高校教務檔案管理工作的功能價值及優化對策分析

李紅

摘 要：隨著我國教學體制不斷改革，教務檔案管理在高校管理中扮演著更為重要的角色，逐漸由傳統化管理向現代化管理方向發展。但是，目前我國一些高校在進行教務檔案管理的過程中仍存在一些問題，為此需要采取有效措施提升其管理質量，使其對我國教育事業的發展起到較大的促進作用。

關鍵詞：高校;教務檔案管理;功能價值

教務檔案主要有教學活動、招生活動以及科研等，對學校與學生來說具有較好的保存價值。此外，教學效果評價、教學經驗以及評估等材料均屬于教務教學檔案，這對高校整體教學質量的提升具有較大促進作用。為此，高校應當采取有效措施提升教務檔案管理工作質量，以此為檔案管理未來發展奠定良好的基礎。

一、高校教務檔案管理意義

1. 能夠提升教學質量與管理水平

我國高校教務檔案主要是教學管理與活動的真實體現，通過教務檔案能夠有效提升教學管理水平與質量，在教學過程中存在的一些不足均會通過記錄的方式體現在教務檔案中。由此可以看出，通過對教務檔案進行分析與總結，能夠有效發現教學中的問題，并且可采取有效措施及時解決，這對提升教學質量具有較大促進作用。

2.能夠為教學改革與研究提供依據

教務檔案是教學工作中重要的記錄材料，記載了教學中的具體情況與經驗教訓，學校在對教學管理活動進行改革的過程中，可以通過教務檔案提供的真實參考數據與經驗，來準確、有效地制定出符合高校發展的決策。

3.能夠支撐教學評估工作

高校在教學的過程中，教學評估尤為重要，其中教務檔案是教學評估最好的媒介，對教務檔案管理質量與水平能夠直接反映高校辦學能力。此外，在進行教學評估的過程中，評估人員可以通過教務檔案資料掌握教學具體情況，因此，提升教務檔案管理質量，以此使教學評估質量更高，更具有說服力。

二、高校教務檔案的組成與功能價值

1. 高校教學檔案組成

教學檔案是高校教學程序運轉形成的資料記載，凝結了師生與教學管理人員勞動成果。隨著我國教育體制的改革，教學質量有較大提升，其中高校教務檔案管理尤為重要，在新的教育體制發展中面臨著挑戰，這就需要提升管理水平，適應現代教務檔案管理需求。此外，在進行高校教務檔案構建的過程中，管理人員存在不同的區別方式，比如，周學穎根據考卷類、資料類以及教學規劃類進行區分;郭榮祥根據教務管理以及政治管理進行區分等。

2.高校教務檔案價值功能

（1）為資料考察提供憑證

教務檔案是較好的歷史記載，具有較高的憑證作用，主要特征是具有較好的初始性，無法被其他信息替代。此外，教務檔案管理者在工作的過程中，需要對教務規律特點進行深入的分析，并在此基礎上對存在的問題進行有效的解決，在此過程中若有必要可參考教務檔案。除此之外，教師還應對往屆教學課程有全面了解，只有這樣才能確保教學科研工作質量。另外，還需要了解學生以往的學習狀態，這也需要通過教務檔案來完成。

（2）為校務決策提供依據

教務檔案能夠為高效決策提供有力支持，可為教師以及保管人員提供導向性以及決策性，具有較好的指導憑證，同時也為教學管理提供有力的數據支持，除此之外也為領導層組織教務活動提供真實數據。

（3）為教務管理提供經驗與資料

高校在進行教務檔案管理的過程中，管理人員需要對教學規劃進行有效的制定，不但需要確立新型管理理念，掌握新型管理知識，而且還應根據以往資料與經驗提升現有管理質量，如教務管理人員需要在新型管理理念的基礎上借鑒教務檔案資料與經驗，制定新的教學管理方法，為提升教學工作質量奠定良好的基礎。

三、高校教務檔案管理存在的問題

1.管理人員觀念淡薄

目前，有些高校的教務檔案管理理念較為淡薄，工作形式化，表面看得較重，但是在實際操作中不夠重視。一些管理人員在管理的過程中還兼任其他職務，對檔案歸屬觀念較為淡漠，致使一些檔案資料沒有及時歸檔，這對高校教務檔案管理質量的提升會產生較大影響。

2.檔案管理人員綜合素養偏低

高校教務檔案管理工作具有較高的保密性，檔案管理人員應具備使命感與責任感，從思想上應認識到教務檔案資料的重要性，保守檔案機密，這是作為一個檔案管理人員最基本的素養。但是，有些教務檔案管理人員綜合素養偏低，沒有保密意識，缺乏管理經驗，同時信息化技能與水平相對較低，很難提升教務檔案管理質量。

3.教務檔案歸檔不及時

有的高校在進行教務檔案管理時，存在檔案歸檔不及時問題，在存儲資料與使用方面基本上處于停滯狀態，在較大程度上忽略了未歸檔的資料，導致歸檔教務檔案管理工作失去了意義，同時也使檔案失去自身價值。

4.教務檔案載體簡單，與現實脫節

目前，有些高校教學檔案載體依然是以紙張為主，但是對其管理重視度不夠，導致檔案管理出現問題。由于紙張文檔具有穩定、長遠等特點，而非紙張檔案載體更為多樣化，并且可操縱性高，同時重復利用性也相對較高，是高校教務檔案未來發展的重要趨勢。因此需要高校在進行教務檔案管理時，由紙質檔案管理逐漸向非紙質檔案管理方向發展。

四、高校教務檔案規范化管理的對策

1.提升高校教務檔案管理重視度

由于高校教務檔案管理是一種較為復雜的工作，并且具有較高的時效性，主要從兩個方面來提升高校對教務檔案管理的重視度。（1）高校領導層應認識到教務檔案管理對高校發展的重要性，并構建管理體制與團隊，同時在此基礎上制定有效的管理方法。（2）檔案管理人員還應提高自身綜合素養，同時提升自身的負責精神與管理水平，這在較大程度上能夠提高教務檔案管理質量。

2.提升檔案管理水平，實現管理現代化

目前，我國一些高校教務檔案管理在收集、歸檔的過程中存在一些問題，這就需要教學機構應采取有效措施對傳統管理方法進行有效的革新，以此適應現代檔案管理需求，這對我國高校教務檔案管理水平的提升具有較大促進作用。為此，高校首先應當提升管理水平，并且制定適合高校教務管理規律與可控的檔案管理規章制度，以此使教務檔案管理向體系化與現代化方向發展。

3.完善管理平臺

隨著我國科學技術的不斷發展，高校在進行教務檔案管理期間，應將計算機網絡技術融入到管理中，以此實現信息化管理。此外，在存檔的過程中應將電子文檔信息與紙質文檔信息進行合理配置，并在此基礎上對信息編碼進行整理，以此構建以信息化技術為基礎的教務檔案管理平臺。這就需要檔案管理者提升自身的管理技能與綜合素養，為高校教務檔案管理質量的提升奠定良好的基礎，這對教學研究的發展具有較大促進作用。

4.提升管理者綜合素養

由于教務檔案管理具有較高的專業性，并且信息化逐漸融入到教務檔案管理中，這就需要管理人員應具備較高的信息化管理技能，全面提升自身的綜合素養，只有這樣才能確保教務檔案管理質量的提升，主要表現在以下兩個方面。

（1）檔案管理人員需要提升自身的思想政治修養，并在此基礎上提高愛崗敬業、服務意識。

（2）檔案管理人員還應增加自身專業知識儲備，這對提高管理水平具有較大促進作用。除此之外，教務檔案管理在應用信息化技術的過程中，會產生一些安全隱患，這就需要管理人員在管理的過程中，具備較高的計算機網絡技能，同時在保證檔案安全的基礎上，由傳統管理方式向現代化管理方式方向發展。

五、結語

我國高校教務檔案管理存在一些問題，比如，制度不完善、管理意識偏低以及材料收集不完整等。為此，高校應當提升教務檔案管理人員管理意識，并且在此基礎上構建完善的檔案管理制度，從工作標準、管理流程等方面進行規范。除此之外，高校還應構建檔案收集以及歸檔制度，使檔案管理工作有序進行。高校在發展期間，需要引進以信息化技術為基礎的檔案管理，不但能夠提升管理質量效率，而且可大大降低管理成本，這對高校的未來發展具有較大促進作用。構建專業的教務檔案管理團隊，以此提升檔案管理效率，為高校教務檔案整體質量的提升奠定良好的基礎。

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（作者單位：海南醫學院）