淺談疾控檔案管理信息化建設

鄧國維

摘 要：疾控機構主要是進行疾病的控制和預防，并能隨時對突發公共衛生事件進行處理的重要機構，其屬于公益事業單位，而疾控機構的檔案資料對于開展疾病控制工作也具有十分重要的作用，相關檔案資料的管理可以有效的保證疾控工作的順利展開。現今階段雖然有部分的疾控機構檔案資料已經充分的實現了數據的電子信息化管理，而且已經初具規模，但疾控檔案管理的信息化建設仍然存在著一定的問題。本文主要針對疾控檔案管理信息化建設進行分析，闡述了檔案信息化的重要性和必要性，探討了目前疾控檔案信息化建設當中存在的相關問題，并提出具體的對策，希望能夠為相關工作人員起到一些參考作用。

關鍵詞：疾控檔案;信息化管理;檔案建設

隨著我國進入信息時代，信息化技術的快速發展也對各個領域都產生了一定的影響，檔案管理工作的信息化建設也成為一種重要的發展趨勢。疾控機構的檔案資料是開展相關工作的主要依據，也是相關部門用來制定決策和規劃方案時的主要參考，更是對疾控機構相關工作進行協調和指導的主要資料。現如今，互聯網技術得到了廣泛的應用，因此疾控機構的檔案管理工作也應加快信息化建設，通過根據自身的實際情況來進行有效的分析，發現在信息化建設當中存在的問題，并采取有效的解決措施，從而提高疾控檔案管理信息化水平[1]。

1 疾控檔案管理信息化建設的必要性

疾控機構通過應用互聯網技術、網絡技術等來有效的處理、管理和開發相關的檔案資料，進而提高自身的服務水平。由于疾控中心的工作存在著特殊性，因此需要處理大量的檔案，其中也重點包括一些傳染病報告、信息免疫數據等相關內容。而對于檔案資料而言，是疾控機構用來制定決策和部署工作的重要依據，而傳統的檔案管理方式存在著一些不足，保存較為困難，在查詢時十分費力，需要花費大量的時間，而且相關的檔案資料的利用率也相對較低。這些現象都是因為傳統的檔案管理方式主要是以紙質資料來作為主要的存儲媒介，采用這種方式會使紙質檔案資料占據大量的空間，而且在維護和管理時需要十分高昂的成本，想要做到永久性的保存也具有很大的難度。在傳統檔案管理模式下，管理人員想要查詢某些檔案資料時需要按照十分繁瑣的查詢流程，并消耗掉大量的時間和精力，而且在查詢的過程中還容易出現錯誤。現如今疾病預防工作的開展可以說是在不斷變化，而在新形勢下，應該通過對檔案資料的利用來進一步提高檔案工作水平，從而更好地為決策的制定提供服務，疾控機構可以通過檔案管理信息化建設來有效的實現這一點[2]。

2 檔案管理信息化的優勢

疾控中心通過加強檔案管理信息化建設，可以有效地打破傳統檔案管理模式所帶來的束縛，進而促進檔案管理工作的現代化建設和信息化發展，更好的開發和利用檔案信息資源。檔案管理信息化發展的重點便是信息化技術，通過對檔案信息系統的應用，對相關信息進行分類，從而在查詢和應用時提供便利。管理人員通過對信息的識別、分類和歸檔有效的提升對檔案資料的管理效率，而且還能實現無紙化管理，可以規范信息流通檔案的使用，使疾控檔案管理模式得到創新[3]。

2.1 改善檔案歸檔和保管方式

疾病預防控制工作會產生大量有價值的檔案資料，而對其進行信息化管理后，可以通過計算機來有效地實現信息資料的收集分類和利用，從而提升工作效率，而且還能節約對檔案資料的保管成本。在記錄信息時也具有直觀性和選擇性的特點，而且儲存檔案信息也變得更加經濟實用。通過檔案管理信息化建設，可以直接利用電腦來查詢相關的資料，避免了繁瑣的流程，也延長了檔案的保存時間[4]。

2.2 實現檢索快捷

傳統檔案管理模式下，管理人員在檢索檔案資料時，面對著海量復雜的檔案信息，往往會無法有效地進行檢索，而對其采取信息化處理后，則可以通過電子目錄和電子文檔來歸檔和管理相關的檔案信息，這樣管理人員在進行檢索的過程中會更加的方便快捷，而且其檢索方式也會變得更加多樣化。電子信息查詢系統可以更加科學合理的進行檔案資料的檢索，而且能夠顯著的提升工作效率。由于電子文件的內容屬性和目錄屬性是合并存在的關系，因此在對文件進行調閱時，可以具有較高的查全率和查準率，而且檢索范圍十分廣泛，檢索速度較快，這樣一來對檔案的應用程度也會得到明顯的擴展。

2.3 實現信息共享

在以往采用紙質檔案時，管理人員查找相關的檔案資料和信息往往需要花費大量的時間和精力，而且會使許多紙質檔案顯示在文件柜當中，進而降低了信息的利用率。而通過互聯網技術的快速發展可以對部門內的資料進行信息化管理，通過搭建相關的管理平臺，從而將檢索查詢系統安裝到各部門的客戶端當中，工作人員只需要對相關的申請進行賦權處理，便可以將相關的檔案資料進行查看和打印[5]。

3 疾控檔案管理信息化建設的對策

3.1 提高思想認識

目前疾控中心在日常管理工作當中，雖然對檔案的信息化管理已經有了一定的進步，但相關的管理人員仍然缺乏信息化建設意識，在信息化建設方面不夠完善，對電子檔案的保密處理也不夠強化。監控機構在檔案信息管理過程當中沒有形成共識，在對檔案信息進行利用時也存在著一定的風險。管理人員應將檔案管理信息化建設作為自身工作開展的重點內容，并與其他建設工作進行同步規劃，加快檔案信息化建設速度。

3.2 疾控檔案管理信息化制度建設

通過完善的標準和規范來建立疾控中心的檔案管理系統，是進行信息化建設的重要條件，在檔案信息化建設過程當中，通過實現電子文件管理的規范化和制度化發展，可以更好的提升檔案管理信息化的建設水平。疾控中心應該有統一的標準和制度，而且還應有嚴密的保護制度，從而確保檔案管理信息化工作的有效開展。

3.3 確保檔案信息安全

疾控機構在加強檔案信息化建設的過程中，首先應該確保電子檔案的信息安全，這也是其開展信息化建設的前提。首先應該確保對電子檔案的利用具有安全性，加強對相關管理人員的安全教育，從而提升人員的思想認識和防范意識，并建立起具體的責任制度和管理制度，以此來規范管理人員的行為，進一步確保檔案信息的安全性。具體應該對用戶的訪問權限進行設置，并制定出身份認證制度，對每份檔案的查詢、瀏覽和具體的使用情況進行監控，從而確保相關資料的訪問、下載等能夠在確保安全的情況下有效的進行。而且還應加強對系統用戶檔案的安全與保密教育，進而防止重要的信息資料被篡改或發生丟失現象[6]。

4 結束語

綜上所述，疾控機構應該有效的預防和控制疾病，并隨時處理突發的公共衛生事件，而在其開展相關疾控工作的過程中，檔案資料具有十分關鍵的意義。通過對監控檔案資料的使用與處理，可以進一步確保疾控工作的有效開展。而隨著科學技術的快速發展，疾控機構也應通過信息化技術來改善自身的檔案管理工作，使其朝著信息化、規范化的方向發展，加快疾控檔案管理信息化建設，提高疾控機構檔案管理工作的質量。

參考文獻

[1]李守利，張磊.疾控檔案管理信息化建設的初步探討[J].辦公室業務，2018（18）：83+87.

[2]李晶.基層疾控檔案管理信息化建設研究[J].辦公自動化，2018，23（16）：56-57+64.

[3]劉燕.探析疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].辦公室業務，2018（11）：49.

[4]許檬珺.淺談疾控檔案信息化管理和發展的重要性[J].科技風，2017（21）：224+236.

[5]徐國梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設分析[J].辦公室業務，2017（06）：83.

[6]姚春華.淺談疾控部門檔案信息化管理系統的建設[J].中國管理信息化，2016，19（03）：205-206.