高校成人教育檔案規范化管理研究

摘 要：高校成人教育行政事務檔案、教學檔案等的管理活動，呈現出一定的海量化、周期化與復雜化特征，且隨著成人教育專業招生人數的不斷增加，為檔案部門的多元化信息管理工作帶來困難。基于此，互聯網信息化發展背景下，高校應對傳統人力資源為主的紙質化成教檔案管理模式，作出檔案管理、管理方式的改革創新，規范海量檔案資源的搜集、篩選分類、統計分析與存儲流程，從而提高成人教育檔案管理效率、管理質量和服務水平。

關鍵詞：高校;成人教育;檔案;規范管理

成人教育教學檔案包括在整個成教活動開展過程中，存在的行政事務材料、教學檔案材料等，其能夠準確反映出高等院校在某一時期內，所進行的一系列教育教學、行政管理活動。這一情況下，借助于大數據及云計算技術、網絡檔案信息管理平臺，更新高校領導的成人教育檔案管理理念，構建檔案數據分布式并行計算、分類存儲管理的云資源數據庫，可以實現對海量成教檔案信息的掃描錄入、動態資源分配與管理，解決成人教育紙質化檔案管理的檢索、統計分類與存儲難題。

1 高校加強成人教育檔案管理的重要意義

1.1 落實國家教育教學改革的基本要求

當前不同高等院校成人教育的檔案管理，包含一系列招生指標、入學成績、人事信息登記、財務資金核算，以及專業教學大綱、教學內容規劃、畢業設計論文、學籍與學位統計表等檔案內容，不同成人教育檔案信息需要系統化歸檔整理。因而對現有的成教檔案管理內容、管理模式作出改革優化，主要在于響應國家十三五教育信息化建設，以及《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》的基本要求，通過投入部分財政資金，開展校內網絡化檔案管理設備、管理人才的添置與修繕，建立高等院校完善的公共檔案信息管理與服務系統，加強數字化檔案信息內容管理，對高校行政事務、專業教育教學活動的支持力度，以保證國家高等教育信息化發展思路、現代化總體建設目標的實現。

1.2 提升成人教育檔案管理的科學性與規范性

高校成教學生行政檔案、教育教學檔案的管理，對高等院校或學生都屬于重要的統計管理工作，特別對于那些在企事業單位工作的人群而言，自身的學籍檔案、教育教學檔案，在后續的求職、升遷或工作中的用途非常廣泛。互聯網信息技術快速發展背景下，開展高校成人教育檔案信息的系統化、規范化管理，將有利于加快高校內部行政事務管理的轉型升級，促進成人教育檔案向數字信息化管理的方向轉變，解決紙質成教檔案管理的篩選、分類與存儲難題。所以對于非全日制的成人教育，高校更應該做好成人教育檔案的錄入登記、信息統計、資料分類、遺漏補辦與存儲管理工資，以便于師生及其他教育人員對檔案內容的查看、調用。

2 高校成人教育檔案管理存在的問題分析

2.1 成人教育檔案管理的服務意識淡薄

隨著高等院校學生擴招人數的不斷增長，以及多種新的學科專業的開設，使得高校領導、行政部門與教師主體，將大量精力放在教學內容、教育活動的組織方面，以完成國家規定的專業人才培養目標，因而也就大大忽視了成人教育檔案的管理工作。現階段多數高校并沒有專業的檔案管理部門，而是由各院系行政管理人員，對自身院系內的教師檔案、學生檔案作出分類管理，行政人員在成教檔案管理中的服務意識淡薄。特別部分檔案管理人員認為成人教育學生只需保管好學歷證、畢業證即可，而無需對畢業后的檔案材料作過多關注，這一思想造成部分學生檔案資料的遺失問題。

2.2 成教檔案管理缺乏網絡化信息平臺

雖然近年來我國在成人教育檔案管理中，已經逐步由傳統的紙質化檔案管理，向數字化、電子化檔案管理方面轉型，多數校內行政部門都通過計算機檔案信息掃描、錄入，實現對大量成人教育檔案內容的數據上傳、存儲管理。但這一數字化成教檔案管理模式，并非真正意義上的網絡檔案管理，不同行政部門的檔案內容至存在于各自計算機之中，相互之間缺乏有效的網絡對接平臺、信息共享通道，僅僅依靠微信、QQ等即時社交媒介進行檔案數據共享。這樣一旦某一電子計算機出現系統故障、硬件損壞等情況，其內部存儲的成人教育檔案資料，就可能面臨損毀或消失的危險狀況。所以缺乏網絡化云計算檔案管理信息平臺，以及缺少不同行政部門檔案互聯互通的對接通道，是當下高校成人教育檔案管理面臨的主要問題。

2.3 成教檔案管理人員的專業技能欠缺

在互聯網信息技術快速發展情況下，高校行政部門仍舊以紙質化檔案管理為主，部分檔案管理人員并非從事行政工作的專業人員，其在成人教育檔案管理工作中，大多是以手工檔案資料打印、電子檔案信息上傳等為主，缺乏使用網絡云計算檔案管理平臺的經驗，因此會嚴重影響不同類別成人教育檔案的數字化、及時化管理水平。所以成教檔案管理人員缺少專業化的網絡操作培訓，在行政或教學檔案管理中的專業技能欠缺，將導致成教部門的檔案管理效率低下、管理質量不高，從而對學生檔案資料憑證的調用、參考等操作造成影響。

3 高校成人教育檔案管理中使用的網絡信息技術

3.1 大數據虛擬化技術

網絡大數據云計算平臺的虛擬化，是對傳統利用計算機、網絡服務器，開展海量檔案數據信息搜集、統計分析與存儲模式的革新，其通過將多種數據運算服務，有選擇的分配到每臺虛擬機、虛擬化操作系統與服務器中，可以在減少現有網絡服務器占用的同時，大大提升數字化檔案信息管理的工作效率。所以借助于大數據及云計算技術，在網絡云平臺中進行虛擬機、操作系統、虛擬內存或存儲等軟硬件的虛擬化，再利用這些虛擬化網絡系統、應用程序，展開現有成人教育檔案信息的資源合理配置、并行運算處理，可以滿足不同用戶多元化的任務請求。當前市面上存在VMware、hypervisor、XEN等虛擬化平臺，多種網絡應用程序在虛擬化環境中的運行，能夠有效實現海量檔案數據的批處理、存儲管理。

3.2 數據分析與可視化技術

利用大數據技術，對高校成人教育檔案信息作出處理分析，是指通過響應不同用戶的檔案數據分析請求，在云計算系統內開展虛擬資源節點分配、動態任務調度，以完成海量化的檔案數據資源服務請求。而且與傳統計算機檔案數據處理技術相比，大數據云計算的機器學習模型更智能化，可以針對不同的數據處理需求，對虛擬機服務器進行動態的資源調用、任務分配，以保證大規模虛擬化服務器集群的充分利用。在完成成人教育檔案信息的分析處理后，將其存儲于數據倉庫之中，之后再使用ER建模、關系建模或維度建模技術，展開數字成教檔案信息的可視化展示，幫助用戶更加快速進行檔案資源的檢索、瀏覽與下載操作。

3.3 數據存儲與能耗管理技術

云計算服務的數據存儲、資源管理技術，主要借助于網絡操作系統、應用程序、Web資源等軟硬件，以及可擴展的功能服務軟件，對電子化檔案數據作出抽取、清洗、轉換、加載（ETL），并在不同虛擬資源節點中實現任務動態分配、并行計算，其在檔案數據處理、資源存儲及管理方面更加方便快捷，不同類別的檔案數據被存儲于獨立網絡單元。因而相比于傳統計算機的檔案數據分類歸檔、存儲管理模式而言，大數據云服務存儲技術在軟硬件虛擬化、資源整合與任務調度中，其有著更大的靈活性、動態性，可以保證某一云服務器發生故障后，仍能維持后臺數據庫信息處理、存儲的正常運行。而大數據云計算平臺的能耗管理，則是根據用戶差異化的信息處理請求，對現有虛擬機服務器進行資源池分區、并行運算，以降低虛擬環境中的系統資源利用率，大大降低網絡云計算平臺的能耗。

4 高校成人教育檔案規范化管理策略研究

4.1 加強成教檔案規范化管理的服務理念

隨著高等院校成人教育專業學生的不斷增多，多種不同類別、數量龐大的檔案材料內容，開始出現在院系的行政管理部門，包括招生指標、入學成績、人事信息登記、財務核算，以及教師教學大綱、學生學習與考試內容、畢業或退學證明、就業創業服務等檔案資料信息。面對海量化的成人教育檔案資源，高校領導要對行政管理人員展開培訓教育，培養相關檔案管理人員專業的服務理念，不僅要做好最基礎的紙質檔案搜集、統計分類、上傳存儲，還要根據不同校內用戶的實際成教檔案需求，提供檔案信息登記、資源檢索、調入調出、查閱復制等多方面的服務。特別對于成人教育學生群體的檔案管理服務，高校可以通過實地行政事務辦理、網絡遠程在線服務，對學生開展學籍證明、畢業證書或學位證書，以及其他檔案資料的調取、管理服務。

4.2 搭建網絡云服務成教檔案管理信息平臺

大數據及云計算技術、網絡信息軟件等的快速發展，為新時期成教檔案管理提供改革創新機遇，數字化、信息化成為高校成教檔案管理的發展趨勢。因此依托于國家財政下撥的教育教學資金，對高校現有的檔案管理網絡設施、檔案管理人員進行完善，構建大數據云服務成教檔案管理平臺，可以最大程度優化成人教育的檔案管理流程。如在高校學生學籍管理系統的建設過程中，通過聘請專業的網站開發與運維人員，對不同院系的成教學藉檔案管理頁面進行開發建設，包括其中各項系統功能模塊、服務頁面的完善。之后將構建好的成教學藉檔案管理軟件，與網絡云計算平臺形成對接，由大數據云服務平臺為其提供任務請求、數據信息處理、檔案資料存儲等服務，并由專業的網絡云平臺運營維護人員，定期對整個成人教育檔案管理系統作出維護，以保證數字化成教檔案的規范管理。

4.3 完善成教檔案管理人員的專業技術能力

在成人教育檔案管理不斷規范化的形勢下，高校也應圍繞檔案管理人員的專業教育，對其進行大數據云平臺檔案管理方式、網絡檔案管理軟件的操控培訓。首先，要根據教師、學生有關成人教育檔案資源的服務需求，對其中檔案數據信息的搜集、統計分析、調入調出與存儲等流程，作出科學化、規范化的操作培訓，培養學生在參與成教檔案管理中的責任意識、專業素質。其次，面對海量化的行政檔案、教育教學檔案管理任務，高校領導要對不同部門的檔案管理職責作出劃分，建構層級式的檔案管理服務體系，引導檔案管理人員協同合作，開展不同院系專業、不同類目的檔案信息管理活動，切實提升成人教育檔案管理效率和管理質量，滿足廣大師生群體多樣化、個性化的檔案管理服務需求。

5 結語

高校成人教育檔案管理，與全日制教育的檔案管理之間存在差別，其中最重要一點是應改革傳統的紙質化檔案管理模式。通過引入行政管理的財政建設資金，搭建網絡檔案信息管理的云計算平臺，開發行政檔案、教育教學檔案一體化的網絡管理軟件，可以減少檔案信息管理中的人力資源、財政資金支出，實現對海量成教檔案數據的即時搜集、統計運算與維護管理，逐步推進不同類別成人教育檔案的信息自動化、規范化管理。

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作者簡介

黃澤晶（1977-），女，苗族，湖南懷化市人，碩士，湖南醫藥學院繼續教育學院檔案員，研究方向：檔案管理。