探析如何做好公文與檔案的有效銜接

鐘汝嘉

摘 要：公文是檔案的基礎，檔案是公文的精華。公文的質量將直接影響到檔案的質量，關系到檔案的提供利用。沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案，故加強公文管理，提升公文辦文質量，使公文與檔案工作有效銜接顯得十分重要?；诖?，本文就如何做好公文與檔案的有效銜接，對存在的問題和采取的措施進行簡明的分析與探討，目的是推動單位內部各項工作的有序運行。

關鍵詞：公文;檔案;管理;銜接

1 公文與檔案的差異性及聯系性分析

1）差異性。公文，全稱公務文書，是法定機關或其他社會組織在公務活動中，具有法律效力和規范的文體。公文的定義揭示了公文具有法律效力并且是一種規范的文體，故公文的撰寫和制發是一項嚴肅的工作，絕不允許有絲毫懈怠。在日常工作中，文書員要能準確規范的處理好公文，離不開對公文知識的學習和熟練掌握。而檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是檔案的本質屬性。這就是公文與檔案之間的差異性，也是影響二者有效銜接的難點所在。

2）聯系性。從聯系性的角度來看，檔案來源于文件，是由文件有條件地轉化而來的。而公文的本質也是一種特殊類型的文件，想要做好對公文的處理工作，就必須要學會收集和整理基礎文件資料，這就突出體現了檔案管理工作的重要性，需要各個單位結合自身經營項目和發展情況展開詳細的分析。

2 影響公文與檔案有效銜接的原因分析

想要做好公文與檔案的有效銜接，就必須要結合日常工作的實際情況，分析出影響二者銜接效果的關鍵因素，然后有針對性的制定相應的解決方案。

1）培訓工作跟不上。部分單位領導對公文培訓的緊迫性認識不足，特別是一些工程施工單位，重工程施工，輕內業工作的管理，認為外出培訓是變相的去旅游，還要占用上班時間，占用單位有限的管理費用，未能及時組織單位文書員和有關人員參加上級黨政機關舉辦的《公文知識》的學習培訓。專兼職文書員未能及時掌握和領會公文管理的新要求和產生的新變化，從而使公文管理工作存在這樣那樣的問題和瑕疵。

2）文書員責任意識不強。文書員對公文的重要性認識不足，責任意識不強，工作不夠認真細致，缺乏精益求精的工作態度。引發這個問題的主要原因就是文書員沒有意識到自身工作的重要性，同時，也與單位內部的人員管理機制設置工作存在不科學、不合理的地方有一定的關系。單位沒有在制定發展計劃的過程中研究員工個人的發展問題，就容易影響員工的工作積極性，最終造成公文及檔案銜接工作出現質量問題的情況。

3）專業工作能力方面的問題。專職機要文書員、部門文書員和相關人員對公文管理制度學習不透徹，領會不深入，使在公文處理工作中難以得心應手，造成公文質量得不得保證。這就要求單位結合新時期公文處理工作的重點及難點情況對員工展開培訓教育，以便于提高員工的專業工作能力。然而實際情況是，目前仍然有許多單位過于注重自身的經濟發展情況，沒有定期組織開展思想教育及技能培訓工作，導致內部整體公文處理效率下降，這就是目前需要解決的主要問題。此外，在實際工作中，因人員出差、休假和出現人員變更調動情況時，因工作交接不善或接手工作的人員對公文處理不熟練，使公文的內在質量受到影響。

4）文檔一體意識不強。由于工作的分工不同，造成文書員不懂也不愿去學檔案歸檔的相關知識，檔案人員對日常的文書辦理情況的關注也存在滯后現象，當文件材料歸檔時，文件材料存在的問題就集中的暴露出來，使公文的歸檔不能進行順利的工作銜接，而整改的一些工作是費時費力的，影響到歸檔工作的進度和效率。

5）歸檔工作中公文存在的常見問題。發文單有簽名漏簽項，文件用印不全和不規范，排版格式不符合規范要求，打印不清晰，文件文號有重號現象，文件附件不齊或有漏頁，裝訂不規范，會議紀要簽到表缺失或為復印件，簽署頁和簽到表用易褪色書寫材料進行書寫，由于過程保管不善，文件原件遺失等。凡此種種都使公文質量大打折扣，從而影響到檔案的歸檔質量，使文件材料的歸檔未能滿足檔案質量的要求，給公文與歸檔工作的有效銜接留下了隱患。

3 做好公文和檔案銜接的措施

1）領導重視。單位在新時期的發展背景下，想要做好公文及檔案的銜接工作，就必須要從領導人員的角度出發，提高對這項工作重要性的認識。同時，要將這項工作與單位的可持續發展情況結合起來，積極安排文書員參加舉辦的公文知識培訓班，為專兼職文書員提供學習培訓的機會，參加培訓的人員也應珍惜學習培訓的機會，學好掌握培訓知識，更好的應用于工作中，不斷的提高單位公文處理的效率和質量。磨刀不誤砍柴工，單位領導應以長遠的眼光重視員工教育培訓工作。

2）教育培訓及管理工作。在公文和檔案銜接工作中，必須要結合單位獨特的文化建設情況開展思想教育工作，可以通過文化交流活動，安排領導人員與基層員工進行溝通交流。重點加強對文書員責任意識的教育，單位辦公室還應適時組織做好單位公文點評及進行考核工作，做到獎罰分明，增強文書員責任意識和公文處理水平，使公文質量在可控在控狀態。此外，文書員應培養嚴謹認真、一絲不茍的工作態度，力爭公文辦理零失誤。只有公文質量得到有效提高，方能為歸檔工作創造有利條件，避免出現文件材料歸檔重復整改的怪圈。

3）增強文檔一體意識。文書員在認真履行崗位職責的情況下，利用業余時間學習一定的檔案基礎知識，檔案管理人員也應積極的學習公文處理的相關知識。為提高檔案管理工作的質量，在日常工作中，更應關注了解文件材料形成的情況，對存在的質量問題給予及時提出并要求其整改，使檔案管理的質量關口前移，避免把問題都留到歸檔的時候，使檔案工作變得被動。在實際工作中，可根據單位工作的需要，進行一定時間的崗位對調和交叉學習，營造學習型企業的氛圍，培養企業員工具備一專多能的工作能力，使公文處理和歸檔工作實現有效銜接，讓管理工作更加高效。

4）質量管理工作。公文處理的質量要求與檔案歸檔的質量要求是契合相通的，區別在于公文歸檔是把分散的文件材料通過鑒定按一定的邏輯規律進行分類整合和組卷，便于保管，利于今后的查考利用。由此可見，公文質量的高低將直接影響到檔案質量的高低，將對公文與檔案的有效銜接或歸檔轉化產生影響。在日常工作中，作為專職文書員要善于總結公文處理容易出現的常見問題和易放的低級錯誤進行有效規避，練就過硬的文書制發技能本領。

4 結語

公文的辦文質量反映了單位管理水平的高低，是單位形象的體現。公文是檔案的前提，檔案是公文的歸宿，優質的檔案離不開規范、優質的文件材料為支撐。在實際工作中，往往是公文管理得好的單位越能夠在歸檔工作上實現平穩有效的對接，反之則歸檔工作舉步維艱。公文與檔案是相輔相成、密切相關的關系。只有不斷提高全員的工作責任意識、強化個人綜合素質，有學習永遠在路上的思想，工作中有團結協作的精神，公文處理與檔案管理工作就能有效銜接，使工作效率得到穩步提高。

參考文獻

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