基于大數據背景下的檔案管理問題研究

裴紅

摘 要：檔案管理是一件非常嚴瑾的工作，由于檔案本身具有真實性和完整性，所以，在每個行業中，檔案的管理都是重點，在當前互聯網行業快速發展過程中，檔案管理方式也發生相應的變化。在大數據背景下，管理人員的工作中添加了采用信息技術管理檔案的模式，提高了工作質量和效率，在管理檔案時，通過使用大數據技術，在查閱檔案時，能節約大量時間，在對檔案進行分析時，也能通過大數據技術獲得準確數據，所以，在檔案管理工作中采用大數據技術是十分必要的。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;信息技術

隨著社會的發展，互聯網技術也在迅速地進步，在檔案管理領域采用大數據技術可以提高管理人員的工作效率。大數據技術在檔案管理行業中的應用，可以滿足使用者在查閱資料時的需求，管理人員也能在日常工作中完成信息的收集和整理，通過對當前檔案管理的工作開展情況分析，在檔案管理過程中采用大數據技術是檔案管理行業的進步，是實現檔案有效性、保密性和完整性的重要手段。

1 大數據背景下檔案管理方式

1.1 加強檔案儲存安全性

檔案的本質是數據的儲存，在互聯網發展的過程中，數據儲存媒介也由紙制檔案變為電子數據。數據泄漏的事情常有發生，在檔案保存的工作中，檔案管理人員應該把檔案安全放在首位，加強對數據庫的安全工作力度，在對數據庫進行維護時，應該使用工作制度中規定的軟件進行查殺，對于工作系統要進行相應檢查，當遇到重大更新時，要及時打好補丁，做好殺毒工作，防止有惡意程序進入系統。在檔案管理中，管理人員應該和檔案系統軟件開發人員進行溝通，通過有效地交流，提升自己的專業水平，在發生突發事件時，能在最短時間內采取有效措施，把數據損失降到最低。另外，相關單位應該對檔案管理制定相應辦法，從信息收集到數據調動，把檔案管理工作的每個流程都制定相應制度，讓管理工作更加規范，尤其是應急響應方面，管理人員要根據預案，對事件采取合理地應對方案，保證檔案管理工作順利進行。

1.2 提高管理人員專業水平

在檔案管理工作中，管理人員的技術水平決定了管理工作的下限，管理人員的思維和眼界決定了管理工作的上限，所以，在檔案管理工作開展時，管理部門應該對檔案管理人員進行相應培訓，并以專業人才擅長的領域進行專項學習。例如，在金融行業中，金融檔案多以客戶的個人信息、金額、密碼等相關，所以，在對檔案人員進行培訓時，應該對信息安全方面進行有針對性的培養。在培訓期間，應該加強管理人員的金融知識，提升管理人員的綜合素質，保證檔案管理工作順利進行。

1.3 管理人員知識多元發展

大數據具有數據互通的特點，在這樣的環境下，檔案信息之間具有極強的聯系，所以，檔案管理人員在工作中應該有相應豐厚的積累，對每一個行業有應該有些許涉獵。檔案管理人員在工作過程中，應該對目前的工作方式進行思考，并通過和其它領域人才多交流的方式提升管理能力，學習并實踐其它領域中的新技術和管理理念，把其它領域中的優秀技術結合到檔案管理的工作中，通過改善管理方式，促進檔案管理行業進步。

1.4 建立檔案權限管理制度

想讓檔案管理工作順利進行，在工作開展之前就應該對訪問權限進行相應規定，以保證日常工作中對檔案的使用需求。管理人員在日常工作中，要加強對檔案管理權限的控制，在人員使用檔案時，應該明確使用人員的身份，從而賦予相關權限。在數據庫的管理上，管理人員應該加強對防火墻的使用，通過防火墻和系統關掉不必要的端口，防止被不法分子惡意利用，提高對數據的保護。在對檔案進行管理時，相關單位應該落實檔案管理責任，把檔案安全責任落實到個人身上，提高管理人員的檔案保護意識。另外，在管理工作中應該設立相應的監督人員，通過實施相關規定加強對檔案的防護，防止在工作過程中出現因工作疏忽或員工惡意竊取檔案的情況，當惡性事件發生時，監督人員應該及時制止管理人員的行為，保證檔案數據的安全。

1.5 開展檔案新管理模式

基于大數據的時代背景，檔案管理的主要目的是為使用人員提供精準的檔案數據，但是，大數據技術的功能不只在此，檔案管理人員應該在日常工作中對大數據技術進行分析，讓大數據在工作中發揮更大的價值。同時，檔案具有服務的特性，檔案管理人員在日常工作中也應該培養自己的服務精神，通過自己對大數據的理解，發掘大數據檔案的新功能。管理人員通過對檔案架構的分析，找到檔案管理中可以改善的項目，讓檔案在提供數據的過程中更好的為人服務。管理人員在工作中的服務態度也應該發生改變，對使用者進行相應的歸類，根據數據統計，制訂符合使用習慣的服務方式，節省使用人員的時間成本。另外，和檔案相關領域要進行多交流，對檔案的搜索模式還是歸檔方式進行創新，讓數據庫變得更整潔，滿足工作單位的多種需要。

2 結束語

檔案管理工作在大數據發展環境下做出改變，給管理人員的工作方式創造了新條件。在工作中使用大數據技術能讓管理人員有更高的工作效率，這要求管理人員在工作期間采用加強檔案安全管理和提高管理人員專業水平等方式，為使用者使用檔案做出相應保障，發揮大數據的優勢。

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