如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

劉燕

摘 要：人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位人力資源工作的重要組成部分，它為事業(yè)單位進(jìn)行選人用人提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)和資料信息，只有不斷的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，解決種種問題才能從根本上提高人力資源檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源;檔案管理水平;優(yōu)化措施

作為國家檔案的重要組成部分，事業(yè)單位人力資源檔案對國家人事檔案的組成與管理發(fā)揮著非常重要的作用。積極發(fā)揮事業(yè)單位人力資源檔案管理的作用，各級人事檔案管理部門要對人力資源檔案管理積極改革以適應(yīng)時代的需求，更新管理模式，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

1 現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問題

1.1 事業(yè)單位人力資源檔案失真

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位人力資源檔案存在失真現(xiàn)象比較嚴(yán)重，由于檔案管理制度具有漏洞、手續(xù)還不夠健全，因此存在員工制造虛假檔案的情況，例如一些企業(yè)員工偽造學(xué)歷證書等，這些證明文件很難在第一時間分辨出真?zhèn)危话闱闆r下人力資源部門又沒有大量的時間和精力逐筆進(jìn)行核對鑒定，使這些虛假信息有機(jī)可乘，最終導(dǎo)致人力資源檔案不能對企業(yè)員工進(jìn)行客觀真實(shí)的記錄和評價。

1.2 人力資源檔案管理方法陳舊設(shè)備落后

目前多數(shù)單位的人力資源檔案都是紙質(zhì)形式管理，一般都是厚厚的一沓資料放置于檔案袋中，但是現(xiàn)階段企業(yè)人員流動越來越大，時常發(fā)生企業(yè)員工去了新的單位或者新的城市，而他的檔案還在原單位。

1.3 人力資源管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

人力資源工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，其對內(nèi)部管理人員的個人素質(zhì)和專業(yè)技能的要求性也較高，但實(shí)際上一些事業(yè)單位的人力資源管理人員的綜合水平并不符合標(biāo)準(zhǔn)，存在專門負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的人員并非專業(yè)人員的現(xiàn)象，甚至一些單位認(rèn)為這是一項“閑職”并聘用年齡偏大的員工來進(jìn)行此項工作，不僅很難提高工作效率，更談不上對檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展了。

2 有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的有效途徑

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時期下要想保證事業(yè)單位能夠得到穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該及時的更新檔案管理理念，正確的認(rèn)識到事業(yè)單位未來的發(fā)展與檔案管理工作之間的關(guān)系，從而結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作需求以及新時期下檔案管理工作的開展需求，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，并在實(shí)際的工作中有效的貫徹和落實(shí)這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新時期下，要重點(diǎn)的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機(jī)制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時期下新方法的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進(jìn)行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進(jìn)行業(yè)績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

2.3 深化人力資源檔案管理開展

建立完善的人力資源檔案管理體系，提升工作人員的責(zé)任意識，還需要深化人力檔案管理工作的開展，切實(shí)做到人力資源檔案管理工作開展和提升。只需要從工作人員的能力素質(zhì)提升、工作人員的信息采集和整理等多方面談起，以下展開分述：1）提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守。任何事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開員工，員工技能和素質(zhì)的高低關(guān)系著企業(yè)業(yè)績的好壞和服務(wù)質(zhì)量的高低。因此，要深化人力資源檔案管理工作，首先要提高工作人員的專業(yè)技能。2）深度收集員工的信息，完善檔案內(nèi)容。人力資源檔案與其他檔案不同，它是員工工作能力最客觀的評價，是最能反映和體現(xiàn)員工的特長的資料。要最大量的發(fā)揮員工的專業(yè)技能，做到人盡其才，物盡其用，就要在收集整理檔案內(nèi)容時做到細(xì)致化和全面化。

2.4 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式

現(xiàn)階段下，由于受到傳統(tǒng)相對單一、被動手動的檔案管理形式的深刻影響，事業(yè)單位檔案管理普遍存在檔案利用率較低、管理質(zhì)量與效率差強(qiáng)人意等現(xiàn)實(shí)情況，嚴(yán)重阻礙著了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展。而隨著信息技術(shù)與數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革帶來了新思路新路徑，其不但轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)相對落后的檔案管理形式，同時也最大化提升檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展主流趨勢，成為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的硬性要求。首先，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化信息技術(shù)融入力度。無論是檔案信息記錄與儲存方面，還是在檔案管理與服務(wù)方面，當(dāng)下新興先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)都能夠在事業(yè)單位檔案管理中得到充分利用及普遍運(yùn)用。所以，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，加大現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用，促使管理效率與管理效果得到顯著提升。比如說，對傳統(tǒng)與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案實(shí)行紙質(zhì)化與數(shù)字化同時保存的管理方式，利用信息技術(shù)分類處理與編排檔案資料等。其次，也應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)手段。比如推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，建立智能化與數(shù)據(jù)化檔案管理平臺。

3 結(jié)束語

綜上所述，人力資源檔案管理工作是一項長期的工作，做好這項工作是優(yōu)化事業(yè)單位人力資源管理工作的關(guān)鍵所在。因此事業(yè)單位一定要對其人力資源檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化，發(fā)揮其真正價值。同時相關(guān)管理人員應(yīng)該加大對人力資源檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)其中的信息化建設(shè)，不斷培養(yǎng)出具有高水平的專業(yè)人員，從根本上實(shí)現(xiàn)對人力資源檔案管理水平的提升。

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