淺析提高事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

王傳霞

摘 要：為提高中國公共事業(yè)單位的管理效率和水平，并探索進(jìn)一步優(yōu)化公共事業(yè)單位檔案管理的具體途徑，本文將對(duì)公共機(jī)構(gòu)檔案管理的概念進(jìn)行系統(tǒng)的研究，并詳細(xì)介紹中國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題。最后，從提高管理水平，加強(qiáng)電算化建設(shè)，完善服務(wù)體系，引進(jìn)人才的角度出發(fā)，提出了優(yōu)化公共事業(yè)單位檔案管理的具體措施和意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;建議

近年來，中國經(jīng)濟(jì)市場體系的發(fā)展對(duì)公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。公共機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)管理模式無法滿足當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展要求。因此，中國正在大力發(fā)展自己的職業(yè)、單位改革，創(chuàng)新事業(yè)單位發(fā)展模式，促進(jìn)新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展。在公共機(jī)構(gòu)的管理中，文件管理通常不被人們重視。中國的檔案館主要是保存和管理檔案館的機(jī)構(gòu)，在日常工作中，他們對(duì)文件管理沒有足夠的重視。檔案的收集和處置沒有對(duì)檔案的管理進(jìn)行詳盡的調(diào)查，因此其功能沒有得到充分利用。因此，在新時(shí)期，中國檔案館必須優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理水平。

1 公共機(jī)構(gòu)管理概述

從文件管理的內(nèi)容出發(fā)，公共機(jī)構(gòu)最主要的作用是存檔和注冊(cè)相關(guān)的資料和商業(yè)條件，以便公司在需要查閱所需文件時(shí)可以快速找到它們。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也帶來了信息量的增加，因此文件管理的狀態(tài)更加突出和重要。但是，目前，中國大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的檔案管理普遍忽略了其重要性和管理上的延誤。我們必須開始優(yōu)化公共機(jī)構(gòu)的檔案管理，整合先進(jìn)的信息因素，并大力推進(jìn)檔案創(chuàng)新過程。

2 事業(yè)單位管理工作現(xiàn)狀

1）事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)度不夠。在事業(yè)單位中，總有一部分管理工作人員認(rèn)為，檔案管理只是一項(xiàng)補(bǔ)充性工作，不需要花費(fèi)太多的人力和物力，甚至認(rèn)為是一種不必要的浪費(fèi)，這是對(duì)檔案管理的應(yīng)用缺乏重視的典型表現(xiàn)，是極為錯(cuò)誤的管理觀念。管理理念的缺乏，直接造成相關(guān)管理制度落實(shí)不力，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作開展效果不佳。

2）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不完善。伴隨著我國信息技術(shù)手段的成熟，信息化已經(jīng)滲透到我國的各行各業(yè)，并且已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。但是，我國一些事業(yè)單位仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有將信息技術(shù)元素與檔案管理工作充分結(jié)合起來，因此，事業(yè)單位工作效率和成本控制上一直沒有較大的起色，還大大削弱了事業(yè)單位管理工作的監(jiān)督力度，造成了現(xiàn)在需要更高成本去換取管理模式的革新，這在一定程度上阻礙了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新進(jìn)程。

3）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平不高。我國事業(yè)單位的管理者在開展管理工作時(shí)的經(jīng)驗(yàn)積累還是比較豐富和扎實(shí)的，這對(duì)于事業(yè)單位的服務(wù)管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行起到了一定的推動(dòng)和促進(jìn)作用，但也有少數(shù)管理者專業(yè)水平和綜合職業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，事業(yè)單位管理人員的整體素質(zhì)還不夠高，工作能力水平參差不齊，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)制度還有待于研究。

3 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的策略

1）完善檔案管理制度。完整的文件管理系統(tǒng)是文件管理工作有序發(fā)展的重要保證。只有保證文件管理系統(tǒng)的規(guī)范和完善，才能有效地限制和管理文件管理工作，確保文件管理工作的有序開展。本項(xiàng)目的有序發(fā)展將提高文件管理的質(zhì)量和效率。因此，檔案館必須首先通過優(yōu)化檔案管理工作來優(yōu)化和完善檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)必須根據(jù)新時(shí)期的要求和發(fā)展趨勢(shì)來進(jìn)行。為了進(jìn)行改進(jìn)，有必要使檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，并促進(jìn)檔案的運(yùn)用。此外，完整的文件管理系統(tǒng)還必須限制人員。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)明確員工的職能和要求，為員工提出各種規(guī)格要求，規(guī)范檔案管理流程和工作激勵(lì)機(jī)制，并進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督，以此監(jiān)督和激勵(lì)員工提高工作效率和質(zhì)量。

2）文件管理的創(chuàng)新方法。隨著中國信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，中國進(jìn)入了信息社會(huì)。在這種背景下，中國的檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)與文件管理的集成已成為一種必然趨勢(shì)。因此，我國檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新管理方式和方法，加強(qiáng)信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用，并利用先進(jìn)的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)來收集、整理和運(yùn)用檔案。這樣可以最大程度提高文件管理的效率，減少錯(cuò)誤的發(fā)生，提高文件管理信息的水平，并為以后的文件應(yīng)用提供更多的便利。

此外，應(yīng)進(jìn)一步討論公共機(jī)構(gòu)的檔案和材料的公共交流的范圍和方法。應(yīng)與政府有關(guān)部門建立有效的聯(lián)系，并明確規(guī)定自由交流的范圍，并且共享手段必須符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的形式，并以促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步為目的的實(shí)際實(shí)施。

3）提高管理人員的素質(zhì)。在信息技術(shù)的背景下，還必須通過信息技術(shù)來改善文件管理，因此，各種信息技術(shù)的應(yīng)用是必不可少的，這要求管理者必須具有相應(yīng)級(jí)別的信息技術(shù)應(yīng)用。必須熟練地運(yùn)用各種信息技術(shù)和先進(jìn)的信息系統(tǒng)來進(jìn)行文件管理工作，并改變傳統(tǒng)的文件管理工作理念和方法。因此，檔案館必須對(duì)行政人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高其業(yè)務(wù)能力和信息水平，并促進(jìn)信息時(shí)代文件管理的發(fā)展。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)為工作人員提供定期的交流和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，管理人員還應(yīng)該具有相當(dāng)大的信息技術(shù)操作能力。在文件管理中，有效使用信息技術(shù)可以簡化管理過程，避免重復(fù)工作并減少主觀認(rèn)知錯(cuò)誤。只有順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的工作方式，才能真正促進(jìn)我們自身和團(tuán)結(jié)的發(fā)展。

4）強(qiáng)調(diào)公共機(jī)構(gòu)管理理念的實(shí)時(shí)創(chuàng)新。公共機(jī)構(gòu)開展檔案管理工作時(shí)，必須及時(shí)改變思想觀念，引起領(lǐng)導(dǎo)和員工的重視。領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)將這項(xiàng)工作放在議程上，并及時(shí)更新，適用正確的方式解決實(shí)際工作中的各種問題，并在促進(jìn)公共機(jī)構(gòu)發(fā)展的廣告中發(fā)揮良好作用。通過管理觀念的改革，可以創(chuàng)造高質(zhì)量的工作環(huán)境，使領(lǐng)導(dǎo)者具有科學(xué)的發(fā)展意識(shí)并做出適當(dāng)?shù)臎Q策。無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層人員，他們都應(yīng)重視信息資源在檔案管理中的整合，從而為公共機(jī)構(gòu)的決策提供有效支持，確保數(shù)據(jù)和信息的安全。相關(guān)信息更加準(zhǔn)確可靠，通常需要付出更多的努力來確保這項(xiàng)工作可以達(dá)到基本的效果。

5）轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)。增強(qiáng)文件管理級(jí)別的第一件事是改變文件管理的管理意識(shí)。有必要提高公共機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度，加大對(duì)檔案管理的支持力度，加大資金傾斜度，以加強(qiáng)對(duì)各類管理隊(duì)伍的獲取。文件管理，提高了文件管理的自動(dòng)化水平。同時(shí)也有必要加深對(duì)檔案管理中足夠人員的理解，清楚地了解檔案管理在公共機(jī)構(gòu)中的重要作用，以便檔案管理者能夠充分執(zhí)行相應(yīng)的工作，盡責(zé)而謹(jǐn)慎。還應(yīng)改變檔案管理人員的工作意識(shí)，樹立創(chuàng)新思維，以不斷創(chuàng)新檔案管理方法和工作方法，提高檔案管理工作水平和效率。對(duì)于文件管理過程中的一些問題，必須及時(shí)采取有效的解決方案，以確保文件管理能夠不斷提高，并保證文件管理的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理部門是我國主要的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理也是檔案日常工作的內(nèi)容，因此，檔案管理水平將直接影響到日常工作。中國傳統(tǒng)檔案的管理仍然存在許多空白。文件管理中的信息級(jí)別不高，其工作級(jí)別也相對(duì)較低。這就要求檔案館優(yōu)化檔案管理，使檔案管理適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。

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