重視工作人員的醫療技術，由于考核結果關系到人員的薪資，所以部分醫院在管理上出現了過分重視醫療技術，而忽視人員檔案管理的現象，這使人事檔案管理處于極度忽視的地位，甚至有些醫院將員工的檔案記錄設置為“死檔”，這對人員離職時的資料更新和補充都帶來了較大的阻礙，使醫院人事檔案管理工作效率底下。

3.3 醫院人事檔案內容單一

在現有的醫院人事檔案管理工作中，主要是由醫院內部的工作人員進行負責，從而形成了個人化的工作習慣，使檔案收納的內容過于單一，大部分只集中在醫院工作人員的考核結果和就職情況方面，而在必須的工作人員個人資料的錄入內容中也相對簡單，這使醫院對工作人員的招聘有一定的難度。在醫院進行人員招聘時，人事管理資料沒有辦法對工作人員的技能、綜合素質以及各方面的信息做到一定的介紹，從而不能使醫院不能及時的聘用到合適的員工，使醫院的發展與人才的錄用產生不協調性，限制了醫療事業的進步。

3.4 醫院人事檔案管理人員意識不足

醫院的人事檔案管理主要還要靠相關人員的工作負責，但是在目前的醫院檔案管理人員中，部分員工沒有樹立較強的檔案管理意識，缺乏對檔案管理的足夠重視，導致部分醫院的工作人員仍采用傳統的管理方法進行人事檔案管理，不能隨著醫院的改革發展做出相應的調整，從而使醫院人事檔案管理事業停滯甚至落后，限制了檔案管理工作的開展。

3.5 醫院人事檔案管理相應的設備落后

隨著社會的發展和科學技術的進步，當前的醫院醫療水平已經得到了較大水平上的提升，在醫療設備的供應上也能滿足基本的救治需求。但是在人事檔案管理方面，由于人事檔案管理不能直接體現在醫療衛生服務上，所有醫院沒有給予足夠的重視，在設備上也沒有提供足夠的資金，導致人事檔案管理設備資源短缺，同時現有的管理設備由于長年不更新維修，因此在功能上不能支持現有的管理要求，而且部分設施老化導致在進行人事檔案資料整理時容易出現工作上的失誤，造成信息錯誤或是信息泄露，帶來人事檔案資料的安全隱患。

3.6 醫院人事檔案管理信息缺乏科學的歸納整理

在傳統的人事檔案管理過程中，工作人員通常是通過人工操作進行信息的記錄，這種工作方式，不僅使工作效率降低，而且對信息的更新造成了滯后的影響，從而使信息不能正確反饋工作人員的現有狀態，從而使信息失去了研究的意義。

同時經過調查發現，現在的醫院人事檔案信息中，對需要整理的信息沒有做到標準化的管理。收集的信息以工作人員的姓名、年齡及學歷為主，而忽視了人員在前期的工作經歷，沒有及時對檔案信息進行內容的補充，這對新人入職的工作調動造成了較大的困擾。由于醫院不能準確把握工作人員的工作經歷、業務能力以及教育體驗，因此就沒有辦法評估工作人員的工作能力，不能合理的對員工安排職位，導致人員與醫院間存在工作上的安排偏差，不能發揮工作人員的最佳能力，同時限制了醫院的發展。

4 醫院人事檔案管理的數字化實現過程探討

4.1 提高人事檔案管理人員的正確意識

醫院人事檔案管理的長期運行要靠管理人員的科學管理，而正確的意識是支撐員工進行工作的前提和首要因素，因此要提高人事檔案管理效率，必須提高人事檔案管理人員的意識。醫院的人事檔案管理員工要對數字化管理形成科學的態度，明白數字化管理能為人事管理帶來極大的便利，同時管理人員在工作過程中要不斷進行工作理念的更新，注重提升自己的對人事管理的方法策略和實施工具，并且重點關注改革開放后的醫院新形勢和醫療新問題，將醫院的人事管理與檔案管理結合在一起，通過加強檔案管理的科學化和信息化過程，提高在人事檔案管理過程中數字化的應用。對于醫院單位本身，要加強對人事檔案管理工作重要性的認識，強化對于人事檔案管理系統的建設，對員工進行定期的人事檔案管理知識的普及和集中培訓，加強員工的管理意識和數字化管理能力，促進醫院人事檔案管理的發展

進程。

4.2 建立醫院人事檔案管理信息庫

在對醫院人事檔案管理數字化過程中建立信息庫是一項重要任務。在信息庫的建設過程中，要將醫院的辦公系統與人事檔案管理掛鉤，比如對于不同類型的檔案管理要求，可以選擇具有不同側重點和功能的信息庫，做到信息的合理安排。另外，要選擇合理的數據形式將現有的紙質檔案信息記錄到電子信息庫中，并通過數據表的整合，將信息進行分門別類的歸納，保證電子信息庫中的具體信息與紙質檔案能準確的對應起來。必須注意的是，在進行檔案圖像的信息采集前，要事先在醫院的管理系統中導入電子檔案目錄，在行程標準目錄后將檔案的總數量和每頁頁碼整理出來，做到與紙質信息的核對，保證信息錄入的準確性。在信息數據庫建立完成后，要對其頁面進行設計，從而使其在使用時更加方便快捷。信息庫的主頁面要包括信息檢索框和信息展現欄，而管理系統則負責對工作人員的信息進行補充、修改和刪除，從而做到信息的及時更新，支持人事管理工作的進行。

4.3 加強對信息查詢系統的建設

醫院人事檔案管理的主要目的就是能調用信息對醫院員工的相關資料進行查閱，從而保證醫院能合理安排員工的工作崗位，提高醫院員工的工作效率，這就要求在進行醫院人事檔案管理的數字化過程中，要加強信息的查詢功能，使管理人員能快速準確的員工信息進行查看，減少工作時間浪費和信息查找失誤。因此在對醫院人事檔案管理系統的數字化建設時，要保證檢索關鍵詞要更加豐富和使用，尤其要在其中加入員工在工作經驗、所在部門以及工作成績方面的檢索字段。同時前臺頁面要設置檢索字段，從總信息表中選取索要出查閱的信息進行整合從而合成完整的檔案資料。另外數字化管理系統還需要補充多種查詢方式，保證能滿足管理人員的不同工作要求，比如系統要能夠對檔案信息進行可設置式的編輯功能，保證信息能得到及時的更新，或者直接使用戶具有檔案錄入、信息調離以及資料刪除等功能，提高對醫院員工檔案信息的管理效率。

4.4 及時更新醫院人事檔案管理信息庫

隨著醫院工作員工的流動，信息庫中的信息也是不斷變化的，因此在進行人員的檔案信息管理時，要對所包含的信息進行及時的補充和改編，以滿足醫院工作的需要。在對人事檔案信息庫的建設管理過程中，要對其包含的信息進行及時的補充，可以有醫院各個科室的負責人、內部用戶或者管理員等從不同的管理系統對檔案信息進行修改，最后由管理員進行信息的最后查閱和審核，減少管理員的工作量，提高工作效率。同時由于醫院職工調動的復雜性，人事檔案管理系統的功能也要進行及時的檢查和維修，管理人員與系統設計人員要進行及時的有效溝通，加強系統的功能，從而使檔案庫的錄入和查找都更適應該醫院的工作模式，促進醫院的工作效率。

4.5 進行人事檔案資料的分級管理

在當今的醫院人事檔案資料的管理工作中，所有工作都是有管理人員進行管理，這使管理人員的工作量和工作難度都大幅度的增加，不僅降低了工作效率，而且容易出現工作疏漏，因此在醫院人事檔案管理系統中，可以增加分級管理功能，使管理員、科室工作人員、普通用戶和醫院領導都能對人事檔案進行管理。在分級管理的過程中，必須保證管理員的最高決定地位，所有的信息錄入和修改都要經過他的同意。管理員可以對檔案的所有內容進行收集、整理、修改以及查閱，能進行所有的管理和刪減工作，同時要對其他級別的管理者進行監督，保證其他管理者工作的正確性和合理性。醫院的科室用戶在進行人事檔案信息的管理時首先要取得管理者的授權，并且在醫院領導的同意下才能直接對檔案進行修改和查閱，醫院領導在進行信息庫中信息的查詢和修改時也要提前取得管理員的授權，保證管理員的最高地位。同時在不同級別的人員對人事檔案信息進行查閱時，要設置一定的查閱范圍，保證其他部門信息的安全，從而加強醫院的信息管理安全性。

4.6 建立合理的醫院人事檔案管理制度

合理的管理制度能支持醫院人事檔案管理工作科學有效的進行，因此在醫院的人事檔案管理工作中要建立相關制度，通過制度規定一系列的工作要求，從而保證工作人員能明確自己的工作任務和工作所要達到的標準。管理人員在進行信息管理之前要進行科學有效的培訓，提高自己的理論應用能力和實際動手操作能力，同時加強管理人員的信息化管理意識，提高計算機語言能力和信息綜合分析能力，保證管理人員能滿足在醫院工作中對信息調用的要求。

4.7 提高醫院人事檔案管理人員的工作能力

隨著社會的發展，醫院人事檔案管理的難度和工作量都明顯加強，這就要求管理人員的工作能力也要提高，適應管理工作的變化。為了提高醫院人事檔案管理人員的工作能力，醫院可以進行管理人員的定期培訓，根據管理人員已有的知識水平，為其制定有針對性的學習內容，同時根據考核結果進行管理人員的分配，保證管理人員能高效的完成醫院的工作。

5 結語

隨著社會的發展，醫院的醫療事業也進行了一定程度的改革，其中在醫院的人事檔案管理工作中，信息資料的來源、載體和存儲過程都發生了相應的變化，為了使人事檔案信息能為醫院的工作提供支撐，并且保證信息資源的安全性，醫院和管理人員必須加強數字化管理意識，在管理過程與數字化處理結合在一起，同時管理人員要提高自身的管理能力，合理運用檔案管理系統，同時其他部門的人員在管理人員的監督下科學的進行信息查詢，不斷提高醫院的檔案管理水平，促進醫療衛生事業的發展。

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