關于提升醫院文書檔案質量管理分析

田寶穎

摘 要：提高醫院文書資料質量管理，有利于提高醫院常規管理的精細化、標準化程度。文章首先介紹了形勢下醫院文書資料保管質量標準，然后詳細闡述了諸多策略以提高醫院文書資料質量管理效果及效率。

關鍵詞：醫院;文書檔案;質量標準;管理策略

醫院文檔基本上包含了人事、基建、科研、財會、醫務、黨務以及裝備等整體性文件信息，是在醫院常規行政管理階段出現的具備保存意義的、一般由通用文書轉變形成的那一部分文檔的習慣稱謂。伴隨國內醫療衛生行業變革的深入進行，對醫院管控效率及效果提出了諸多要求。經過提高醫院文檔質量保管，突出文檔在醫院常規管理方面的價值作用，對提高醫院日常經營實效都有顯著的現實作用。

1 新形式下醫院文書資料保管質量標準

1）真實性。醫院文書檔案是關鍵的參考資料及使用依據，保證其內容的真實與資料的齊全性，同樣是文檔高性能管理的關鍵表現。

醫院文檔中包含很多保密內容，如醫療工作者的人事資料，特別是伴隨信息技術的進步，醫院文檔保管受到的非傳統安全環境威脅增加，像黑客、病毒、電子數字遺失等等，加強醫院文檔保密同樣是醫院文檔保管質量的關鍵內容及構成部分。比如文檔的初始性，文書紙質資料一經形成，其所包含的資料內容就不會改變，經過電子數字系統掃描紙質文件內的信息內容，然后錄入進文書檔案信息庫。這一過程，數字資料由于極易受到源于外部因素影響而損壞其完整性，造成數字丟失或是內容失真。為此，評定高性能的醫院文檔保管的標準之一就是保證其內容資料的真實性、精準性。

2）規范性。醫院文檔規范化管理，注重在管理環節遵守已發布實行的檔案管理體系與規范性需求，保證醫院文檔保管的合法性。

醫院文檔的確定、立卷、整理、保存、查找、應用、銷毀等均要根據醫院文檔每個業務程序，保證其規范性。比如，醫院文書素材確定，不僅要做好檔案真假與價值的鑒定，且根據鑒定結果對其分類出永久、30年、10年多類期限;再者，文檔編目，就要嚴格根據相關要求，以件為單位，對其實施著錄、標引、組織及編制目錄等。嚴格落實文檔保管標準， 方可保證鑒定結果的準確性、立卷的科學規范、信息應收盡收，為后續的保管及應用奠定基礎。

2 醫院文檔質量管控中常見的不足

1）對文檔管理缺少重視。文檔僅僅是醫院許多檔案類型中的一種，有的醫院只關注和患者相關的業務文檔，針對文檔缺少重視，所以存在疏于管理的情況。檔案管理在很大程度上可以體現醫院管理能力，有的醫院從頂層領導開始就未將文檔管理與檔案部門的創建置于關鍵位置，所以針對檔案部門的投資不夠，年預算中常常將檔案建設與需求置于最后。而部分醫院因為客觀條件制約，出現了保存文檔空間不足的現象，一些存放文檔的場所甚至產生潮濕、偏僻等問題，這無法保障文檔安全性。

2）文檔管理體系不完善。醫院文檔保管體系建立不能緊跟醫院發展步伐。有些醫院的部門在收到上級發來的文件和其他檔案信息時，無法進行及時歸檔，而且有時為了便于查詢使用，就放在本科室中，沒有根據檔案管理的各項規定處理。醫院自身的檔案管理體系不完善將造成文檔的散亂、遺失。

3）文檔管理數字化程度較低。以往的文檔均是紙質資料，而且在查詢時采取的是手工翻找，這種方法效率不高，還占用了員工。盡管伴隨信息系統的進步，許多醫院都開始使用現代化信息方式保管文檔，但是，原來存儲的紙質文檔依舊未全部影像化轉變成電子文檔，在許多查找時依舊需要使用諸多人力，并且迅速遲緩、效率不高。另外，有些醫院的文檔保管設施還沒有到位，檔案的數字化發展程度

不高。

3 新形勢下提高醫院文檔保管質量的策略

伴隨醫院文檔在常規管理方面的關鍵性逐漸顯現，提高醫院文檔質量保管要牢牢形成全生命周期觀念，由前端的文件產生、中端的文檔采集至終端的文檔保管應用等，整個過程嚴格控制質量。還要求文檔從業人員形成質量意識，遵循文檔保管的標準及規定。

1）提升文檔保管質量理念。醫院文檔保管質量要求對以往的文檔保管有了較高要求，各個檔案從業者與醫院領導均要注重文檔質量管控。其中，檔案人員應形成質量第一的思想，從文檔立卷、采集、歸檔、管理與銷毀等整個生命周期的各個環節均要重視質量，根據各項標準及要求，提高文檔質量保管程度[1]。另外，對于在醫院中要定時組織參加文檔管理任務的各業務部門員工，重點是文書起草、采集、保管等員工，應該全面宣傳推廣《檔案法》、《保密法》以及《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等，特別是文檔質量管理中的要求及標準的宣傳與推廣，真正將質量意識融入文檔管理的整個過程。另外，醫院管理人員，特別是分管文檔任務的領導，應高度注重文檔質量，將之融入醫院整個管理計劃內，提高文檔保管的質量標準及要求。比如，把文檔質量保管作為評估、考核醫院文檔業務的一個關鍵內容，視為科室、醫務工作者評先評優的關鍵內容。健全醫院文檔質量保管制度體系，積極推行“三納入”、“四同步”文檔保管機制，保證文檔保管的規范、真實與標準。

2）大力保證醫院文檔管理效果。按照醫院文檔管理需求，加強醫院文檔保管效果的財力、人力以及物力的投放力度。首先，結合醫院文檔管理總量與質量，加強文檔人員人才的引入力度。在各業務部門安排一名專業的文檔兼職員工，專職負責采集文檔信息，特別是早期文檔性能的把關，嚴格把好文檔采集的入口價值關。其次，要加強文檔保管所需的儀器、設施的投資力度，添加計算機、掃描機、數碼照相機等文檔數字化管理所需要的儀器設施，改進醫院文檔管理區域的環境創建[2]。另外，加速文檔保管的數字化、信息化進度，基于現代信息系統保證文檔保管的規范化、制度化。創建文檔信息庫，提高文檔管理的智能化水平。強化文書檔案保管系統的定時殺毒與系統升級，優化文檔管理平臺功能。根據醫院文檔管理任務，發布相關的管理機制，嚴格落實文檔保管流程標準及規范要求。

3）做好文書素材采集。文書處置在醫院行政管理階段占據了非常關鍵的地位。其中，作為文書處置關鍵構成部分的文書素材的采集、整理、立卷效果又直接關系醫院文檔質量管控的效果。由此，要從前端注重文書素材的采集，嚴格控制質量。由文書起草、裝訂，文種挑選，正件、附件的完整性等方面，保證文書素材采集的齊全性、準確性，為后續立卷入檔打好基礎，從根源保證文檔歸檔效果。

4）強化歸檔引導協調。醫院文檔管理中心要借助其專業優勢強化業務引導，協調辦公室、人事部門等做好立卷引導、前延文檔質量控制管口，提高全院文檔控制的質量及水平。另外，要重視文檔的后續應用質量[3]。長時間以來，文檔管理中心處在“自我封閉”狀態下，造成文檔產生“信息孤島”情況，通常是檔案應用者和檔案管理人員之間出現信息不對稱情況，檔案應用者所需什么，就為他們提供對應的文檔信息，各部門“交什么”，文檔保管中心便“收什么”，文檔質量管控的被動性比較明顯。

4 結束語

綜上所述，醫院文檔質量管控是醫院檔案保管的關鍵構成部分，還是體現醫院行政管理質量的核心標準。作為文檔從業人員，應嚴格掌握文檔質量的精準、標準、規范等原則，不斷提高醫院文檔質量管控效果。

參考文獻

[1]張娜.提升醫院文書檔案質量管理論述[J].蘭臺內外，2019（33）：

56-57.

[2]葛成霞.醫院文書檔案質量管理PDCA理論應用研究[J].蘭臺內外，2019（20）：59-60.

[3]劉敏.新時期提升醫院文書檔案管理質量研究[J].蘭臺內外，2019（15）：71-72.