檔案實體安全風險防控與治理

余妙蓮

摘 要：近幾年來，社會經濟迅猛發展，市場競爭愈演愈烈，在這種背景之下，企業要想獲得長足的發展，不能只簡單的關注經濟效益的提升，還要重視自身檔案實體安全風險的防控和管理，為企業工作順利的開展提供保障。所以，本文聯系了檔案實體安全風險的特點以及安全管理的內容，提出了有效的防控手段，希望能夠通過提升風險管控的力度，從根本上保證檔案實體的安全和穩定性。

關鍵詞：檔案;安全風險;防控;治理

1 引言

檔案是人類社會實踐活動的記錄，檔案管理部門主要的職責是對檔案資料的科學保存，通常情況下，實體檔案是以紙質的形式放置在自然環境中，溫度和濕度等都會對實體檔案的安全產生極大的影響。所以，作為檔案的管理人員需要高度重視，要聯系當時的天氣情況實時的調整檔案保管的方式，盡可能讓檔案存放在恒溫恒濕的環境下。此外，檔案室的設施設備等需要定期清潔，消毒之后方可正常的投入使用。

2 檔案實體安全問題分析

2.1 實體檔案的特點

實體檔案主要是由圖文、照片和影像等組成，檔案實體安全簡單來說就是檔案實體的安全保管。需要聯系當地的實際情況，對可能存在的風險進行管控，從根本上保障檔案實體不被破壞，與此同時，需要保障相關的信息不會泄露。實體檔案具有較強的專業性，涵蓋了多個專業的不同知識，為了能夠從根本上保證實體檔案的完整性，需要管理檔案的工作人員具備有一定的專業涵養，在自身技術的支撐之下，科學的保管檔案;另外，實體檔案有著成套性的特點，真實的展現了人類的日常生活，所以需要按照正常的流程對檔案進行保管，實現成套管理和利用。

2.2 安全管理的內容

2.2.1 嚴格落實和執行檔案庫房十防要求

聯系實體檔案的特征，要利用排架的方式做好相應的保管工作。當實體檔案存放在檔案館時，需要避免發霉和水火等隱患，要聯系實體檔案的材質，對室內的溫度和濕度進行嚴格把關，盡可能的減少檔案長時間的處在不良的環境中。此外，需要對庫房環境定期檢查，采取科學合理的方式修復檔案，有價值珍貴的檔案需要提前復制，然后再存檔，如果有特殊情況，可以考慮用復制品替代原件。

2.2.2 提升檔案的真實和完整性

檔案實體管理的基本原則是保證檔案的真實和完整性，保管檔案實體，一方面需要明確檔案數量是否齊全，不存在缺頁等情況;另一方面，在檔案的質量上，要確保檔案的來源是合乎規定的。檔案管理人員不僅要做好檔案材料的收集和整理工作，而且還要在條件允許的情況下，掌握先進的檔案修復技術，做好檔案材料的保護工作，將檔案的使用價值充分發揮出來。

2.3 實體檔案管理的安全風險

實體檔案安全風險主要來自兩部分，一是人為損害，一是自然毀損。人為損害主要是指偷竊和人為的破壞或者是檔案在搜集、整理和搬遷過程中，因為人為的疏漏造成檔案被破壞的情況;自然毀壞是自然環境對實體檔案的破壞，包括內在和外在兩個因素。外在因素是保存檔案的環境和溫濕度等對檔案的破壞，集中表現在自然環境和管理上。內在因素指的是檔案本身的質量，檔案制作時字跡的清晰程度以及紙張的質量，這些都會對檔案的壽命產生較為直接的影響。如果紙張中的化學雜質過多，檔案在保存了一段時間會泛黃，這是造成檔案材料損壞的內在原因。

3 檔案實體安全風險防控策略

檔案的安全和完整是妥善保存實體檔案的基本要求，作為檔案的管理人員需要在實際工作中，對可能存在的風險因素進行全方位的預測，并根據可能存在的風險制定應急預案，做好檔案實體和信息安全的管理工作。具體可以從以下幾方面出發：

第一，要明確責任。實體檔案要做好安全監控，明確安全管理的責任人，要對檔案安全管理的方法和規程加以明確，在過程中采用先進的科技來做好檔案的安全監管，對高溫和寒潮類天氣要做好監控，從根本上加強檔案的安全管理。

第二，需要做好檢查工作，實體檔案管理過程中可能出現的風險因素，要從制度、資源和安全等方面進行管控和治理，做好日常檢查和消防安全檢查，防水患和防蟲等工作也要有序開展，檔案檢索和利用都要做好實時的登記。

第三，提前預防。檔案管理部門需要聯系自然環境的特點和規律，做好臺風和地震等自然災害的預報和應急處理，嚴格地按照檔案安全管理的具體內容制定應急方案，保證災害發生時，能夠將檔案進行轉移。需要注意的是，要在24小時的時間里監控自然災害，這樣就可以在災害的萌芽階段，盡早的組織工作人員進行治理。

4 檔案實體安全風險的治理

4.1 完善檔案實體安全管理制度

要考慮檔案保管等多方面的影響因素，制定相應的裝置，專門委派工作人員檢查實體檔案是否存在有破損和受潮的情況，一旦在過程中發現了問題需要做好整治，定期的組織消防演習和應急處理訓練，從多個方面入手，提升檔案管理人員應對突發狀況的能力。

4.2 改善周邊管理環境

檔案安全風險需要從完善檔案風險管理機構和提升檔案管理人員的風險控制意識等兩個層面出發，對風控的環境加以優化，從根本上提升檔案風險的管理水平。一方面，需要認識到安全管理和風險控制之間的聯系，提升風控意識和安全管理的水平;另一方面，需要做好檔案安全管理知識的宣傳，定期的組織消防演習，將管理責任制度落實下去，通過定期的考核方式來提升工作人員的檔案安全和風險管理意識，要確保工作人員能夠從思想認識上對該項工作加以重視，以認真積極的態度對待本職工作。

4.3 構建完善的風險管理機構

要在諸多的管理人員中選擇有經驗的人組成風險控制小組，主要擔負起日常的檔案安全管理和風險控制的工作。風險控制小組主要的領導人是組長，不同的部門選派工作人員負責檔案安全管理和風控體系。這其中，每一個小組的成員需要明確分工，圍繞著檔案安全管理的目標互相配合，有序開展各項工作。過程中可能會出現特殊情況，就需要聯系當地的實際環境形成專題，小組成員要根據專題內容進行重點分析，突發的安全風險，需要及時的處理，避免風險事故進一步的擴散，造成更加嚴重的影響。

4.4 創設檔案安全事故的問責機制

構建檔案安全事故的問責機制，也就是說可能存在有重大的事故隱患，需要事前問責，事后追究責任。因為責任人不作為或者是違規行為的情況下，影響了檔案安全管理秩序，造成了檔案外泄以及不良后果的，要嚴格按照法律的有關規定，進行追責，對于其他相關的負責人要進行警示。

5 結束語

由此可見，檔案實體的安全風險防控和治理是一項長期的工作，作為檔案管理部門在檔案管理工作中，要發揮出主體作用，及時的了解檔案的特點以及風險防控的具體要求，明確工作人員的職責權限，從各個方面入手，從根本上保障檔案實體的安全。