新時期醫院檔案工作規范化管理探索

張新云

摘 要：醫院檔案能夠反映醫院的發展歷史，為醫院各項醫療工作提供有力服務，是醫院檔案的重要組成部分，因此，醫院必須要重視文書檔案管理工作。隨著現代信息技術的不斷發展，對檔案管理水平的要求也越來越高，醫院在文書檔案管理工作中也出現了各種問題。本文試對醫院文書檔案管理過程中存在的問題進行分析，并提出解決對策，以改進文書檔案管理工作質量，提升醫院檔案管理的整體水平。

關鍵詞：醫院;檔案管理;問題;對策

檔案是醫院管理的一個分支，其管理內容更復雜，涉及收集、書寫、管理和存儲等多個方面。在具體的醫院管理中，應重視對檔案的規范化管理。從信息化技術的實現，管理人員培訓，管理內容細節的掌握等方面入手。下文我們將對檔案現階段管理的問題進行闡述，并對醫院檔案的規范化策略進行闡述。

1 醫院檔案管理問題

1.1 檔案管理設備設施不完備

由于醫院對檔案管理工作所需資金投入不夠，導致醫院檔案管理基礎設施配備不齊，配置較為落后。例如，檔案室使用的安裝了檔案管理系統的電腦主機里，有幾臺已經用了10年左右，處理器運行緩慢，經常出現死機問題。檔案電子化需要的高速掃描還沒有購置齊全。檔案庫房沒有添置配備比較先進的溫濕調節器、保溫柜等。設備配置設施的老化和落后，也降低了醫院檔案工作的效率[1]。

1.2 檔案管理重視程度不足

檔案管理不同于臨床疾病治療和手術，受到薪資待遇和工作性質的影響。檔案管理人員的工作積極性不高，在工作中容易出現疏忽。雖然現代醫院始終在強調人性化管理，但是大型醫院的文書檔案管理工作復雜，缺乏執行力度強調管理方案很容易導致管理失誤。

1.3 檔案電子化建設滯后

首先，醫院目前的辦公室公文處理工作已經實現了電子化管理，公文處理人員可以在云之家平臺上進行公文處理工作。但是，綜合檔案室的電子化建設進程還相對滯后。因此，也造成了查閱利用文書檔案時，還是得依靠現有的檔案管理系統查出文件檔號，并找出紙質檔案來復印。當迎接大型檢查時，如果遇到需要查閱利用大批量的文件，要提供復印紙質檔案，還要提供掃描件的情況，傳統的紙質檔案就很難及時滿足查閱利用需求。其次，醫院目前還沒有建立電子檔案工作流程及歸檔制度。檔案工作人員只是通過檔案培訓了解電子檔案的相關知識，只對重要的紙質檔案進行了部分備份[2]。備份所使用的移動硬盤和光盤等存儲設備也沒有進行專業的殺毒。檔案工作人員對電子檔案安全防護問題的認知還不足。這就會導致在電子檔案的存檔管理過程中出現許多安全漏洞問題。

1.4 文件資料收集工作不規范

在傳統的紙質檔案處理上，由于醫院辦公室的公文處理人員為兼職檔案員，檔案管理意識較差，在文件處理的過程中容易出現以下問題。首先，公文處理人員在印發院內文件時，往往會出現文件缺失、失真以及制文時間不連貫等問題。其次，許多重要的上級批復、表彰、下撥經費等文件不注意原件的收集保存，往往只保存復印件。再次，存在請示批復文件處理不當的問題。在接收到上級部門發來的關于同一個問題的請示批復文件時，公文處理人員往往將請示文件作為主文件，批示文件作為附件來處理，沒有意識到有事件處理結果的批示才是首要應該處理的文件。由于不注意批復的處理，也會出現只保留了請示文件，沒有保存批復文件，致使重要的批復文件缺失的情況[3]。

2 醫院檔案規范化管理對策

2.1 實現公文管理全過程的規范化

醫院文書檔案管理主要是涉及行政管理部門，因此要以行政文書的要求進行書寫，從根本上保證其規范化。首先，對公文用紙和內容進行明確規定，必須使用GB/T148-1997中規定的公文紙張大小，型號為A4，按照公文內容標準書寫，抄寫日期，格式必須正確。不得使用自由文體，字跡要清晰，簽字必須使用黑色簽字筆，盡量減少批注內容。其次，以此為基礎，在醫院內部進行核查，統一醫院文書檔案標準，要求統一立卷，以國家對機關文件材料的規定為依托，堅持“以我為主”的文書檔案立卷歸檔原則，使醫院文書檔案能夠及時，準確的歸檔。這一過程要涉文書檔案的收集、鑒定、編撰和保存等過程，要遵循其形成規則，收集可以以年為單位。做到專項任務專人負責，做好目錄的索引，內容的索引工作。操作技術以往具有多樣性特征，要求當代醫院對文書檔案操作技術進行統一，按照規范化的方式將其封卷。現代信息技術的應用是值得提倡的，但要經過部門的同意，要做到標準統一且所有人了解，嚴格來執行。另外，對醫院文書檔案的后期使用也要規范化，最關鍵的因素就是保密，提高操作者的綜合素質，包括從收集整理，到立卷再到歸檔的全過程，要求其掌握每一道程序，并且了解相關部門對于醫院的檔案使用制度，并嚴格執行[4]。定期對醫院文書檔案管理人員進行培訓，提高綜合素養，促進文書檔案管理的規范化。

2.2 配備配齊檔案管理設備設施

為了檔案信息化建設的順利開展，滿足當前文書檔案工作的需求，醫院要對檔案管理工作投入更多資金，添加購置新式的設備設施，如計算機、高速掃描機、光盤刻錄機等。其次，醫院要購買檔案信息化所需的軟件、殺毒工具和加密狗等，建立穩定的數據庫和安全的檔案局域網。再次，醫院要升級改造檔案庫房，購置庫房所需的溫濕調節器、保溫柜等設備。以上措施，能夠為文書檔案歸檔工作中提供所需要的高新設備與技術保障，保證檔案信息的安全性，提高文書檔案管理工作效率。

2.3 加快文書檔案電子化建設進程

醫院綜合檔案室的檔案管理系統要與醫院云之家公文處理平臺相結合，使云之家平臺處理完畢的電子文件，能夠在導入檔案管理系統后，自動生成和保存成文書檔案，使辦公和檔案電子化能夠同步進行[5]。同時，檔案室工作人員要逐步掃描歷年的紙質文書檔案，使之數字化，轉化成電子文件形式，掛接檔案管理系統統一管理。現有文件處理和歷年檔案同時進行信息化處理，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）進行管理。醫院要建立穩定的檔案數據庫及安全的檔案局域網，保障檔案電子化工作的安全，加快文書檔案電子化建設進程，為醫院其他各部門的檔案查詢、借閱利用工作提供更多的檔案資源和更優質的服務。

2.4 改進文書檔案收集方式

醫院綜合檔案室的檔案工作人員要加強對文書檔案收集工作的調查，加強與院辦公文處理人員的聯系溝通，定期對文件資料進行收集歸檔，深入了解文件資料的連續性及真實性，在文件處理和收集的過程中加以指導，避免出現文件資料收集不完整、不真實的情況。

3 結束語

隨著信息化社會的發展和醫療改革工作的不斷推進，對醫院檔案管理工作的要求也在逐年提高。加強醫院文書檔案管理，能夠更好的提高工作質量，為醫療建設提供服務。檔案工作人員必須順應時代要求，針對醫院檔案管理中存在的諸多問題，包括并不僅限于文書檔案的問題，找出應對策略和措施來加以解決。與時俱進，為醫院的發展建設發揮最大的作用。

參考文獻

[1]周苑琳.醫院基建檔案歸檔中存在的問題及對策[J].城建檔案，2017（03）：60-62.

[2]陳嬌玲.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].蘭臺內外，2019（17）：26-27.

[3]張雪.事業單位檔案信息化分析[J].蘭臺內外，2019（18）：25-26.

[4]馬惠君，胡振堂.淺議被轉發文在文書檔案管理中的處置方法[J].機電兵船檔案，2018（5）.

[5]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2017（2）.