淺議科技檔案管理工作的重要性

羅云?鄧天梅

摘 要：本人首先概述了檔案管理工作的重要性，進一步闡述了建設工程中檔案管理工作的重要性：工程檔案是建設工程的重要組成部分，工程檔案是建設工程質(zhì)量的直接反映，最后指出了檔案管理的重要目的在于檔案的利用，加強和重視檔案基礎管理，把死檔案變成活檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理;重要性;利用;組成部分

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑據(jù)，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。因此做好檔案管理工作，對于單位的管理與發(fā)展具有十分重要的意義。習近平總書記在中國共產(chǎn)黨第十八屆中央紀律檢查委員會第二次會議上強調(diào)，在工作中要以踏石留印、抓鐵有痕的勁頭抓作風，檔案管理工作在日常工作中的重要性凸顯。

1 檔案管理的重要性

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對于研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手的資料，是進行科學分析、揚長避短，制定發(fā)展方向的真實依據(jù)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，檔案管理成果同單位經(jīng)營管理有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著本單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，不斷提升單位在經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

2 建設工程中檔案管理工作的重要性

建設工程由若干個不同的部分所組成，所以這項工程的完成是需要一個較長的周期才能得以實現(xiàn)。工程檔案在這個較長的周期內(nèi)真實的記錄下了工程建設過程中的每個環(huán)節(jié)，并實現(xiàn)了很好的鏈接，同時為以后工程建設留下了珍貴的資料。建設工程從立項、招投標、勘測、設計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化、到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。工程檔案不僅把這個過程真實地記錄下來，把這個過程完整地鏈接起來了，也把這個過程作為歷史記憶長久保留了下來。所以在工程建設過程中要提高工程檔案管理的質(zhì)量，使工程檔案資料準確、完整，做為驗收工作的一部分，要求工程檔案的記錄工作需要與工程同步進行，這樣更有利于工程檔案資料的整理和規(guī)范，為工程檔案管理工作的開展奠定良好基礎。

2.1 工程檔案是建設工程的重要組成部分

工程檔案在工程開始立項審批時就已開始進行檔案記錄。所以在一項工程開工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設是不可分的，這部分文件材料做為工程檔案的一部分而進行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，如在前期建筑工程所需要的材料方面，對這些材料的質(zhì)量把好關是至關重要的，對工程中所需要的材料在進場時除了有出廠合格證以外，還要進行相關的檢驗，通過對材料的各種性能進行檢測，從而保證材料的質(zhì)量，這部分檢測文件對工程是十分重要的依據(jù)。同時在材料使用過程的配比，用量等也有監(jiān)督和檢測記錄，可以說這些記錄貫穿于建筑工程的始終，對工程質(zhì)量的管理起著重要的作用。

2.2 工程檔案是建設工程質(zhì)量的直接反映

現(xiàn)代建設工程質(zhì)量有了嚴格的定義，即建設工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質(zhì)量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經(jīng)驗模式上升到以數(shù)據(jù)和目前狀況圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設工程質(zhì)量的評價就不現(xiàn)是以到工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質(zhì)量，我們應以建設工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質(zhì)量。

工程檔案不僅可以直接反映工程的質(zhì)量，還可以間接的反映隱蔽工程的質(zhì)量。在工程建設中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對這部分隱蔽工程的質(zhì)量我們是無法直觀看到的，所以只有通過照片、錄像及現(xiàn)場記錄等內(nèi)容即工程檔案的記錄來對工程質(zhì)量進行評價，針對這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無可替代的。

工程檔案管理作為工程的重要一部分，工程檔案管理的好壞，直接反映了管理人員的素質(zhì)情況和工程的質(zhì)量情況，一般情況下，某項工程如果想在日后參評各項獎項活動時，首抓的就是工程的檔案管理，并盡可能做到檔案管理的真實完整性，認真、細致、精準的工程檔案管理收集和編制工作才能保證檔案的精度，反映出工程的優(yōu)質(zhì)

可靠。

隨著城市發(fā)展的加快及國家對基礎建設設施的大力投入，工程建設進入了快速發(fā)展時期，建設市場的競爭越演愈烈，在這激烈的市場競爭環(huán)境下，建筑工程的質(zhì)量至關重要，一項工程質(zhì)量的好壞直接關系著工程的安全及企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，但工程質(zhì)量制約的關鍵是工程檔案管理工作，提高各方面管理人員的檔案管理意識，是提高工程質(zhì)量的重要手段。對于工程檔案管理，我們以眾多的建設工程質(zhì)量事故為教訓，以我們加強工程檔案管理的經(jīng)驗和成果為動力，以高度地責任感和緊迫感來推進工程檔案管理工作，為提高建設工程質(zhì)量，確保人民生命財產(chǎn)安全，建設社會主義和諧社會做出切實的努力。

3 檔案管理的重要目的在于檔案的利用

檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會發(fā)展又快又好的一項基礎性工作，對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源，要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強和重視檔案基礎管理，把死檔案變成活檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務。

參考文獻

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