檔案社會化服務的專業取向

摘要：檔案社會化服務的專業取向是探究檔案社會化服務與其他社會化服務的不同之處，也就是其所具有的與其他服務不同的專業特征。檔案社會化服務是立足于社會專業分工而形成的具有明顯差異性的專業服務，是致力于建立檔案專業領域可靠、高效、權威的服務。

關鍵詞：檔案 社會化 服務 專業取向

基于檔案管理的專業需求和市場發展規律具有以下幾種專業取向：第一，安全保密的檔案服務，安全保密意味著檔案社會化服務必須保證檔案實體、內容以及系統的安全性，保護檔案信息內容，避免信息泄露，這是實現可靠服務的基本要求；第二，高效優質的檔案服務，要求檔案社會化服務本身是高效率、高質量的服務，并能通過減輕客戶負擔、提髙客戶的運營效率，實現較高的客戶滿意度，這是市場競爭的本質要求。

一、檔案載體的安全保存

這里的檔案載體不僅有紙張，還包括磁帶、膠卷、磁盤、光盤等新型載體。檔案社會化服務機構應建立符合檔案建設規范的標準化庫房，配備相應的恒溫恒濕設施，保障檔案載體不受外界影響，擁有良好的保存條件。此外，還應通過保管制度的建立與實施，明確管理人員的責任，提高其保管和保護意識。

檔案社會化服務機構提供的服務內容主要可分為傳統型和現代型兩大類。其中傳統型以檔案寄存、代管、整理和檔案用品銷售為主，國內多數文檔服務中心屬此類，例如北京市檔案事業服務中心、深圳市文檔服務中心等；現代型以檔案管理軟件開發、檔案信息化系統研發、檔案管理咨詢等服務為主，例如國外的IronMountain、Recall、Grm和國內的量子偉業、紫光慧圖等。總的來說，檔案寄存和管理仍然是當前檔案社會化服務的重要服務項目。因此，做到檔案載體的安全保存，是對檔案社會化服務機構專業方面的基本要求。此外，在互聯網時代，越來越多的檔案不再需要任何形式的物質載體，而是通過“云存儲”“網絡磁盤”等虛擬存儲介質進行存儲，這些虛擬檔案的安全保存同樣具有現實意義。

二、高效優質的檔案服務

（一）高效益與高效率的檔案服務

傳統的檔案工作一直都存在“高投入、低效益”的弊端，造成這種問題的原因主要有兩點：一是由檔案本身特性造成的。檔案工作往往不能在短期內見效益，而是通過檔案管理和保護產生長遠效益。二是由現行檔案事業體制和檔案工作流程不盡完善所致。檔案社會化服務作為適應市場需求而產生的新興產物，必須走高效益的生產方式，才能獲得市場認可。社會化服務在其他領域，如后勤管理、農業生產、審計服務中已有較好的發展，并且體現了高效益的優勢。例如在皖南煙區，青壯年勞動力大量流失，農民購買生產機械資金少，生產現代化程度不高。煙葉公司通過整合，利用社會資源組建專業的農機、用工服務隊，將生產用工市場化、社會化，為煙農提供各項機械化作業和用工服務，此舉實現了高效益的種植、生產，達到了多邊共贏的目標。檔案社會化服務也應汲取其他領域的先進工作經驗，創造高效益的工作模式。

（二）優質的檔案服務

筆者結合服務管理思想和檔案專業特色，將檔案社會化服務質量分解為溝通質量、技術質量、感情質量和關系質量。

第一，溝通質量是指服務提供方對客戶需求的分析和理解。檔案社會化服務機構要通過對客戶的觀察和調研，明確客戶的顯性需求，挖掘客戶的隱形需求，再根據現有技術水平和實際狀況，規范需求，使其科學化。溝通質量是確保服務優質的前提條件，是進行檔案服務的先行環節。

第二，技術質量是指檔案服務過程和結果的質量。服務不同于產品，其具有過程性，并且客戶會參與服務過程。因此，對技術質量的衡量不僅包括對服務結果的衡量，也包括對服務過程的測評。對服務過程的評價集中在檔案服務效率上，即能否迅速對客戶需求做出反應，給出解決方案并迅速執行。快捷、有效的服務是檔案社會化服務吸引客戶、建立客戶忠誠的必經之路。技術質量是優質服務的本質要求，是工作流程的核心。

第三，感情質量是指對客戶的服務態度以及規范、禮貌的服務行為，這是贏得客戶好感的重要因素。為提高感情質量，檔案社會化服務機構應更加重視人員培訓與建設，建立高素質的人才隊伍，同時規范員工的行為舉止。

第四，關系質量是指客戶對服務機構及人員的信任程度，以及對服務的滿意度。關系質量是建立在以上三種質量基礎之上的綜合質量，是客戶判定服務質量的最終結果。只有確保溝通質量、技術質量和感情質量，才能提高關系質量，使客戶滿意，建立客戶忠誠。

三、結語

作為社會專業分工的產物，檔案社會化服務必須體現專業特色，找準自己的專業取向，明確專業定位，提供專業化、專門化的檔案服務，以區別于其他服務行業，這是生存發展的首要價值取向，是做好一切工作的基礎。

參考文獻：

[1]朱玉媛.論檔案學研究體系的構成要素及其相互關系[J].檔案學通訊，2009（11）.

[2]劉新安.論傳統檔案理論在變革中的作用[J].北京檔案，2012（08）.

（作者簡介：王樹濱，男，本科，黑龍江幼兒師范高等專科學校，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）