關于如何加強醫院檔案管理工作的思考

魯銳

摘 要：提升醫院的檔案管理工作，是現代醫院進行可持續發展的要求，我國目前的醫院在檔案管理中存在意識不足、檔案收集不完整、缺乏相應的人員、制度不健全、沒有有效的信息化等問題、檔案管理不規范等問題，醫院可以從加強學習、規范制度、提高人員素質、加強信息化管理、加強檔案利用等方面提升醫院的檔案管理工作。

關鍵詞：醫院檔案管理;改進方法;醫院管理;管理思想;檔案管理方法;檔案管理人員

1 引言

醫院的檔案對醫院來說至關重要，它是醫院在日常運行過程中產生的醫療文件資料，還有醫院進行科研工作、教學工作、疾病預防工作等活動產生的以文字、工作記錄、錄音、影像資料、圖表等各種書面材料還有以各種載體存在的資料。除此之外，醫院建設發生的歷史也屬于醫院檔案，醫院的醫生可以通過醫療檔案做醫學研究，醫院的經營業績工作也通過醫學檔案來體現，院方通過對醫學檔案的研究，可以有效規避醫院發展的劣勢，發揮醫院的長處，醫院的一切法律糾紛也通過醫學檔案作為第一手資料，由此可見，對醫院檔案進行充分利用和妥善保管是非常重要的。隨著新醫改的不斷推進，新時期的醫院應該充分發揮醫院檔案的作用，對醫院檔案加強管理，但是通過筆者的調研，我國醫院檔案的管理存在很多不盡人意的地方。

2 醫院檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識不足

醫院的管理人員對于檔案的重要性認識不足，他們不知道醫院檔案有什么用，不知道醫院檔案對于醫院的重要性，更不知道如何利用醫院檔案，在他們對檔案的認識中，醫院檔案就是已經產生的各種記錄，只要按時入檔就行了，至于管理，只要讓檔案存在于庫房中，也就完成了管理工作。出于這種思路，醫院的管理人員對檔案管理非常不重視，只會分配很少的資金和人員進行檔案管理，還存在很嚴重的借閱檔案不還的現象，即使是醫院的管理層和科室領導，也存在此類現象，導致醫院的檔案缺失[1]。

2.2 檔案收集不完整

從事檔案管理的人員沒有及時收集、整理檔案的習慣，很多檔案會被長時間堆放，而得不到及時的歸檔，檔案人員隨意擺放檔案，到年終檢查時才臨時抱佛腳，導致一些重要的檔案因為沒有妥善保管而發生丟失、損害。

2.3 醫院的檔案管理制度不健全

很多醫院沒有建立檔案制度，一些醫院建立了檔案管理制度，但是在很多年以前建立的，并不符合現代醫院的檔案管理，還有一些醫院直接搬用其他醫院的檔案管理制度，并不考慮這些制度是否符合自己醫院的檔案管理，還有一些醫院建立的檔案制度不健全，他們建立的檔案管理制度只限于收集和歸檔保管，而對于檔案的利用方面，卻沒有明確的規定[2]。

2.4 缺乏專業的檔案管理人員

醫院的管理層認為檔案管理是一項沒有技術含量的工作，醫院的管理層只會投入資金進行醫院的建設和科研工作，而不會投入過多的資金進行檔案管理工作，我國的大多數醫院都有將一些臨退休人員或者醫院家屬作為醫院檔案管理工作的現象，這些人員流動性比較大，他們并不具備檔案管理的專業知識，而且很少接受過檔案管理的專業培訓，一旦人員產生交替，很容易因為交接工作不完善而導致的檔案丟失的問題。一些醫院請專業部門對檔案管理人員進行了檔案培訓，但是這些人員經常更換，一旦離職，醫院還要繼續投入資金進行檔案培訓，就會導致醫院的培訓資源浪費。

2.5 檔案工作信息化的問題

我國的醫院存在很強的地域性，對于醫院檔案的信息化建設層次也參差不齊，一些基層醫院還有農村地區的醫院，受到當地經濟發展水平的限制，并沒有進行信息化檔案的建設，一些醫院雖然實現了醫院檔案的信息化，但是醫院引進的檔案管理系統時比較盲目，醫院的檔案管理和醫院的現有業務系統存在很大的不兼容性，沒有充分發揮檔案信息化的作用。

2.6 醫院的檔案管理不規范

一些醫院雖然醫療技術非常高超了，但是醫院的檔案管理還是沿用老的管理方法，醫院的各個科室負責管理自己科室中產生的各種醫學檔案，例如病理切片檔案、X膠片檔案、醫療過程產生的各種文書等，然后由醫院的綜合檔案室負責醫院的其他檔案，醫院的檔案呈現多部門共同管理檔案的結局，給醫院的檔案管理帶來了諸多的不便利，特別是醫學檔案的利用變的非常不方便。

3 對加強醫院檔案管理工作的對策

3.1 加強學習

醫院全員必須加強對檔案法的學習，醫院要將檔案法列入醫院的日常培訓工作，要加強對檔案法的宣傳，要增加醫院的管理人員、工作人員的檔案意識，特別是要提升醫院的管理層對檔案管理的重視程度，將醫院檔案列入醫院業務建設的規劃中，將醫院的檔案管理列入醫院的績效考核工作中，讓醫院的各級職工都能夠體會到醫院檔案管理的重要性，即使是不從事醫院檔案管理的人員，也要支持醫院檔案的管理工作，配合檔案管理人員做好醫院檔案的管理[3]。

3.2 規范醫院的醫院檔案管理制度。

將醫院檔案的產生、歸檔、整理、借閱、歸還、利用等過程的管理進行制度化管理，將醫院的檔案管理列入績效考核目標，要出臺病案書寫規章制度，加強各級醫療人員對病例的規范書寫，院方要加強對病例的規范書寫的培訓，杜絕代簽名的情況發生。醫院的各個科室要及時將產生的檔案上交，然后由醫院統一的檔案管理部門進行歸檔。醫院也要將科室檔案的提交作為科室的科室管理的重要內容。

3.3 提高檔案管理人員的素質

醫院必須聘任專業的檔案管理人員進行醫院的檔案管理，要定期對這些人員展開專業的培訓，要提升檔案人員的歸檔、整理和預立案能力，檔案的管理人員除了需要具備檔案管理能力，還必須有比較強的計算機處理能力，以方便電子檔案的管理。

3.4 加強檔案的信息化管理

引進和醫院業務相適應的檔案信息化管理平臺，將醫院的檔案信息化平臺和醫院的管理系統連接到一起，要設置專門的檔案管理庫房，配備適合電子檔案管理的安全保管措施，要配備專業的檔案掃描系統，做好對醫院紙質舊檔案的電子入檔工作，多借鑒其他先進醫院進行檔案信息化管理的經驗。

3.5 加強醫院檔案的利用

醫院的檔案管理人員應及時調研醫院的醫務人員的科研需求，有目的的從現有的醫院檔案中提取有用信息，建立正規的索引，方便醫務人員對醫院檔案的查詢和利用，提高醫院檔案的利用率，在醫院檔案的利用中，還應該打破醫院之間的界限，提高醫院檔案的共享。

4 結語

綜上所述，醫院和人民群眾的健康息息相關，醫院的各項業務面臨著很大的提升空間，特別是檔案管理，對于醫院的發展和服務的提升方面至關重要，醫院的管理層必須提升對檔案管理工作的重視程度，醫院要從制度、硬件、人員、管理思想方面做出相應的舉措，要將醫院的檔案工作列入醫院的發展規劃中，調動醫院的全員來提升醫院檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]喬萌.新局勢下淺究醫院檔案的分類和管理工作[J].現代營銷（信息版），2020（02）：177.

[2]潘琳.醫院基建檔案管理要點分析及實踐探索[J].蘭臺內外，2020（03）：57-58.

[3]馮峰.新時期提升醫院文書檔案管理質量研究[J].中國衛生標準管理，2020，11（02）：9-11.