項目監控過程組中關于溝通精簡可視化的思考

(中車株洲電力機車有限公司，湖南 株洲 412001)

1 概述

根據PMBOK(項目管理知識體系指南)的要求，項目管理共計5大過程組，10大知識領域，47個項目管理過程。PMBOK教會每個項目人員如何執行項目，項目經理面臨的工作多而雜。監控過程組中共計包含11個項目過程，但卻是在項目過程中最耗費時間與精力的過程，特別是對于項目周期長且風險異常多的情況。

在此過程中，項目經理需要時時關注項目任務、項目動態、質量、風險、溝通、采購、干系人的情況，并在發生成本或計劃偏離時及時提交變更申請。每個項目都包含有5個基本的組成部分，分別是任務(怎么做)、目標(項目范圍)、時間線(計劃和績效)、成本(成本及績效)、負責人。

溝通是人與人之間傳遞信息的重要過程，要想取得項目的成功，溝通是必不可少的，好的溝通是完成項目管理工作和實現項目目標的前提。如何在復雜繁重的項目工作中通過相對簡單的方式，綜合項目的基本組成部分，正向且正確地傳導項目的各項信息顯得尤為重要。

2 溝通精簡可視化的思考及運用

一個合格的項目匯報應該囊括5項內容和5項原則，5項內容為任務、目標、時間、成本、負責人，5項原則分別是對照比較、因果關系、多元數據、資源所需、文件資料。對于一些項目人員，溝通項目工作，特別是向上匯報時常常漏項或匯報不完整。在材料不足的情況下，如干系人提出相關例外問題，項目負責人可能因為回答不完整導致信息傳導失真。為此，通過合適的輔佐材料，再配合項目經理的溝通才能，會有利于溝通的流暢和真實性。

作為項目溝通的輔助方案，材料必須簡潔，且可以通過直觀的方式傳達關于項目主要內容的信息，以及各內容間的關聯關系。方案必須簡單且具有直觀性，干系人可以在短時間內獲取項目的健康程度，并對后期工作作出有效決策。經過對傳統項目管理模式和現在軟件開發常采用的敏捷項目管理進行詳細比對，發現敏捷項目中對任務工作的追蹤方式可利用于常規的項目管理模式中。敏捷項目管理(以SCRUM為例)的目標是能夠使開發過程能夠及時審視，更加透明，并達到持續開發。而常規項目管理的每個階段和過程領域都會有一定的概念介紹、輸入輸出內容、工具，提供給項目人員進行合理運用。那么是否可以將敏捷項目管理的透明、迭代的優點帶入常規項目管理中，以實現項目間的溝通及項目目標的一致性。無論常規項目管理方式還是SCRUM(敏捷項目管理中迭代增量開發過程)，其共同點都是有任務、目標、時間、成本、負責人這5個基本原則，可以將這5個基本原則中所涉及的內容，通過簡潔的描述方法，在書面文件的輔助下將項目信息傳導給項目干系人。經過思考，該輔助材料可按照如下方案(見圖1)進行展示。

圖1 項目可視化方案

通過該方案，可以順利的將項目5個基本原則展示，并通過可視化的方式展示項目任務完成情況、項目績效、干系人工作情況、項目異常風險的內容。

2.1 任務及目標

目標主要指項目確定的范圍，任務主要是為實現目標所分解的工作包。此部分可按照常規項目管理中的WBS(工作分解結構)創建方式，因為該方式的工作分解更加詳細，利于項目任務的跟蹤等。將項目的可交付成果作為WBS結構的第二層(第一層為總項目)，然后在可交付成果下將項目里程碑工作進行描述，第四層為項目每個周期內(每日、每周或每月)的具體項目工作(本次說明最底層按月分配項目工作的方式)。

項目工作的日常進程不可能一帆風順，為更好地展示項目工作，在此部分增加項目的風險及異常內容。

2.2 時間

為保證項目具有簡潔性和可視化的特點，方案中(詳見圖1)填寫的時間范圍為“1月以前”“上個月”“本月第一周”“本月第二周”“本月第三周”“本月第四周”“下個月”“1月以后”，為了保證干系人間熟悉了解近期內的工作具體如下：

該部分主要填寫項目工作的跨度和項目工作的實際完成情況。為了項目的整體進度的視覺感官性更強，采用圖形的方式進行填寫。

首先編排項目的整體計劃，如某一時間內有該項目的工作部署，則在日期欄的同列填上“○”，如時間跨度在“更久后”，則在后面的空白處填寫具體月份。表現情況如下：

異常和風險采用“關閉”“預警”“嚴重”的方式進行顯示，并同樣按期更新。

通過圖形的差異性，相關方可通過該材料一眼識別項目過程中的問題和需要重點關注的部分。該文件按月更新，月度任務中的重點工作按時更新完成情況，既符合傳統相關過程對項目計劃的要求，也符合敏捷項目管理中的迭代特點。

2.3 成本績效或進度績效

因我司組織結構問題，主要干系人更加關注項目的進度情況，此部分采用了進度績效的表現方式。為了更加直觀地展示，選用了燃盡圖的工具(見圖2)。

圖2 項目燃盡圖

縱軸代表剩余工期，橫軸代表日期，豎的實線代表當前日期，豎的虛線代表里程碑節點。橫軸的表格中，只要填寫截止目前項目整體的進度情況(滯后為正值，超前為負值)，就可自行生產滾動更新的燃盡圖。例圖中，實際進度高于計劃，則代表項目滯后，需要追趕進度；反之則為進度超前。此圖標有利于干系人一眼識別項目的進度掙值偏差，以便后續決策的制定。

2.4 干系人或負責人

此部分主要展示該干系人或負責人的職務，以及其影響的任務、風險、異常等。明確各項工作的干系人，利于“尋醫問診”，在最短時間內找到事件異常的根源，并“對癥下藥”。如因某一負責人的原因，導致該工作出現嚴重滯后的情況，在表格中以“●”標識(見圖3)。

2.5 方案總結

該方案中結合了傳統項目對項目范圍、計劃、進度、干系人、進度/成本績效的內容，也將敏捷項目管理中的關于透明的特點帶進項目溝通管理中。文件大小適中，關鍵信息傳遞清晰準確，項目經理可以借助該方案，有效的在項目間或向上傳遞項目績效。減少了項目經理在溝通時的困難，也預防了因為項目目標不統一所造成的項目成效失真。該方案需要項目經理按月更新項目月度任務，按周更新項目進展，耗時少，建立一種合適的信息溝通系統，便于傳遞項目工作需求和項目決策。

圖3 項目干系人與項目任務對應關系

3 精簡可視化溝通的可行性

精簡可視化的溝通方案中包含了項目信息傳遞的5項原則。其中，異常與各工作的對照關系、負責人與項目任務的因果關系一目了然，能簡單明了地了解項目任務受到何種影響所造成的滯后及超前關系；對照項目里程碑計劃，所編制的項目月度具體任務，此滿足項目進度的WBS編制要求；同時，為了展示項目更加貼切，符合干系人的關注點要求，文件中的數據面精簡且準確，多元性的數據通過統一的結構，將項目范圍、項目任務、項目計劃、干系人、異常、風險、掙值進行合理的編排展示，使得溝通的可視化程度更加完善。

該方式借鑒了PMBOK中監控過程組中4.4監控項目工作、5.5確定范圍、5.6控制范圍、6.7控制進度、7.4控制成本、8.3控制質量、10.3控制溝通、11.6控制風險、12.3控制采購、13.4控制干系人參與這10個項目過程組的要求；從傳統的PM管理要求出發，借鑒了敏捷項目管理的特點，可以更好地傳達項目的健康程度。

4 精簡可視化溝通的運用

項目經理在項目溝通時，特別是在向上匯報時特別耗費時間與精力。作為一名項目經理，與你的成功成正比的是，你與項目績效(范圍、時間、計劃、成本、資源)、當前完成情況、未來期望的能力。而干系人所需了解的也正是以上內容。在向領導層匯報時，領導往往時間少且對該項目精力和介入程度有限，不太喜歡項目經理匯報時的累贅，項目經理需要做的是通過可視化的方式精簡的通報各項內容。詳細的任務描述和簡單的數據展示通過良性的融合，向上匯報、項目間任務傳遞都具有很好的作用。通過建立合適的信息管理系統，為項目經理獲取、儲存和向干系人發布有關項目成本、計劃、進度和績效等方面的信息提供了標準工具，將項目績效情況可視化。

5 結語

在安迪·克羅發表的《阿爾法項目管理：只有2%的頂尖人士才知道》一書中有4個關于溝通的重要觀點：①早點合作。②建立節奏。③傳遞完整、清晰、簡潔的信息。④為持續改進創造通道。該文詳細說明了項目經理需要的兩個關鍵能力，分別是了解干系人的溝通需求和他們所能接受的溝通是什么。此次對于項目監控過程組中關于項目溝通精簡可視化的思考中，符合克羅提出的要求，并很好地將所有的內容展示給管理層或相關方，借助于此，對項目經理獲取資源需求和干系人支持百利而無一害。