檔案管理存在的常見問題和對策

童旭艷

摘 要：新時代的到來，提高對企業發展的要求，促進檔案管理工作開展。企業檔案不僅記載其發展歷程，同時記錄對企業發展影響重大的信息。文章以檔案管理工作為研究對象，通過對企業檔案管理中常見問題的問題，提出幾點建議，希望對企業發展提供幫助。

關鍵詞：檔案管理;常見;問題;對策

檔案管理工作，是企業運行重要組成部分，對企業經濟效益提升起到關鍵作用。由于這樣那樣的原因，導致檔案管理中出現一些不足，影響工作開展。為了解決檔案管理工作中的常見問題，提高企業經濟效益，對此進行分析。

1 檔案管理中常見問題

1.1 管理制度有待完善

檔案管理工作，主要是企業運行中產生的數據、信息等進行管理，為后續工作開展提供信息支持。在實際工作中發現檔案管理工作存在一些弊端，規章制度不完善，無法保證工作順利開展。新時代的到來，提高對企業發展的要求，增加對檔案信息管理的重視。傳統管理方式與方法已經無法滿足現代企業發展需求，無法展示檔案管理工作的重要意義。除此之外，實際工作中，發現部分人員對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案信息丟失或者損壞，嚴重影響企業運行。

1.2 管理模式落后

科學管理模式，是提高企業檔案管理工作有效措施。電子信息管理模式已經成為當前企業檔案管理的重要手段之一，但是大部分企業都沒有意識到電子化管理模式，仍采用紙質方式進行信息管理。此外，有部分企業雖然使用電子方式進行檔案管理，但是管理不到位，并沒有展示出檔案管理的重要性。在后續管理工作中，需要工作人員不斷創新與優化，以此提升檔案管理工作質量，為企業提供強有力的支撐。

1.3 重視程度不夠

經濟高速發展下，我國企業更是將重心放在提高企業經濟利益上，忽略檔案管理重要性。檔案管理工作作為企業的核心部分，涉及企業運行機密與重要信息，具有為企業發展提供依據的作用[1]。但是部分單位并沒有對檔案管理工作進行完善或者創新，直接對企業健康發展產生消極影響。

1.4 檔案管理人員素質有待提高

在企業檔案管理部門發現管理人員素質是企業管理中面對最大的問題，如何提高管理人員的專業素質，使其適應時代發展進程，是企業需要解決的問題。檔案管理人員，需要具備管理能力，且能夠對工作負責認真，要求較高。當時當前工作人員素質與能力，無法滿足該崗位要求，無法實現高效管。

2 解決檔案管理常見問題的策略

檔案管理工作中，應重視檔案管理工作，并將此作為工作重點，采用科學有效的措施，解決以往工作中遇到的問題。通過對檔案管理工作的分析，總結以下幾個解決問題的經驗，如下：

2.1 完善管理制度，提高管理效果

企業管理中，重視管理制度，結合企業實際發展需求與運行情況，強化檔案管理制度，做到有法可依，有理可依。管理制度的完善，實現了對檔案管理制度的約束，強化了檔案工作質量。那么如何完善檔案管理制度，提高工作質量呢？管理人員可以通過以下幾點實現：第一，對檔案安全防范機制、保密機制、管理人員崗位責任制度、檔案查閱制度等進行優化，以原來的制度為基礎，增加新的內容，以此保證管理的有效性與科學性[2]。第二，明確責任制度，對工作人員進行分工與分責，為管理工作順利實施提供保障。第三，加強經費投入，確定檔案管理工作預算，為基礎設施建設提供保障。經費是制度實施的基礎，也是管理人員工作開展的前提。因此應重視經費投入，提高工作質量。經費用途不僅是基礎設施建設，同時也應用于管理工作人員的獎懲與設備完善，以此提高工作積極性。第四，獎懲制度的建立。該制度建立，激發工作人員內在動力，提高工作熱情。對于表現積極且工作效率高的人員，可以給予適當的鼓勵;對于消極怠工，工作不積極的人員，則進行批評懲罰。獎懲分明的制度，可以解決工作質量不高的問題，能夠有效提升檔案管理效果。

2.2 培養工作人員素質，構建專業隊伍

檔案管理隊伍的建立，可以為企業運行提供一支專業的隊伍，能夠提高運行質量。若現提升檔案管理人員的綜合素質，需要企業與員工共同努力。首先，企業相關部門可以進行相關的培訓活動，組織管理人員學習檔案管理先進技術與經驗，從而養成良好工作態度與管理意識，并在實際工作中踐行。其次。定期組織技能比賽活動。引導檔案管理人員參與其中，在實踐中積累經驗，不斷提升自身專業能力。通過日常的培訓活動，提升敬業精神與愛崗意識，為企業發展提供保障。再次，增加招聘途徑，吸引專業人才參與其中。招聘途徑的增加，可以提升檔案管理人員的綜合素質與品質，能夠解決檔案管理人員素質不高的問題，豐富管理人員隊伍。最后，邀請專業人員兼職檔案管理工作，并引導其對工作中存在問題適當指導，消除工作不積極，質量不高的問題。

對于檔案管理人員來講，該工作內容比較單一且枯燥，在工作的過程中無法獲得成就感與，久而久之就會失去熱情。為了調動工作人員熱情，進行培訓活動時，突出該工作重要性與意義，使工作人員對此有明確的認識，并可以在實際工作發揮自身優勢，實現價值。此外，工作人員進行培訓活動中，應將先進的技術與理念融入培訓活動中，引導工作人員學習新的技術，提高自身專業能力同時，提高職業素養，為后續工作開展提供保障。

2.3 電子化檔案，提高工作效率

21世紀，我們已經進入信息時代，信息技術成為生活工作必不可少的工具。在檔案管理工作中，利用電子化方式管理數據信息，不僅節省工作時間，同時提高管理效率。傳統紙質的管理方式，增加存放與查閱難度，無法保證檔案管理有效性。而電子化檔案的應用，可以為查閱者提供便利，通過檢索就可以快速找到需要的信息。這種管理方式，只需要在計算機上操作即可，避免信息丟失的問題出現。信息化管理，是企業未來發展的趨勢，也是當前檔案管理工作發展的一個機遇。企業應重視電子化檔案管理方式，對該技術深入研究與探索，形成適合自身發展的管理模式，為企業健康成長奠定基礎。

2.4 提高重視程度，促進企業發展

對于企業來講，提升經濟效益，市場競爭力，就是工作中的重點。殊不知，檔案管理工作也是提升企業競爭力與綜合實力的一部分。大部分的企業都會將建立過程、人事信息、財務信息等等作為管理主要內容[3]。上述內容作為企業發展的關鍵，對提升企業競爭力有至關重要的作用。若是忽略檔案管理，則會對企業未來發展方向產生影響。當企業運行出現問題或者人事管理出現不足時，則可以通過檔案管理內容調整工作模式，避免出現與從前相同的問題。因此，在企業運行的過程中，應重視檔案管理工作，加強對檔案信息的利用，通過此為企業發展提供信息支撐，為決策者提供依據。

3 結束語

總而言之，企業在運行的過程中，檔案管理工作中會出現很多常見的問題，如規章制度不完善、人員素質需提升等等。管理人員需要不斷總結工作中存在問題，并制定解決策略，利用有效手段解決問題，提高檔案管理工作效果，發揮檔案管理工作價值，促進企業長遠發展。

參考文獻

[1]單晨，衛化昱.集團化企業檔案管理系統建設研究——以中國北方工業有限公司檔案系統三期推廣項目為例[J].機電兵船檔案，2019（06）：29-31.

[2]李海濤，王小蘭，陳華宇.國有企業業務與檔案管理系統集成調查研究——以韶關鋼鐵集團企業檔案館為例[J].檔案學研究，2019（05）：

45-51.

[3]賀福梅.基建企業檔案一體化管理的探索與實踐——以遼寧大唐國際阜新煤制天然氣有限責任公司為例[J].城建檔案，2019（09）：56-58.