電子檔案在實際應用中的優劣勢分析

楊義 范龍楠 陳曉艷 管清芳 劉健

摘 要：在當今社會檔案管理工作十分重要，我們工作中的很多方面都需要用到檔案，可以說其歷史是久遠的。但隨著科技發展，檔案管理在內容與形式方面也產生了新的變化。應運而生的電子文件被廣泛用于檔案管理工作中。但不可否認的是，電子檔案在應用中也是優劣勢并存。下面我們就這個問題進行一番探討，希望在檔案管理工作中與廣大同行共勉。

關鍵詞：電子檔案;應用;優劣勢;策略

檔案是記錄各種信息的載體，對社會發展、人們工作生活中起到了重要推動作用。現代社會發展迅猛，傳統紙質檔案管理方式已無法適應現在的快節奏，逐漸被電子檔案所取代。但在電子檔案管理工作中還有很多問題尚待解決，因此，我們在實際工作中應認清其優劣勢，使電子檔案能夠更好地服務社會與人民。

1 電子檔案特點

1.1 提供拷貝

對于電子檔案來說，拷貝是其重要功能，也是其使用便捷的主要體現。電子檔案拷貝功能可為使用者提供原始狀態，方便其利用自己的形式行使文件使用權。檔案部門應確定使用者使用檔案的目的是正當合法的，再將文件轉換成通用存儲格式供其使用。

1.2 通信傳輸

電子信息技術的發展使得電子檔案便捷性大大提高，通過通信傳輸，使用者不用到達檔案所在地即可提取、使用檔案，可以說電子檔案的通信傳輸性為使用者節省了大量時間與財力。

1.3 直接利用

傳統紙質檔案在同一時間只能供一人查詢使用，但電子檔案則沒有這個限制，其直接利用功能能夠滿足多人同時使用該份電子檔案的需求，只需利用電腦在檔案部門官方網絡進行直接查詢即可

2 電子檔案應用優勢分析

2.1 大大提高辦公效率

在以往紙質檔案收集、管理過程中，很多地方都需要工作人員進行手工操作，以此來確保文件的完整性。同時，為保證記錄信息規范性，工作人員不得不一筆一劃地對原始文件進行謄寫，還要保證字跡工整、清晰，整理、分類準確無誤，可以說這個過程十分繁雜枯燥。在電子檔案應運而生后，依賴于計算機強大數據處理能力，實現了自動化辦公。工作人員只需在電腦上進行錄入工作，即可保證字體、文件格式的規范性，再使用計算機軟件對文件進行統計、分類及查閱等工作時也更為簡便有序，大大提高了檔案管理工作效率。

2.2 檔案信息得以交流與共享

傳統紙質文件在同一時間只能由一人使用的缺點使其無法完成信息共享，這就導致企事業單位檔案信息大量囤積，使用、查找時極為困難。而電子檔案則很好地解決了這個問題，電子檔案是運用軟件體系進行文件級管理，實現了內外部特征合并管理，可以在一定程度上查閱到目錄與內容，使文件查詢工作變得更加精準、快速。同時隨著計算機技術進一步發展，檔案信息逐漸建立起與其他信息系統之間的共聯，能夠查詢到的信息面更為寬廣，使檔案利用效率得以提高。另外，電子檔案使用時不受空間限制，只需要依賴網絡平臺，即可了解需要的檔案信息。

2.3 保存穩定性

相比于傳統紙質檔案，電子檔案保存起來就顯得容易很多，保存壽命得以大大延長。這主要是因為紙張的耐久性受到很多因素影響，紙張是由纖維素構成，當外界環境不適宜時，如高溫、高濕、酸堿侵蝕等情況，紙張會因此而受到損壞，致使文件字跡模糊或者文件缺失，從而發生無法挽回的損失。但電子文件則與之不同，在文件存儲載體方面與紙質檔案有著本質不同，隨著電子技術發展地越加成熟，貯存及讀取電子文件的載體也衍生出很多種類如VCD光碟，U盤及大容量移動硬盤等，使用時只需根據我們自身需要進行選擇就好。且這些載體讀取、存儲及傳遞都非常方便快捷。只要載體不被損壞，電子文檔貯存時長與穩定性都會大幅提高。

2.4 文件傳遞更快速、安全

在傳統紙質文檔傳遞過程中，若使用人不到檔案所在地親自來取，則只能利用郵政系統或者快遞進行傳遞，這樣一來，傳送時間就無法確定，在傳送途中受距離長短及各種因素限制，不僅影響傳送速度還有可能發生文件丟失、破損等現象。對檔案人員歸檔和使用人檢索造成很大損失。而電子檔案則不存在這個問題，其傳輸時只需要利用計算機網絡技術即可進行實時信息傳遞，使文件傳輸安全性與時間性得到了極大保障。

3 電子檔案應用劣勢分析

3.1 信息易改性

因電子檔案的存儲媒介是計算機，因此要想對文件內容進行修改就變得非常容易，修改之后的文件只需進行保存即可，幾乎不留修改痕跡。這一點若是被有心之人利用，會給企業帶來很大安全隱患。另外，電子檔案受電腦指令控制，可進行壓縮處理，這樣就會致使電子檔案清晰度降低，使其識別起來更加困難。

3.2 非人工識別性

電子檔案的載體是計算機，而計算機處理數據的信息形態是以二進制編碼形式存在的，電子檔案一旦錄入計算機中也是編碼形式。這樣一來，人工就無法進行直接識別，需要用計算機軟硬件將編碼讀取出來，轉換成文字、圖形、影音或聲音等人能識別的形式，并將其顯示在屏幕或紙上，才能被人們所知曉。

3.3 對系統設備的依賴性

電子檔案對系統與設備存在很大依賴性，其從生成、傳輸到存儲的過程離不開計算機支持，若是突然發生斷電情況，我們就無法讀取到檔案內容。另外，在不同軟件環境下，電子檔案要想進行使用需要進行格式轉換，這也使其實用性受到一定限制。

4 結束語

在當前社會步入信息化時代的背景下，計算機技術已影響到人們生活與生產方方面面，電子檔案的出現可以說是這個時代的產物。在實際工作中，電子檔案的便捷性及時效性顯示出其獨特優勢，使檔案管理、應用工作效率得以大幅提升。但同時，我們也不能忽視其劣勢，必須在日常工作中加以防范，提高工作人員電子檔案管理及操作水平，促進我國檔案管理服務質量進一步提高。

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