加強園林綠化檔案工作的幾點思考

陳芳倩

近年來，隨著我國生態(tài)文明建設的快速推進，各級政府對環(huán)境改善力度不斷加大，園林綠化事業(yè)蓬勃發(fā)展，園林綠化檔案的重要性日益突顯。作為一項重要的基礎性工作，園林綠化檔案管理的科學性、規(guī)范性直接影響到園林綠化工作的質(zhì)量與水平，是推進園林綠化事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要保證。

一、園林綠化檔案管理的意義

園林綠化檔案是在園林綠化建設發(fā)展過程中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等有關園林專業(yè)的各種載體的歷史記錄。科學高效開展園林綠化檔案管理工作意義重大。

1.提供保證園林綠化工程建設質(zhì)量的重要參考

園林綠化檔案管理，從根本上講是為了記錄生態(tài)文明的發(fā)展歷程，提供可供借鑒參考的園林綠化建設成果，努力提高園林綠化的建設質(zhì)量。例如，針對某些植物的種植，園林綠化部門要從檔案中充分研究這些植物的特性、價值以及生長氣候條件，同時要對這些植物在園林綠化區(qū)域內(nèi)的種植現(xiàn)狀進行充分的掌握與分析，為后期的園林科研生產(chǎn)活動提供借鑒和參考。

2.有效保障園林綠化工程建設經(jīng)濟效益

對于園林綠化部門來講，無論是園林綠化的新建工程還是改建工程，都離不了園林綠化檔案的利用。園林綠化工程建設投入大，成本核算嚴格，充分參考已有的園林綠化工程建設成果，根據(jù)園林綠化種植條件和方案所需制定新的改擴建方案，可以節(jié)省非常可觀的建設資金。以某園林綠化擴建工程為例，工程部門無意間發(fā)現(xiàn)以往同類工程的大量檔案資料，對于當前工程建設具有極其重要的參考價值，于是在園林綠化檔案管理部門的幫助下趕在擴建施工前修改了施工方案，最終為整個改建工程節(jié)省了幾十萬的資金，可以說檔案在此時產(chǎn)生了直接的經(jīng)濟效益。

二、園林綠化檔案管理的現(xiàn)狀

社會發(fā)展日新月異，傳統(tǒng)的檔案管理工作體系與管理方式已不能適應現(xiàn)今社會發(fā)展需要，因此認清現(xiàn)狀，及早轉(zhuǎn)變觀念，推進檔案工作與時俱進，對于園林綠化部門而言尤為重要。當前，園林綠化檔案管理工作主要存在以下問題：

1.涉及面廣，檔案收集難度大

園林綠化工程涉及面廣，大多由多項組合而成，比如會涉及水景、假山、建筑等，這些相輔相成才能將園林綠化工程的建設質(zhì)量與觀賞效果發(fā)揮至最大。工程量繁多使得在施工建設過程中產(chǎn)生大量文件資料，然而工程的分散性，加之工程技術人員業(yè)務素養(yǎng)與檔案意識的參差不齊，致使檔案的收集難度非常大。

2.重視不夠，相關保障欠力度

一些園林綠化部門在檔案管理工作方面表現(xiàn)出明顯的不夠重視，未能真正認識到檔案管理工作是園林綠化工作的重要內(nèi)容，是一項重要的基礎工作，對檔案管理工作的投入嚴重不足，檔案管理設施簡陋，檔案室“八防”“三分開”更是無從談起，甚至有的沒有設立專門的檔案室，檔案處于分散管理、安全堪憂的狀態(tài)。此外，檔案管理人員的配備問題也十分突出，不少園林綠化部門未配備專職檔案人員，身兼數(shù)職的檔案人員真正花在檔案工作上的精力十分有限，大量的檔案資料也因此得不到有效的管理，檔案資源作用得不到充分發(fā)揮。有的單位即便配備了專職檔案人員，也是非專業(yè)出身，業(yè)務素質(zhì)不高，不能滿足新時期檔案工作的要求。

3.缺乏規(guī)范，管理手段較落后

園林綠化工程的復雜性也一定程度上決定了園林綠化檔案的管理難度，這對檔案的形成與管理過程提出了更高的要求。由于施工單位交叉，技術人員的業(yè)務能力與責任意識不同，施工過程中產(chǎn)生的大量文件資料時常出現(xiàn)重疊或混淆情況，甚至部分文件材料未履行審批手續(xù)就開始實施，檔案形成不規(guī)范和不完整現(xiàn)象較為嚴重。園林綠化檔案的信息化管理水平也亟待提升，目前的檔案管理方式仍以傳統(tǒng)手段為主，檔案的數(shù)字化水平不高，共享度低，不利于檔案資源的管理效率和開發(fā)利用水平的提升。此外，園林綠化檔案工作尚未真正形成層級分明、職責明確的網(wǎng)絡體系，嚴重影響了檔案形成的質(zhì)量、內(nèi)容的完整、管理的效率。

三、強化園林綠化檔案管理工作的思路與方法

1.更新思想觀念，創(chuàng)新管理模式

園林綠化部門要切實增強檔案意識，創(chuàng)新檔案管理模式，充分認識到加強檔案工作就是增強軟實力，增強在園林綠化建設市場中的競爭力。因此，在園林綠化建設的生產(chǎn)經(jīng)營與管理中，既要高質(zhì)量、高標準地完成各項工作指標，也要加大投入，努力提升檔案管理水平，為保持競爭力實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展積蓄能量。園林綠化檔案管理部門要改變工作方式，變被動為主動，積極適應園林綠化工作新業(yè)態(tài)，主動出擊，加強與市政、規(guī)劃、文保等部門的聯(lián)系與合作，特別是要深入施工一線跟蹤指導檔案業(yè)務，確保檔案的真實、準確和完整。例如，在園林綠化工程施工中，設計者與施工者往往有著很大的發(fā)揮空間，一些設計調(diào)整可謂隨時發(fā)生。對此，園林綠化檔案部門只有全過程跟蹤服務，才能有效保證工程施工檔案規(guī)范形成與真實可靠。

2.強化全程監(jiān)督，做好整體控制

在園林綠化檔案的管理工作中要重視對歸檔過程的整體控制與跟蹤監(jiān)督。文件材料收集工作貫穿項目施工全過程，為保證形成檔案的準確完整，要密切關注工程進度，進行動態(tài)跟蹤。比如，在施工前施工團隊要對施工現(xiàn)場進行精準的勘察與測量，隨時可能出現(xiàn)設計方案的變動，園林綠化檔案管理部門只有參與其中，才能做到有效把控。在此過程中，檔案管理部門尤其要明確工程各階段的檔案收集重點。施工準備階段：施工許可證、開工報告等；施工階段：土方登記單、苗木出圃單、標高復核記錄、施工圖與技術交底、施工組織設計與操作記錄等；竣工驗收階段：竣工報告，整個工程的成本核算、驗收等工作中所產(chǎn)生的影像資料、會議記錄、文件以及變動記錄等。同時，檔案管理部門要配合保管單位將全部檔案資料進行科學的分類，并根據(jù)其價值實行分級管理。

3.完善管理制度，創(chuàng)建良好體系

為了確保檔案管理團隊具有一定的工作積極性，更好地發(fā)揮出每位工作人員的才能，對園林綠化檔案管理工作制度進行不斷完善十分必要。要建立具有一定水平的檔案管理工作體系以及良好的檔案管理理念，對檔案管理模式或者管理思維、管理功能等進行創(chuàng)新。比如，將項目檔案材料形成、積累、整理與歸檔等工作靈活融入園林綠化工程的實際管理程序中，并建立完善的管理制度，推進依法管理。此外，要建立檔案安全保密制度，保障檔案實體與內(nèi)容信息的安全；不斷規(guī)范園林綠化檔案的入庫整理、借閱、開發(fā)利用制度等。通過完善制度、健全機制，進一步激發(fā)檔案管理人員的動力與活力，營造干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。

4.加大各項投入，提升現(xiàn)代化水平

園林綠化部門要加大經(jīng)費投入，加強檔案基礎設施建設，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。如配備高性能打印機、掃描儀、計算機、刻錄機等辦公設備，不斷滿足檔案資源科學化規(guī)范化管理的需要。要將信息技術與現(xiàn)階段的檔案管理策略進行有機結合，推進檔案信息化管理，實現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化，進而整合園林綠化檔案的大數(shù)據(jù)資源，建立園林綠化檔案的大數(shù)據(jù)共享平臺，提高檔案利用效率。為確保園林綠化檔案管理工作的高效、完整、系統(tǒng)、安全，檔案管理部門必須與時俱進，完善園林綠化檔案工作人員從業(yè)培訓、年度業(yè)務培訓等教育培訓機制，努力建設一支業(yè)務精湛、作風過硬的高素質(zhì)檔案人才隊伍。

參考文獻

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