信息時代政府檔案保密工作存在的問題及對策

韓悅

摘 要：檔案保密工作對于黨政機關、企、事業(yè)單位乃至國家的安全和利益而言都有重要的價值與意義。當前，互聯(lián)網(wǎng)的影響無處不在，作為文秘工作的重要一環(huán)，檔案保密工作也應該與時俱進，積極適應信息技術時代的要求。本文分析了在信息時代基層政府檔案保密工作存在的問題，并進一步提出了應對之策，希望能推動更加規(guī)范和科學的檔案保密工作的開展。

關鍵詞：信息時代;檔案保密;對策

1 政府檔案保密工作存在的問題

1.1 檔案保密人員的專業(yè)性不強

信息化的快速推進，電子檔案日益增加，政府機關單位檔案保密工作的難度也在逐步加大，檔案保密人員的專業(yè)素質(zhì)也應當不斷提升。目前，有些基層政府只有某個科室主要負責整個單位的檔案保密和管理工作，人數(shù)較少，并且年齡都在30-45歲之間，而且所學專業(yè)也與檔案保密工作沒有關系。另外，由于政府對檔案保密人員的培訓教育次數(shù)有所減少，因此他們對于處理某些保密難度較大的檔案管理工作的專業(yè)性比較缺乏。其他普通科員都很少直接接觸保密工作，也沒有系統(tǒng)地受過保密培訓，保密意識不強，難免會發(fā)生無意識泄密情況。對于傳統(tǒng)的流動性較差的紙質(zhì)檔案，可以將其放置在特定的地點存放和保管，保密難度不大，而對于日益增加的電子檔案，流動性和靈活性都較高，如果只是繼續(xù)延續(xù)一貫的檔案保密方式，不加強檔案保密人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，那么則不能完全保證檔案尤其是電子檔案的絕對安全。

1.2 電子檔案保密制度不足

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)涉密文件，政府一般有一套嚴密的管理制度，由專門的部門和人員進行管理，但是對于電子檔案，只是由各科室進行管理，由各科室確定的專門保密人員進行專人管理，但是卻沒有形成具體完善的制度規(guī)定，說明政府機關針對電子檔案保密工作所制定的制度還不健全。在電子檔案保密難度與日增加的互聯(lián)網(wǎng)信息技術時代，如若保密管理制度不更新或者各科室落實不到位、落實效果不好，勢必會給檔案保密工作造成一定的影響

1.3 電子檔案保密技術欠缺

政府機關檔案保密工作也受到互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的沖擊。最主要的是網(wǎng)絡安全對檔案保密管理的影響和沖擊。政府機關管理檔案秘書人員年齡都偏大，對信息技術時代的敏感度不高，而且很多科室缺乏專業(yè)的信息技術人員，所以信息技術水平相對較低，在開展檔案保密信息化建設過程中缺乏充足的技術支持，因此電子信息保密系統(tǒng)存在安全隱患。如果計算機或一些電子設備出現(xiàn)故障無法讀取檔案時，自己所在部門往往沒有技術人員可以及時解決問題，不得不請求技術部門解決，不僅耗費了時間，而且還有可能被外部網(wǎng)域或“黑客”攻擊侵入竊取秘密文件，給工作帶來巨大危害。

2 政府應對措施及改進建議

2.1 提升檔案保密人員的專業(yè)性

政府應該多增加一些與檔案保密工作專業(yè)對口的、計算機及網(wǎng)絡技能突出的專業(yè)檔案保密人員，并進一步擴展保密安全教育，將政府的保密制度、保密法規(guī)和計算機、光盤保密等信息技術方面的保密知識和法律法規(guī)納入日常學習計劃中，并且定期增加對保密員的專業(yè)化的保密工作培訓的次數(shù)、采用集中教育、宣傳教育等多種方式，把保密教育經(jīng)常化，督促保密人員能真正把相應的保密制度轉變?yōu)閷I(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和個人的行為準則，能在頭腦中、心中牢固建起一道堅實的嚴防泄密的思想城墻。對于不直接接觸涉密檔案的其他科室人員來說，政府也應該加強宣傳教育及培訓學習活動，使其保密、守密的思想意識提高、保密敏感度提升，從其他各方面配合檔案保密員的工作，共同保護單位涉密檔案的安全。

2.2 完善電子檔案保密制度建設

政府應該加強和完善對電子檔案的保密制度建設，既要繼續(xù)完善和更新已有的紙質(zhì)化檔案的保密制度建設，更要加強制定、完善電子檔案的保密制度。可以采取現(xiàn)在其他單位實行的電子信息檔案的“雙套制”的歸檔管理。“雙套制”融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，“雙套制”有其必要性，它們將在一定時期內(nèi)并存，互動發(fā)展。一是要深化電子檔案的保密管理制度。各地政府可根據(jù)本單位的實際情況，結合對紙質(zhì)涉密檔案的管理制度，建立健全電子信息檔案的登記、收發(fā)文、制作打印、傳閱、借閱、保管、清退制度，比如，電子檔案的管理、定密制度、各種賬號和密碼的注冊管理制度、計算機等電子設備的管理制度、電子檔案查詢、傳遞與利用制度等，構建信息化環(huán)境下電子檔案信息安全體系;二是要更新電子檔案的保管制度。要對計算機進行多重加密和隔絕外部網(wǎng)域的措施，對存有保密電子檔案的磁盤和光盤進行專門防寫處理，避免劃、擦、觸摸記錄涂層;有些應裝盒儲存，避免強磁場強，隔離有害氣體，而且要控制好相對濕度和溫度同時要不斷提高保管技術要求和防護水平，建立有效的防治系統(tǒng)。

2.3 提高檔案保密技術防范手段

隨著信息技術深入滲透到檔案工作，檔案管理對信息技術的依賴愈發(fā)明顯，檔案信息化建設成為新時期檔案工作的趨勢和潮流，那么加強和提高檔案保密技術手段迫在眉睫。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，政府機關必須加強檔案保密技術防范措施，一是要多培養(yǎng)專業(yè)信息技術人才，政府除了要在專門科室配備專業(yè)的信息技術員，也應當在每個科室都配有專業(yè)的技術員，對于專門的涉密檔案管理人員，要不斷提高其計算機能力，可定期參加相關計算機網(wǎng)絡技術的培訓，確保操作人員既有強烈而敏感的檔案信息保密意識，又具備突出的計算機應用與保護、修護能力;二是政府要高度重視網(wǎng)絡信息安全保密設施的建設，首先政府機關要加大對電子檔案保密工作的資金投入，及時更新保密技術和設備，建立完善的病毒和黑客防御系統(tǒng)，不斷提高安全防護技術水平，包括計算機技術、網(wǎng)絡技術等;其次要采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技防設施與安全防護設施，對于要下載或使用涉密檔案的秘書工作人員，能夠監(jiān)控到其下載或使用路徑，全程嚴格監(jiān)控，如若發(fā)現(xiàn)連接外網(wǎng)域，能夠及時攔截并追蹤，保證政府保密文件不會泄露遺失。

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