淺析事業單位人事檔案信息化管理問題

孫毅然

摘 要：隨著互聯網技術的快速發展，信息化管理已廣泛應用于我國事業單位人事資料檔案管理工作中。選擇性使用數字信息化的人事檔案資料管理方式，創建滿足當前時代要求的信息化檔案管理平臺具有重要積極作用。本文通過分析事業單位在互聯網信息技術蓬勃發展的背景下，如何更好的開展人事檔案資料管理工作，從根本上解決事業單位人力資源資料信息管理存在的問題，為其工作開展提出相關應用策略措施。

關鍵詞：事業單位;人事檔案資料;信息化管理

一、信息化人事檔案管理綜合論述

目前，傳統陳舊的以紙質資料作為檔案管理的模式已經不能滿足大數據時代的綜合要求，存在一定的發展局限性。而選擇使用互聯網信息化的檔案管理方式，研究開發出相應的人事資料檔案管理系統，構建相應的電子人事檔案管理體系，從而有效的優化人事檔案資源的信息共享，在很大程度上有助于轉變當前人事檔案信息管理方式混亂的現象。人事檔案管理信息系統主要是在電子計算機及互聯網絡技術發展的基礎上，從而進一步完成人事檔案信息數據收集、整合、分析、查詢等多重功能，確保人事檔案信息資源的真實準確。通過在人事檔案管理方式選擇上，使用電子信息化的檔案管理系統，可以從根本上增強人事檔案信息文件的完整性和長久性，簡化檔案資料信息的查詢過程，更具有實踐應用意義。

信息化人事檔案管理系統本身具有較強的時代特點，在很大程度上充分滿足當前數字信息化時代的發展要求。電子信息化檔案管理系統本身具有可操作性的特點，將原有紙質版本的人事檔案資料在管理模式上進行優化，盡可能的減少信息資料搜索、查詢的工作量，實現電子信息化的人事檔案資料查閱。對于數字信息化人事檔案管理平臺的媒體集合性特征，形成了多重檔案資料信息管理形式，包括文字、圖像等。與此同時，電子信息化的人事檔案管理方式本身具有較強的可變性。通過進一步有效應用電子計算機信息技術，完成事業單位內人力資源檔案信息的集中處理整合，有助于彌補人事檔案管理工作開展過程中存在的各項疏漏，增強事業單位人事檔案資料的安全性。

二、事業單位人事檔案的信息化管理存在的局限性

1.重視程度不夠，有待增加專業人才數量

對于事業單位人事檔案管理工作開展過程中，為從根本上有效的推行信息化的人事檔案管理，確保其維持良好的管理形態，必須對于事業單位人事檔案管理工作給予相應的重視，從而更好的展現出專業信息化人事檔案管理工作人才的重要作用。但是通過對目前我國事業單位的人事檔案管理工作實踐過程進行分析，對于人事檔案資料的信息化管理過程缺乏相應的重視，從而在很大程度上制約事業單位的人事資料檔案管理工作開展。事業單位人事檔案資料管理的工作人員依然存在使用傳統繁雜的檔案管理方式，致使人事檔案資料管理人員工作熱情匱乏，抑制了他們的工作積極性。

除此之外，由于事業單位人力資源管理部門忽視人事資料檔案的信息化管理，從而嚴重影響專業管理人才的數量，相關培訓活動組織形式相對較少。在制約人事檔案資料管理的高效性的同時，不利于提升事業單位人事檔案管理的工作質量和工作效率水平。

2.設備更新速度慢，缺乏技術創新

在目前數字信息化的時代背景下，電子計算機技術與互聯網信息技術的應用范圍相應有所擴張，從根本上有利于推進我國事業單位綜合發展，提升同行業內的核心競爭力水平。但是，對于很多事業單位的人事檔案資料管理工作開展過程中，由于缺乏相應的信息技術支持，人事資料管理系統設備不能滿足當前的數字信息化發展需求，對事業單位的人事資料檔案信息化管理工作開展存在局限性。事業單位的人力資源管理部門在獲取單位內人事檔案信息時，具體的查詢流程較為復雜繁瑣，相關信息獲取精準程度不夠，存在人事檔案資料管理的時間以及空間弊端。由于事業單位本身未能很好的借助電子計算機信息網絡技術作為支持，致使人事資料檔案管理設備相對落后，同時，人事資料管理技術的創新性效果薄弱，整體人事檔案信息化管理水平存在滯后性，人事檔案信息化管理流程問題較為突出，存在較大的人事資料檔案管理風險。

3.管理制度不完善，管理系統構建不及時

在事業單位落實人事檔案信息化管理工作過程中，為從根本上展現管理工作的平穩持續運行，盡可能的控制出現的各類風險問題，需要完善健全的事業單位人事檔案資料信息化管理制度來約束，從而有助于提升人事檔案資料信息化管理工作的規范化。對于當前很多事業單位在人事檔案資料管理過程中，有些檔案文件信息本身的數據內容都具有一定的保密性特點，由于涉及范圍較為寬廣，包含各項信息數據，所以需要相關的制度機制進行綜合性管理來保證其安全性。對事業單位人事檔案管理系統進行全方位的綜合評估分析，其表現出的具體實踐應用，未能按照科學合理的電子計算機互聯網絡技術指導，人事檔案信息文件的安全防護效果較差，引發的人事檔案資料安全問題未能及時有效的處理，從而很大程度上制約了事業單位人事檔案管理水平的提升。

三、加強事業單位人事檔案信息化管理的措施分析

1.重視人事檔案信息化管理，實現專業人才有效培養

為進一步提升事業單位人事檔案信息化管理工作開展的高效性，充分展現專業管理人才的綜合工作效用，事業單位需要確保人事檔案管理方式的多樣化，從而逐步推進人事檔案信息化管理的專業人才培育進程。在人事檔案信息化管理工作開展過程中，事業單位及相關部門必須從思想觀念層面給予相應的動力支持，要求工作人員本身的專業管理能力必須滿足時代發展進步特點，注重培訓活動開展頻率，拓展人事檔案信息化管理培訓內容的深度和寬度，促使相關專業人事檔案管理人才能夠更好的完成檔案管理工作。事業單位選擇性使用科學合理的人才招聘方式，從根本上重視人才激勵制度的優化完善，促使事業單位人事檔案管理水平顯著提升，從而在很大程度上增強人事檔案管理工作人員的專業能力水平和職業技能素養，進一步有效的展現事業單位人事檔案信息化管理的實踐應用價值。

2.及時更新人事檔案管理系統，從根本上落實好技術創新

事業單位需要充分應用電子計算機網絡技術，從根本上推進數字信息化人事檔案文件管理系統平臺的升級過程，制定明確的事業單位人事檔案管理系統平臺建設方案，增強必要的資源投入，有效提高人事檔案管理的信息化建設水平具有重要作用。通過應用事業單位的資金技術支持，完成人事檔案信息化管理相關設備、設施的更新升級，提升整體的信息化人事檔案管理過程。在大數據時代發展趨勢的影響下，從根本上注重大數據云計算的技術創新，更好的發揮電子化的人事資料檔案管理工作，優化人事檔案資料信息查詢路徑，及時有效的解決存在的風險問題。事業單位應該正確認識當前社會整體的發展形勢變化，應用創新性人事檔案管理理念，增強其核心的高效智能化水平，在更大程度上實現單位人事檔案管理方式的創新優化。

3.建立完善健全的人事檔案資料管理制度，增強風險監控

事業單位進行人事檔案的信息化管理系統平臺建設實施階段，逐步建立健全數字信息化的人事檔案管理制度框架體系，充分滿足當前互聯網絡信息時代的發展進步要求，提供高標準的人事檔案制度管理保證，在很大程度上有助于提升整體的事業單位人事檔案信息化管理效率。人事檔案管理人員必須充分發揮管理作用，應用卓越的實踐管理經驗，增強人事檔案信息化管理的問題風險監督，對人事檔案管理信息化系統進行全方位綜合評估判斷，有助于從本質上實現高效的事業單位人事檔案信息化管理工作開展，盡可能的減少管理問題發生的可能，增強人事管理系統的穩定性。通過進一步完善事業單位人事檔案資料信息化管理的相關制度規定，建立高效健全的數字檔案管理體系，以現代數字化的人事檔案管理工作方式作為主要研究對象，確保其整體工作開展的規范標準，推進事業單位人事檔案資料信息化管理工作進程。

四、總結

隨著當前信息網絡技術處于持續發展進步的全新時代，事業單位人事檔案管理工作開展要求相應的數字信息化管理系統作為技術支持，選擇性使用高效率、信息化的人事資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進事業單位人事檔案的信息化管理效益水平達到最大值。

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（作者單位：高密市人力資源和社會保障局）