醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新探微

劉琳

摘 要：在醫(yī)院檔案管理工作中還存在不少的問題，如現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)這樣的問題不是一朝一夕就能改變的，因此在以后的工作中要不斷結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷改進(jìn)當(dāng)下管理態(tài)度和模式，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的能力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理工作;現(xiàn)狀問題;創(chuàng)新措施

在醫(yī)院的管理過程中，應(yīng)重點(diǎn)優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，將合理有效的方式和手段運(yùn)用到管理當(dāng)中，結(jié)合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的管理，綜合提升醫(yī)院的服務(wù)水平和綜合實(shí)力。

1 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的背景

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中各個方面的資料和資源的記錄，具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性，是醫(yī)院未來發(fā)展的根基和理論依據(jù)，屬于高價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，是可以當(dāng)做歷史憑證進(jìn)行存在的，具有很高的參考價(jià)值。因此，保證檔案管理質(zhì)量可以有效地提升領(lǐng)導(dǎo)層面的決策力，達(dá)到資源共享，提升醫(yī)院的生產(chǎn)效率。優(yōu)化醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，可以將信息資源共享，將優(yōu)質(zhì)的素材進(jìn)行文本創(chuàng)建，將宣傳片進(jìn)行播放，可以為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療參考數(shù)據(jù)。隨著人們生活水平的不斷提高，對健康的意識不斷加深，因此，人們在選擇醫(yī)院的過程中更注重優(yōu)質(zhì)、服務(wù)好的醫(yī)院，因此醫(yī)院要不斷優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，為提供更好的服務(wù)做努力。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理制度和責(zé)任機(jī)制落后

隨著中國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國當(dāng)下醫(yī)療科學(xué)技術(shù)有了飛速的發(fā)展，先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備不斷增加，醫(yī)療技術(shù)在不斷進(jìn)步，但是因?yàn)楫?dāng)下醫(yī)院內(nèi)部管理制度和責(zé)任機(jī)制沒有及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和更新，導(dǎo)致近幾年有很多優(yōu)秀的醫(yī)療科研成果被忽視，還有部分醫(yī)療科研成果的記錄工作重點(diǎn)不突出，檔案資料中的文字內(nèi)容和數(shù)據(jù)都存在一定的紕漏，嚴(yán)重影響了醫(yī)院內(nèi)部優(yōu)秀醫(yī)療資料的應(yīng)用價(jià)值。不僅如此，因?yàn)楫?dāng)下部分醫(yī)院中還是以傳統(tǒng)的文字檢索方式為主，導(dǎo)致檢索、查找工作效率慢。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理模式影響工作效率

雖然近幾年我國醫(yī)院越來越重視現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，但是醫(yī)院依然沒有根據(jù)當(dāng)下工作的實(shí)際情況建立合理的管理模式。目前部分醫(yī)療資料還是采用紙質(zhì)方式保存，未及時(shí)將過去的檔案資料進(jìn)行電子化，這些珍貴的醫(yī)療檔案資料如果因?yàn)橐馔庠斐蓳p壞或丟失，那么必然會出現(xiàn)不可挽回的后果。

2.3 檔案管理部門混亂

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院不論是部門還是機(jī)制都發(fā)生了很大的變化，但是當(dāng)下部分檔案還是由不同的管理部門分開管理，導(dǎo)致檔案管理工作無法針對醫(yī)院檔案進(jìn)行整體的管理，浪費(fèi)了大量的人力和物力，嚴(yán)重影響了整個檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

2.4 未充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

因?yàn)闄n案管理工作不同于其他工作，不能直接為醫(yī)院或者個人帶來效益，因此醫(yī)院對檔案管理工作有一定的忽視，造成檔案管理工作發(fā)展速度緩慢，沒有良好的進(jìn)展。但是檔案資料的管理是為了利用和以后醫(yī)療工作改進(jìn)做基礎(chǔ)的，檔案管理工作效率的提升可以為當(dāng)下的醫(yī)療工作提供更多更有意義的醫(yī)療資料，因此在以后的工作中要充分重視檔案管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)療資料的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性

與醫(yī)院中其他的工作不同，檔案管理工作不能直接為醫(yī)院或者個人帶來效益，導(dǎo)致在當(dāng)下醫(yī)院中檔案管理工作人員對檔案管理工作產(chǎn)生了一定的誤解，認(rèn)為其不重要，沒必要花費(fèi)過多的經(jīng)歷，導(dǎo)致對檔案管理工作有一定的忽視，造成檔案管理工作發(fā)展速度緩慢，影響了人們的檔案查閱環(huán)境。但其實(shí)檔案資料的管理是具有很高的利用價(jià)值的，可以為以后醫(yī)療工作改進(jìn)奠定基礎(chǔ)，檔案管理工作效率的提升可以為當(dāng)下的醫(yī)療工作提供更多更有意義的醫(yī)療資料。因此在以后的工作中要教育各檔案管理工作人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不定期為其開展相關(guān)方案的培訓(xùn)，從而養(yǎng)成其高質(zhì)量完成工作的

意識。

3.2 建立完善的管理制度和責(zé)任機(jī)制

要想提高檔案管理的工作效率，首先要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的管理制度和責(zé)任機(jī)制，保證整個醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的高效率進(jìn)行。在建立管理制度的過程中，需要為當(dāng)下的檔案管理工作人員建立完善的工作流程，讓其工作可以有方法可以遵循;其次要建立完善的責(zé)任機(jī)制，保證檔案管理工作可以有專人進(jìn)行管理，即使在工作中出現(xiàn)了問題也可以及時(shí)追責(zé)到個人，這樣在工作中工作人員會更加具有責(zé)任心。對于當(dāng)下已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的管理制度要及時(shí)予以增刪，根據(jù)醫(yī)院的進(jìn)步和發(fā)展不斷改進(jìn)當(dāng)下的工作制度。

3.3 融入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

在以后的工作重要增強(qiáng)創(chuàng)新意識，不斷將當(dāng)下先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入到當(dāng)下的檔案管理工作中。比如，醫(yī)院檔案管理部門可以成立微信公眾號，想要前來查閱資料的可以通過手機(jī)APP預(yù)約，在受到預(yù)約通知以后，管理人員可以提前為其準(zhǔn)備相關(guān)的查閱資料，從而提高其查閱體驗(yàn)。在檔案管理工作中還可以利用檔案管理軟件在計(jì)算機(jī)上建立云數(shù)據(jù)庫，將當(dāng)下的檔案數(shù)據(jù)全部輸入到計(jì)算機(jī)中，并做好備份，查閱的人可以直接在電子閱覽室中通過計(jì)算機(jī)查找想了解的資料，這樣不僅可以防止因?yàn)槲谋緭p失造成的資料損傷，還可以提高檔案閱覽效率，同樣的內(nèi)容可以同時(shí)供多人瀏覽。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作

檔案管理人員培訓(xùn)主要從兩方面進(jìn)行，即專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)兩方面。專業(yè)技能指的是工作人員檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提高，職業(yè)素養(yǎng)指的是其負(fù)責(zé)任的態(tài)度和服務(wù)意識。因此在以后的工作中各個檔案管理的工作人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，對于前來查閱資料的人要予以熱情的反饋，努力改變當(dāng)下“無所作為”的工作態(tài)度。檔案資料本身就是具有高利用價(jià)值的資料，如果對其合理利用不光可以起到良好的宣傳效果，而且還可以為當(dāng)下的醫(yī)療工作人員提供一定的借鑒，促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。因此醫(yī)院要加強(qiáng)相關(guān)方面的人員培訓(xùn)，各個工作人員要充分重視起對檔資料的利用價(jià)值，通過改善服務(wù)態(tài)度吸引更多的人前來查閱相關(guān)檔案資料，為查閱資料的人提供更好的環(huán)境。

3.5 加大檔案管理財(cái)力投入

任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開財(cái)政資金的投入。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理所需要的硬件軟件設(shè)施納入財(cái)政預(yù)算，將檔案室的建設(shè)納入醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，按照綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到庫房、閱檔、辦公三分開，檔案庫房安裝中央空調(diào)、防光窗簾，配備除濕機(jī)、吸塵器、滅火器、溫濕度計(jì)等，密集架內(nèi)定期放置防霉劑、防蟲劑，做到“八防”防護(hù)措施，配備信息化軟件系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

綜上所述，對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠使醫(yī)院的文化得到有效的傳承和積累。完整的醫(yī)院檔案可以積極地推動醫(yī)院歷史的發(fā)展。醫(yī)院檔案不僅能夠使醫(yī)院的文化內(nèi)涵得到體現(xiàn)，而且能夠使醫(yī)院內(nèi)部的文化建設(shè)變得更加豐富。

參考文獻(xiàn)

[1]王蘇軍，陳清云，蓋峻梅.基于大數(shù)據(jù)背景的醫(yī)院檔案工作探析[J].檔案與建設(shè)，2019，367（7）：56.

[2]耿閎，張莉，龍成斌.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（8）：1026.

[3]蔡晶.淺談醫(yī)院檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（8）：47.