淺析人才交流服務中心檔案管理工作

盛琦

摘 要：隨著我國社會經濟的飛速發展，行業與行業之間的競爭力越來越高，各個行業對于人才的需求量越來越多。由于現今大部分事業單位、民營醫療機構能夠提供更多的機會與平臺，人才的流動性與增長性也在不斷增多。對于公益事業而言，做好檔案管理是非常有必要的。在互聯網背景下。利用互聯網技術可提升檔案管理工作的質量，可更好的保存人才的檔案信息。

關鍵詞：人才交流服務中心;檔案管理工作

我國傳統檔案管理形式以人工、紙質檔案管理工作為主，但這種管理方式存在極大的漏洞，無法確保檔案的安全性，在需要使用時，無法及時獲取檔案，無法及時修正或調整，會造成不良影響。比如，工作人員需要尋找某一單位需要的檔案，需要花費較多的時間，要浪費較大精力，不僅難以在規定時間內找到檔案，還有可能延誤其他工作，甚至無法保證檔案的可用性。隨著我國信息技術的飛速發展，信息技術逐漸在各行各業均得到了廣泛應用，檔案管理工作逐漸朝信息化發展。但是，也有研究認為，現今很多人才交流服務中心的檔案管理工作并沒有充分利用信息化優勢，限制了管理工作效率、質量的進一步提高。因此，優化我國人才交流服務中心的檔案管理工作，是非常有必要的。

1 人才交流服務中心的檔案管理工作簡述

人才交流服務中心的本職工作是服務人才，強化人才與各個單位之間的聯系，進而達到人才交流服務中心的服務目的。因此，促進人才交流服務中心持續、穩定發展是非常有必要的。每一個行業想要持續穩定的運行下去，必須保證人才充足。所以，做好人才的檔案管理工作，保證人才檔案的安全性是非常有必要的，直接影響到單位的可持續發展。單位必須根據崗位需求，積極尋找各種符合崗位工作需求的優質人才，充分發揮每一個人才的價值，才能促進單位繼續健康發展。所以，人才交流服務中心必須做好檔案管理工作，在人才與單位之間構建一座橋梁，充當媒介，讓人才能夠得到發揮自己價值的機會。再者，我國人口數量眾多，人口流動性非常大，所以人才的檔案管理工作存在一定難度，具有一定的復雜性。但想要促進事業單位，人才交流服務中心繼續發展，就必須做好人才的檔案管理工作。人才交流服務中心必須解決這一問題，提高人才檔案的管理有效率與管理質量，才能始終保證檔案的安全性與保密性。

檔案管理工作效率、質量的提高可不斷完善人才市場，可促進人才市場發展。再者，高效、優質的檔案管理工作可輔助單位選拔優秀人才，可幫助人才進入更好的平臺，讓單位通過人才的檔案進一步了解人才的學習、工作、生活經歷，單位在選拔人才的時候可以直接進入主題，省略一些步驟，可提高人才選拔的效率。所以，不斷優化人才交流服務中心的檔案管理工作是非常有必要的。

2 人才交流服務中心檔案管理工作的優化對策

2.1 進一步規范化檔案管理工作

人才交流服務中心的人才檔案數量、類型較多、內容十分復雜，囊括各個文化階級的畢業生與社會群眾的資料。近年來，我國高校錄取率。畢業率不斷升高，這些現象在一定程度上增加了人才交流服務中心的檔案管理工作數量、工作難度、工作繁瑣性。很多畢業生的檔案從學校轉入人才市場之后便出現了棄檔現象。所以，檔案管理人員必須加強對檔案的管理，保證檔案完整、有效，及時統一整理、分類各種檔案。首先，要建立并完善檔案的管理制度，進一步規范化檔案的工作流程，保證每一環節均有章可循。再者，對保密程度不同的檔案進行分層管理，不同層級的檔案由不同的工作人員管理，才能保證檔案的安全性與保密性。比如，想要查閱某一位人才或干部（流動人員）的檔案，管理人員可通過姓名、編號等及時找到檔案的位置，可及時取出檔案，可節省尋找時間，可提高審核工作的效率，再者，利用信息化技術，可實現檔案信息化管理，可采用電子檔案的形式保存檔案，可直接在計算機上搜索相關檔案，處理相關工作。如此，避免檔案損壞、霉變等現象，還可及時更新相關檔案[1]。

2.2 做好宣傳教育工作

在日常管理期間，人才交流服務中心必須準確認識到現階段檔案管理工作開展的重要性與必要性，改變自己的思想認識，提高思想認識中對檔案管理工作的重視。管理人員可以習近平總書記提出的干部人事檔案專項審核工作要求為基礎，明確日后檔案管理工作的方向。將有效開展檔案管理工作作為人才交流服務中心的核心工作中，將核心工作穿插到各個階段的實現環節中。人才交流服務中心必須充分利用信息化技術、新媒體技術，同時加強對人才交流服務中心檔案管理工作的宣傳，在內部加強對人才檔案管理人員的要求，比如管理人員必須掌握相應的法律法規、檔案管理基礎知識、基礎信息化檔案管理技能、標準檔案管理要求等。同時，根據相關要求，積極對不同層次崗位的工作人員開展合理化的管理教育，讓工作人員充分認識到新時代檔案管理工作的必要性，促使工作人員積極主動的參與進各個階段、不同層次的檔案管理工作中，促使不同崗位、不同層級的工作人員全員參與檔案管理工作，根據自己的職責內容完善相應的檔案管理工作，提高檔案的管理工作有效性[2]。

2.3 充分利用信息技術提高檔案管理工作的效率

隨著我國經濟水平的提高，科學技術的進步，各行各業均在工作中引入信息化技術，有效的提高了工作效率。但是，很多人才交流服務中心并沒有充分應用信息化技術，其運用水平不足，是以檔案管理工作的效率雖然有所升高，但整體效率并不理想。若想要進一步提高檔案管理工作的效率，必須在管理工作中充分應用信息技術。首先，管理人員可以中央發放的檔案審核、管理要求作為參考對象，在工作過程中嚴格執行相關標準。對接收的檔案進行初步審核與登記，若發現問題，做好相關記錄。若檔案存在問題，則進行相應調查，分析問題發生原因，及時處理問題，盡可能將問題造成的損失降到最小。管理人員必須實事求是，在審核完畢后，向上級領導報告相關情況，了解檔案的原本信息，保證檔案信息與檔案所有者的原本情況一致。其次，充分利用互聯網技術，做好檔案保存工作的同時，做好檔案信息化存儲工作，保證檔案的安全性。

3 結束語

綜上可知，人才交流服務中心的檔案管理工作十分重要，是促進單位、人才互相溝通交流的重要渠道，也是社會發展過程中的必然產物，更是人才與單位交流溝通的主要途徑。所以，有關部門需加強對人才交流服務中心檔案管理工作的重視。

參考文獻

[1]張萌.人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考[J].卷宗，2019，9（1）：8.

[2]李朝霞.關于縣級人才交流服務中心檔案管理工作的思考[J].中文信息，2018，（10）：24.

[3]廖青松.淺析人才交流服務中心檔案管理工作的相關問題[J].卷宗，2018，（30）：16.