新時期高職院校人事檔案數字化建設的創新的幾點思考

摘 要：現在社會不斷發展，科技在進步，信息化技術不斷發展完備，信息化技術已經席卷到生活的各個層面，千行百業為了適應新時代而進行各種改革。當然也為了高職院校在未來的成長，檔案數字化管理也要順應時代的變化進行全方面創新改進。本篇文章就新時期下高職院校人事檔案數字化建設的創新展開深入挖掘，并且對如何推進高校檔案數字化展開思考。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;數字化建設

1 新時期高校檔案數字化的意義

1.1 檔案數字化是時代發展的必然進程

檔案事業的發展要在2020年初級階段實現將信息化作為中心的現代化檔案管理目標。初步建立與全面小康社會互相適應，有效服務于國家，為檔案事業的發展做出貢獻。提出檔案管理的信息化，可以全盤拉近檔案管理的數字化[1]。在信息化檔案管理米模式的時候進行及時的創新，使之快速與信息社會相互融合，提升數字化檔案管理的有效性。可以看出，檔案數字化是未來發展必不可少的一項轉型，高職院校的人事檔案管理更應該加快自身的步伐，及時跟進，保證不被大時代所拋棄。

1.2 檔案數字化可以提升檔案的利用成效

檔案數字化已經在國內發展了很久了，但是其實施的成效不夠，因此當下很多高職院校并沒有在實質上全面完備檔案的數字化管理。材料的管理以及整合還是以紙質的檔案作為主要組成部分。檔案管理系統只對檔案目錄實行了錄入，用戶查檔的時候，還要進行目錄搜索之后人工還需要再對檔案進行翻閱、復印檔案，整個查檔的過程比較繁雜，并且程序過多，浪費了時間，效率低下。如果想要實現檔案數字化，就需要引入優秀的信息化技術以及檔案管理的相關軟件，這樣才能夠迅速搜索以及查閱相關的檔案并且進行打印裝訂，節省了很多沒有必要的環節，節省了時間，從根本上提升了檔案的利用效率。

1.3 檔案數字化能夠有效保護檔案的原件

高職院校檔案數字化管理可以最大程度上降低檔案元件的損壞、丟失的風險，使得檔案可以長期的保存，確保其完整性[2]。例如，在高職院校的檔案中有很多都是關于學生的錄取、成績以及學生的重要信息這些都是需要保存期長久的一些東西，很多已經離校畢業的學生，由于各種原因需要回學校查詢自己所需要的信息。很多保存了很久的紙質信息由于時間的侵蝕已經變得破碎，紙張單薄，不利于學生的查詢翻閱。因此數字化檔案的就很有必要在此應用起來了，操作過程很簡便，學生直接進行自主查詢，并且打印到紙上就可以了，不僅規整并且方便。此種方式避免了多次翻閱導致紙張的損壞，從根本上保護了檔案原件的完整。

2 高職院校數字化存在的問題

2.1 領導者重視程度不夠

高職院校的很多資源都是有限的，領導者一般在資源的分配上都是偏重在教學方面以及教育配套設施方面，在檔案的建設投入力度微乎其微。檔案數字化建設是一個要求比較高的項目，不管是設備還是技能都是需要大量的投入，學校需要購入計算機、打印機、數據存儲設備這些數字化的軟件。這個數字化的組成過程不僅需要耗費人力還需要耗費很多資金，如果在檔案建設期間校領導沒有對其重視，那么在實施檔案數字化進程便會遙遙無期。

2.2 高職院校檔案數字化缺乏相關的軟件硬件設施

在檔案數字化建設的過程中，必須依靠軟硬件設施才能保證其順利進行。當前很多高職院校都是簡易化配備，只有僅僅幾臺的計算機以及檔案管理軟件，沒有設立相關的檔案管理教室，甚至都沒有配備最基本設施，例如打印機。那么在這樣的條件下從根本上阻礙了檔案數字化建設，無法全面實現檔案數字化。

2.3 高職院校檔案數字化管理在人才方面有所缺失

高職院校檔案數字化管理，都牽扯到了很多信息技術以及設備的使用，例如檔案的掃描、圖像的處理，相關設備的參數設置等，都是需要專業的人員來操作的，不專業的人員根本無法管理檔案。而高效檔案管理人員只是會一些簡單的東西，只會利用老舊的方式進行管理，對新設備根本沒有鉆研，不會操作，不能靈便使用現代化數字設備，阻礙了檔案數字化的建設。所以，檔案數字化管理必須挖掘具有相關檔案管理知識以及掌握數字化技能的全面型人員，這樣才能保證順利完整的實現檔案數字化管理。

3 推進高職院校數字化的方法

3.1 校領導改變思想，重視檔案建設工作

只要校領導將檔案建設工作重視起來，才能保證其發展的效力。管理檔案的領導要實時改變自身的思想，認識到檔案數字化建設對高職院校的重要性，加強重視力度，將檔案數字化建設工作也視為學校重點發展目標。為檔案數字化的建設工作供給力量，保證其可以全方位實施，有了校領導的支持才能夠推進檔案數字化工作高效進行。

3.2 配備完善的檔案數字化管理的軟硬件設施

優質的軟硬件、高配置的計算機，以及相應的檔案管理教室，相應的檔案管理軟件以及打印機、掃描儀，這些都是最基礎的必不可少的一些設備。只有將這些設備配給足了才能夠從根本上保障檔案數字化管理工作的進行。

3.3 加強檔案管理人員的技能培訓

檔案管理人員技能的高低決定了高職院校的檔案事業發展的效力的好壞。數字化技術的發展從根本上制約著檔案數字化建設的腳步。檔案管理工作人員還要不斷學習，定期參與私下或者學校組織的檔案業務管理的培訓，工作人員自身也要提起重視度，自己鉆研其有效辦法，提升自身管理技能，強化檔案管理水平以及數字化技術的應用水準。為了高職院校的檔案管理可以簡便、規整化，發動自身的力量，在數字檔案的管理上有一個質的飛躍，推進檔案數字化進程。

4 結束語

總而言之，在科技飛速發展的時期，高職院校的檔案數字化建設理應納入其中。檔案管理部門的領導要注重檔案數字化建設，給予支持力量，檔案管理人員要積極參與相關技能的培訓，全面強化自身的專業知識，這樣才能有利于高職院校的檔案數字化建設完備，推進學校的進步。

參考文獻

[1]柴瑞，斯慶，馬強.新時期高職院校人事檔案數字化建設的創新思考[J].現代職業教育，2019（1）.

[2]彭碧珍.淺談人事檔案數字化建設的幾點思考[J].科技與創新，2017（3）：76-77.

作者簡介

張珊（1982-），漢族，山東日照，館員，大學，日照職業技術學院，研究方向：高職教育檔案工作。