論機關事業單位檔案管理的重要性

田增光

摘 要：本文從機關事業單位檔案管理的重要性展開分析，并以此為依據，提出建立完善的管理體制，提升管理效率、構建健全的信息化管理體系，創設良好檔案管理環境、強化檔案管理服務，提高利用價值、推進檔案管理數字化改革，建立數據庫的有效措施，旨在機關事業單位實際的檔案管理過程中，立足于實際情況，合理的利用現代化技術，促進機關事業單位的長遠發展。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;重要性;數字化改革

檔案管理是一項重點工作，具有周期性長且技術性很強的特點，是機關事業單位中的重點工作內容。在全新的歷史發展時期，機關事業的發展迎來了更多的發展機遇，檔案管理工作不斷深化?；诖吮尘跋拢霃母旧洗龠M改革工作的創新，就要在一定程度上推動檔案管理信息建設工作，但就實際情況進行分析，機關單位在進行檔案管理中具有信息化程度落后的情況，相關的管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，單位應當建立完善的管控制度，保證各項管理工作的順利落實，推動機關事業單位的戰略性發展。

1 機關事業單位檔案管理的重要性

1.1 為日常工作提供重要依據

在機關事業單位的實際發展過程中，合理的開展日常工作都需要將檔案信息管理作為基礎依據。也就是說，檔案管理能夠在一定程度上為機構單位的執行提供重要依據，在管理中含括著單位內部管控體制、人事管理記錄與發展。做好檔案信息管理工作，能夠為單位的重大經營決策提供相應的依據，還能夠深化內部改革體制。與此同時，在檔案信息中，含括著許多單位組織實踐工作，例如將實踐工作的信息反饋出來。例如，執行效果與執行要求，對于各項管理工作的開展具有重要的價值。基于此，能夠將單位內部體制中存在的缺陷表現出來，并進行及時的優化與調整[1]。

1.2 是促進內部控制制度改革的重要內容

要想從根本上順應時代的發展腳步，機關事業單位就要將重心放在內控制度的建設過程中。而檔案管理工作是促進單位長遠發展的重要內容，與單位內控制度的改革與發展有著直接的關系。首先，檔案中含括的信息比較豐富，能夠為機構單位實現內控制度的改革提供重要依據。與此同時，還能夠記載以往改革項目中的成果，管理人員可以從中積累經驗，并結合實際發展目標，制定明確的改革措施。

1.3 為文書資料管理工作創造內在條件

在機關事業單位的實際管理過程中，文書工作是最重要的組成部分，其實際的工作質量會受到檔案信息管理的影響，相關的管理人員應當將內部的各項工作信息進行整合，并逐步形成文書資料，逐步建立完善的檔案系統，對內部的數據與信息進行整合，還能夠開展系統性的管理工作。相互合作方式能夠保證檔案管理工作的高效性，還能夠有效提高機關單位的各項工作效率，進而推動機關事業單位的戰略性發展目標。

2 強化機關事業單位檔案管理的有效措施

2.1 建立完善的管理體制，提升管理效率

要想從根本上做好檔案管理工作，建立完善的內部控制制度，機關事業單位就要將管理體制的建設作為基礎目標，結合檔案管理的基本要求，建立完善的管控體制。首先，機關事業單位應當逐步強化管理人員的責任意識，將管理責任細化到每位員工中，逐步開展精細化管理。利用這種方式能夠從根本上端正檔案管理人員的工作態度，還能夠使全員都積極的參與到檔案信息管理中[2]。其次，單位應當逐步規范化各項經營管理工作，加強對工作的監督與約束，并將檔案管理工作落實到實際的工作中。最后，機關事業單位應當創新管控模式，定期對內部檔案管理情況進行分析，立足于實際情況，創新管理方式，有效提高檔案管理的效率。

2.2 構建健全的信息化管理體系，創設良好檔案管理環境

基于新時期背景下，信息技術的發展速度較快，并逐漸應用于各個領域中。基于此，機關事業單位應當更加注重檔案管控工作，利用先進的信息技術，與檔案管理工作的基本要求進行結合，在單位內部建立完善的信息化管理體系。其次，加強信息化管理軟件的研發工作，不僅能夠創設良好的檔案管理環境，還能夠有效提高檔案管理的效率。與此同時，在構建信息化管理系統的過程中，相關的管理人員要合理的借鑒企業的優秀管理經驗，結合內部檔案管理的實際要求，制定完善的信息化管理體系。另外，機關事業單位在實際的管理過程中，要結合市場環境的變化因素，定期更新與完善信息化管理體系，進而保證檔案管理工作的高效性與安全性[3]。

2.3 強化檔案管理服務，提高利用價值

在機關事業單位開展檔案管理的過程中，要將提高服務效率作為核心內容，相關的管理人員應當逐漸加大重視程度。機關事業單位應當在一定程度上轉變服務功能，并不斷更新檔案信息，還能夠保證檔案管理工作的全面性。其次，機關事業單位應當注重檔案信息的安全性，對檔案信息進行全面的進度跟蹤，避免因檔案管理工作出現問題，而出現檔案信息遺漏的問題。最后，機關事業單位應當更加注重檔案資源的開發，結合內部的服務工作，保證檔案信息數據資料能夠得到合理的利用。在實際的管理過程中，加強各個部門工作人員之間的交流與溝通，在加快信息數據傳遞速度的基礎上，將檔案信息的服務價值發揮到最大化。

2.4 推進檔案管理數字化改革，建立數據庫

在公路事業單位的實際管理過程中，應當建立數字化的管控平臺，其中常見的數字化技術含括了掃描技術、指紋認證技術數字加密技術等。在進行機關事業單位的檔案管理工作中，應當利用現代化的技術，將檔案轉換為數字化的信息形式。首先，在內部建立自動化檔案管理模式，不斷更新單位的檔案管理信息化工作。其中比較常見的數字化技術包括了電子標簽、自動檢索等方面的內容。而開展檔案管理自動化，主要含括了輸入關鍵詞進行自動搜索、自動篩選詞條的以及自動收集等方面的內容。只有從根本上構建數字化的檔案管理模式。才能夠利用數字技術進行單位的檔案管理工作，進而在一定程度上減少工作人員的工作壓力。建立數字化的檔案管理模式與傳統的管理模式存在較大差異，主要就是體系化的管理流程，其中含括了部門銜接一體化、文檔管理一體化等[4]。機關事業單位在建立檔案數據管理庫的過程中，相關的管理人員要根據循序漸進的工作模式，從低級到高級進行設置，并對檔案目錄及綜合數據庫進行集合形成?；诖?，建立完善的檔案管理模式。將數據集成技術作為基礎內容，不僅僅將檔案管理模式作為基礎內容，而是提高檔案信息的互動性，進而優化檔案管理的服務質量。

3 結束語

綜上所述，基于新時代背景下，機關事業單位應當逐步建立完善的內部管控制度，加強檔案管理工作，相關的工作人員要給予相應的重視，立足于實際情況，創新管控模式，進而實現機關事業單位的信息化、專業化檔案管理工作。另外，做好檔案管理工作，能夠逐步深化機關單位的改革，還能夠有效優化內部的管理環境，規范化各個環節的管控工作，進而有效提高檔案的管理價值。通過這種方式為機關事業單位創造出更高的經濟效益與社會效益，在激烈的市場競爭中占據有力地位。

參考文獻

[1]郭燕萍.事業單位檔案管理工作的優化路徑探討[J].智庫時代，2019（11）：66+92.

[2]陸紅.機關事業單位檔案優化管理的實施策略[J].辦公室業務，2019（03）：110.

[3]李峰.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].現代經濟信息，2018（24）：139.

[4]高鈺瑩.機關事業單位文書檔案管理探討[J].辦公室業務，2018（21）：82.