高職院校員工勞資檔案信息化管理工作實踐探究

摘 要：從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，建立信息化系統進行信息化管理，不但能夠提高高職院校員工勞資檔案的管理效率，同時還能夠滿足檔案管理需要，提高檔案管理效果。因此，我們應當結合高職院校員工勞資檔案信息化管理實際，探討信息化管理的策略和具體方式，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力的方法支持和經驗保證，解決高職院校員工勞資檔案信息化管理中存在的突出問題，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供方法指導和經驗支持。

關鍵詞：高職院校;員工勞資檔案;信息化管理

結合高職院校員工勞資檔案管理實際，建立信息化管理系統，不但是員工勞資檔案管理的重要趨勢，同時也是提升高職院校員工勞資檔案管理效率的重要手段。因此，我們應當結合高職院校員工勞資檔案信息化管理工作實際，認真探討管理方法和管理策略，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力支持，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠得到有效進行，并提升員工勞資檔案信息化管理的有效性，推動高職院校員工勞資檔案信息化管理不斷發展。

1 高職院校員工勞資檔案管理應建立信息化管理系統

1）根據管理需要，建立信息化管理系統。從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，隨著信息化手段的不斷應用，以及勞資檔案管理難度的增加，在現階段建立信息化管理系統，不但能夠滿足員工勞資檔案的管理需要，同時還能夠提升員工勞資檔案的管理效率，避免員工勞資檔案在管理中出現，管理效率低下和調用難度大，以及調用速度慢的問題。通過信息化管理系統的建立，能夠為高職院校員工勞資檔案管理提供有力支持，無論是在管理手段、管理技術還是在管理模式上都能發生較大的轉變，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力的支持。在目前信息化管理系統的建立過程中，需要對原有的紙質檔案進行電子版轉化，并合理設定信息化管理系統的功能，以此滿足高職院校員工勞資檔案管理的實際需要[1]。

2）根據勞資檔案特點，設計信息化管理系統功能。基于高職院校員工勞資檔案管理實際，在管理過程中，信息化管理系統的建立需要對系統管理功能進行有效設計，并按照勞資檔案的特點進行功能模塊的細化和調整。在功能模塊的設計中，應當根據員工勞資檔案的類型和員工勞資檔案管理的具體流程和管理需要進行設計，按照信息化管理系統的特點和信息化管理的實際需求，并根據信息化管理的具體情況實施有效管理，保證信息化管理系統的功能能夠在設計過程中得到有效的優化，保證信息化管理系統功能能夠達到實際要求。因此，在信息化管理系統功能設計中，應當按照管理需求和管理的特征以及管理的具體情況進行合理調整，保證高職院校員工勞資檔案管理在信息化管理中能夠落地實施，避免信息化管理系統的功能模塊出現問題影響勞資檔案管理工作的有效進行。

2 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應完善管理制度

1）按照勞資檔案信息化管理系統，增加檔案管理制度條款。根據高職院校員工勞資檔案信息化管理實際，設計和建立信息化管理系統是提高高職院校員工勞資檔案管理效果的重要措施，在信息化管理系統建立之后，應當增加檔案管理制度條款，彌補檔案管理制度不足的問題。由于信息化管理模式與傳統的管理方式存在明顯的區別，在管理措施落地過程中其針對性和管理方式存在差異，如果依然采取原有的管理制度，難以滿足實際需要，在具體管理中需要進行適當的調整，根據員工勞資檔案的管理需要和管理實際進行調整，提高整個管理的針對性。因此，在信息化系統設計和建立完成之后，應當對檔案管理制度條款進行適當調整，圍繞著信息化管理系統設計和完善檔案管理制度，使員工勞資檔案管理能夠根據信息化系統的特點和實際管理需要制定有針對性的檔案管理制度，提高檔案管理制度的指導性，保證信息化系統能夠在具體落地實施過程中達到預期目標，提高檔案管理的整體性和有效性，確保檔案管理制度能夠發揮其指導作用[2]。

2）調整檔案管理制度，補充完善檔案管理規定。在檔案管理中，檔案管理制度是實施檔案管理的重要依據，也是指導檔案管理工作的重要文件，在推進落實當中，應當按照檔案管理工作的實際需要和檔案管理的具體特點，對檔案管理制度進行補充和完善，特別是在高職院校員工勞資檔案信息化系統建立之后，應當推動檔案管理制度的調整和落實，并通過完善檔案管理規定的方式，使整個檔案管理在落地實施中能夠達到預期目標，提高檔案管理的有效性。因此，根據檔案管理的特征和檔案管理的實際需要，在檔案管理制度調整和落實過程中應當提高其針對性，使檔案管理的制度能夠具備基本的指導作用，并在檔案管理實施中能夠按照檔案管理的特點和檔案管理的基本需求，提高檔案管理的推進落實效果，保證檔案管理能夠在實施當中結合具體情況予以補充和完善，特別是要制定有針對性的條款，對檔案信息化管理系統作出規定[3]。

3 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應重新設計管理流程

1）優化勞資檔案的歸檔流程。對于高職院校員工勞資檔案信息化管理而言，設計了信息化管理系統之后，需要對整個管理流程進行重新的設計和梳理，以滿足員工勞資檔案管理的實際需要。在管理流程的梳理中，應當優化勞資檔案的歸檔流程，應當按照信息化系統的運行實際和管理特點，規定員工勞資檔案的歸檔流程，增加員工勞資檔案的電子版轉化環節。同時，在檔案的歸檔中應當提交電子版檔案，以此滿足信息化管理系統的實際需要，提高檔案管理的整體質量。除此之外，在檔案資料的歸檔中還要保證檔案資料的格式統一，避免提交的電子版格式五花八門影響檔案資料的歸檔，明確了檔案管理流程和歸檔流程，提高檔案管理的整體效果，對滿足檔案管理的實際需要具有重要作用[4]。

2）優化勞資檔案的調用流程。在高職院校員工勞資檔案的信息化管理中，勞資檔案的調用是重要程序，為了提高勞資檔案的調用效率，應當根據勞資檔案的特點和勞資檔案的實際情況以及勞資檔案的具體需求，采取有針對性的管理措施，保證勞資檔案的管理能夠達到預期目標，應當在勞資檔案的調用過程中采取關鍵詞檢索和出入庫登記的方式，記錄勞資檔案的調用痕跡，確保勞資檔案在調研過程中能夠對整個調用過程和文件的使用進行全面記錄，既避免勞資檔案丟失，同時也能夠使勞資檔案的調用留下完整的痕跡。除此之外，還要對勞資檔案進行加密，保證勞資檔案在調研過程中不發生篡改和損毀的現象，提高勞資檔案的管理有效性。

4 結論

通過對高職院校員工勞資檔案信息化管理工作的分析和研究，我們掌握了高職院校員工勞資檔案信息化管理的實際需要和管理特點，根據高職院校員工勞資檔案信息化管理的實際需求，制定了有針對性的管理策略，并予以有效實施，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠達到預期目標，提高管理效率和管理有效性，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力支持，保證高職院校員工勞資檔案管理能夠實現管理手段、管理技術和管理有效性的全面提升[5]。

參考文獻

[1]杜權.淺談高職院校人力資源管理的信息化[J].經營管理者，2011（15）：12-13.

[2]萬健.高職院校人力資源管理信息化探析[J].湖北成人教育學院學報，2012（01）：90-91.

[3]李曉茹.高職院校信息化現狀分析[J].考試周刊，2010（43）：78-79.

[4]翁光聰.高校人力資源管理信息化建設探析[J].寧波大學學報（教育科學版），2010（01）：34-35.

[5]劉曉妍.高校人力資源管理信息化探究[J].中國信息界，2011（05）：56-57.

作者簡介

陸婕（1984-），女，壯族，廣西防城港人，大學本科，助教，廣西水利電力職業技術學院，研究方向：勞資管理、人事管理。