基于團隊建設的遠程協作效能提升舉措研究

李昱昕 劉超 劉安游 顏翠彥 成姝潔

基于團隊建設的遠程協作效能提升，是隨著社會主義經濟高速發展、網絡互聯技術廣泛普及與應用的一項廣大社會組織不斷研究與實踐，事關企業生存與發展的管理課題。目前，遠程協作效能提升已形成部分成熟的管理模式，如基于項目和網絡的遠程協作模式、基于即時通等網絡平臺的遠程協作模式、高效的辦公管理模式等多種成熟的管理模式。本文重點圍繞遠程團隊建設，分別從科學的團隊工作模式、嚴謹的團隊溝通法則以及高效的團隊遠程會議原則三個方面，予以詳細闡述，給出多項提升舉措。

前言

近年來，中國特色社會主義市場經濟在所有制結構、分配制度以及宏觀調控上，向切合人民對美好生活的向往方面不斷完善、優化，呈現出躍升態勢。在這種態勢下，互聯網、多媒體、信息通訊等行業迅速發展，進一步促進了各行業經營方式的轉變，遠程辦公就是其一，成為互聯網、教育等行業探索的辦公新模式。但是，目前關于遠程辦公的學術研究以及論斷支撐還不算全面，遠程辦公研究成果多集中于如何利用成熟的技術，開發新的交流模式，例如，即時通訊、騰訊QQ、微信、釘釘等網絡社交工具，它們擁有及時性、平臺化、性價比高等優勢，已漸漸成為大眾工作和生活的“必需品”;遠程辦公雖在潛在風險、規章制度以及員工積極性提升等方面取得了一定的研究成果，但其實用性還有待探究、適用面還需拓展;同時遠程協作研究多集中在教育行業，對其他行業的參考度不高。

本文在總結與吸取遠程協作理論成果和實踐經驗的基礎上，進一步圍繞遠程協作效能的提升，抓住“一條主線，三個方向”（即團隊建設促進協作效能提升主線、強化團隊遠程工作模式方向、深化團隊遠程溝通模式方向以及優化團隊遠程會議模式方向），從辦公環境中遇到的實際問題和出現的具體矛盾出發，以分條列項的方式進行開放性探究，為遠程協作效能提升再添新舉措。

優化團隊遠程工作模式

“智”作多樣的工具模型

一是確立自選必選結合的工具選擇原則。主觀意識里，工具選擇均由公司或部門領導確定，但遠程辦公環境不再局限于“辦公室”，工具的選擇在很大程度上影響員工效率，因此，除了特定要求的工具外，其他工具選取不必局限于民主研討或投票確定，也可以形成“百花齊放”的狀態。

二是精準選取工具模型。在個人方面，員工都是相對獨立的個體，個體形成具有功能的組織，精準工具選擇，在一定程度上能夠激發員工創意，也令不善言辭員工的思維得到釋放，使組織的功能得到最大化發揮;在集體方面，綜合企業微信、OA以及郵箱等溝通工具，通過民主協商、匿名互投等方式探索符合部門工作實際的工具，從個人到部門，再從小組到組織，選定“利己互促、互融互通”的工具模型。

三是創新性融合企業文化。企業文化建設是企業核心競爭力的關鍵因素，在潛移默化中促進員工形成共同意識、價值觀念以及職業操守，它是員工遠程協作效能提升的根基。在遠程辦公中將企業文化建設融入其中，通過開展文化塑建提案、文化有“聲”宣講以及文化價值觀先鋒評選等活動，將團隊建設與企業發展視為一體，引領思想、明確目標、統一步調。

優化團隊遠程溝通模式

定“智”詳盡的溝通法則

一是明確溝通方式。建立明確的、信息清晰連貫的溝通方式，制定科學的交流模式，在提升工作效率、促進協作效能提升方面至關重要。工作分為日常工作、重點工作以及痛點工作，依據不同工作類別確定相應溝通方式。日常工作可通過日常溝通軟件建立“一對一聯系”“分別聯系”的溝通方式;重點工作可采取重點工作人員會議、關鍵節點會議以及負責人重點匯報等方式;痛點工作要明確對接人和處理人，可建立單線聯系與雙向對接的工作模式。二是確定發言模式。鑒于工作重要、緊急程度不同，需要講述的內容和研討的方式也不同，作為發言人，講話要至詳至盡，不能“感覺”其他人能夠讀懂你所有的意思，敘述的內容再詳細再具體也不為過;作為參與人，講話要字正腔圓，說明白講具體，拋開與討論主題無關內容，給出觀點，列出依據。三是嚴謹溝通法則。無論是電話視頻溝通，亦或是短信郵件聯系，確定溝通事項以后，還要確定具體細節，例如時間、地點以及參與人員等，切不可一項工作多次聯系“連番轟炸”，需“三思而定”，否則就成了對同事的叨擾，對自己能力的“考驗”。多向他人學、常在書本尋，在實踐中摸索、在交流中提升，不以習慣定調性，應圍繞溝通方所思、所想、所憂、所究充分思索。

優化團隊遠程會議

模式，“智”定嚴謹的會議規則

一是確保會議主持的技巧性。主持要始終圍繞會議議程、會議主題、成員參與度、會議效果四個維度展開。始終遵循議程，提前編制、下發會議材料，通過專屬平臺有序組織虛擬會議，主題切入井然有序，嚴禁高開低就;把握會議方向，不可脫離主題或“跨界”性脫離主題，作為會議主持，要引導共識、做出總結;注重氛圍調度，嚴禁發言壟斷，可創新性挑選言辭“激憤”員工發言，進一步調度研討熱情。

二是確保會議參加的積極性。精神傳達、內容傳遞，不光要靠言語，肢體也是重要的表達方式，充分將肢體語言與口頭表述相結合，激發部分“沉默員工”參與的積極性;確保攝像頭能夠看到所有參會人員，調動“潛水”員工;科學利用與主題“唱反調”員工的參與度，以其為抓手，挖掘更多研討內容。

三是確保會議溝通的實效性。參與人員整個議程要始終圍繞主題、重點項目開展，并通過循例總結和回顧進程，對每個主題、項目做階段總結，并引出下階段主題研討要點;會議上，言盡其意、物盡其用，主題研討詳細、項目思考明確，會議后，力保時效，遵循“三個零”原則，即：零郵件、零微信、零信息。

總結

綜上所述，隨著遠程辦公管理新模式在各個行業的“席卷”，普遍適用性、實用性有助于遠程協作效能提升的措施起到舉足輕重的作用。在遠程協作中，團隊建設面對遠程“虛擬辦公室”帶來的新挑戰和新形勢，成為提升協作效能、挖掘舉措辦法的“沃土”。之后，要繼續探索基于互聯新技術、網絡溝通平臺以及民主管理方式的激發員工潛能和協作效能的深入性措施，實現創新性推進企業高質量經營發展工作的目標。

（李昱昕，安徽財經大學;劉超，北京汽車股份有限公司;劉安游，中國計量大學;顏翠彥，四川外國語大學;成姝潔，西北農林科技大學）