關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的探討

陳靜

現(xiàn)如今，國家在知識經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)飛速進(jìn)步的同時，信息技術(shù)對于檔案管理的作用也是越來越突出。本文根據(jù)高校檔案管理信息化的建設(shè)這一問題，進(jìn)行討論研究高校檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，并提出了相關(guān)舉措，希望能夠幫助到高校進(jìn)行管理。

高等院校的日常管理工作由高校檔案管理工作等共同組成，對于高校檔案管理的科學(xué)化管理可以顯現(xiàn)出高校的信息化的發(fā)展程度。最近的幾年，伴隨著高等院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，還有隨之而來的教師隊(duì)伍的強(qiáng)大，以往的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)如今的高校管理模式，不能夠滿足當(dāng)今高校檔案管理對于信息化水平的要求，所以充分意識到對高校檔案管理科學(xué)有效信息化的建設(shè)是必不可少的。

1 信息化建設(shè)的重要意義

21世紀(jì)信息化時代的到來使得高校檔案管理信息化的建設(shè)成為可能，所以，為了跟隨時代的潮流，高校要加強(qiáng)對檔案管理的信息化建設(shè)的水平。

1.1可以促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展水平。為了能夠的更好的完成高校檔案管理的工作，對檔案管理的信息化建設(shè)是急需加強(qiáng)的方面。對檔案管理信息化的建設(shè)可以反映出高校革新的重要成果，同時也有利于高校自身能力的提升，有助于高校在競爭激烈的大環(huán)境下更好的面對社會所關(guān)注的問題，要求，加強(qiáng)高校的迅速發(fā)展。

1.2有助于提高服務(wù)管理的水平。以往的檔案管理方法是利用紙質(zhì)的文件對檔案進(jìn)行采集，總結(jié)等工作，其大量的需要人力資源和物質(zhì)資源，檔案因?yàn)閮Υ娴臄?shù)量大，分散性強(qiáng)，給檔案管理的工作人員帶來了不少的挑戰(zhàn)性，因?yàn)闄n案管理工作人員不僅要對檔案人員信息進(jìn)行整理，還要進(jìn)行采集信息，所以檔案工作的完成非常容易受到人為因素的影響，具有很大不穩(wěn)定性因素。與此同時，在檔案的使用問題上，使用手續(xù)繁瑣復(fù)雜，效率的低下等都是傳統(tǒng)檔案管理所存在的不足，因此，為了能夠使得高校的檔案管理工作的完善更好的與時代發(fā)展的水平相接軌，必須要進(jìn)行信息化的建設(shè)。現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)的水平迅猛增長，為提高高校檔案管理信息化的建設(shè)創(chuàng)造了無限的生機(jī)，信息化的使用，可以使得檔案管理工作變得高效快捷，很大程度之上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，縮短了檔案管理對信息采集的復(fù)雜性，和信息加工的時間，為全校的老師和學(xué)生提供了便利的檔案管理工作，提高了高校對檔案工作的處理水平。

1.3有利于開發(fā)信息資源。社會信息化的進(jìn)步，使得檔案資源的發(fā)展受到全社會各界的關(guān)注。社會上對檔案管理信息的關(guān)注程度和依賴性逐漸增多，特別是對于那些加工好的，全面具體的信息，尤為青睞。關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，為了能夠追趕國家的信息化建設(shè)的速度，每行每業(yè)都在積極革新發(fā)展，抓住這大好的機(jī)會，所以高校檔案管理工作的相關(guān)部門，一定要抓緊機(jī)會，跟隨時代的進(jìn)步，加強(qiáng)對自身信息化的建設(shè)水平，這樣在一定的程度之上，可以對社會檔案信息資源的利用開發(fā)帶來好處。

2 信息化建設(shè)的問題

2.1相關(guān)高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識不足。高校檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對于建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度不高，是因?yàn)檫€沒有充分認(rèn)識到當(dāng)今信息化的建設(shè)的趨勢，大部分領(lǐng)導(dǎo)人員把檔案部門當(dāng)做了分散職員的地方，也沒有制定相關(guān)的檔案管理規(guī)劃方案，使得檔案管理部分人員散漫，缺乏整套的制度體系。

2.2檔案管理精力投入比例小。因?yàn)楦咝τ跈n案管理的投入精力較小，所以導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施的落后，比如，用于存儲檔案信息的計算機(jī)，在投入使用方面根本達(dá)不到合理化的要求。

2.3相關(guān)檔案管理工作人員的能力素質(zhì)低。大多數(shù)高校檔案管理工作人員的綜合專業(yè)素質(zhì)不高，觀念陳腐老舊，工作方法跟不上時代的要求，對于相關(guān)計算機(jī)設(shè)備操作不熟練都是出現(xiàn)的問題。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的措施

3.1建立完善的規(guī)章制度。高校的相關(guān)工作部門，要提升對檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展力度，結(jié)合本校檔案管理的實(shí)際情況，從實(shí)情出發(fā)，制定相關(guān)的制度措施，規(guī)范檔案管理工作部門的職責(zé)，完善信息化的工作體系，嚴(yán)格規(guī)定檔案的查閱，計算機(jī)管理的相關(guān)措施，因此形成一定的機(jī)制，使得檔案管理工作更加高效規(guī)范。

3.2提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力。檔案管理的工作人員在檔案管理工作中發(fā)揮著不可取代的作用，所以，要求相關(guān)的檔案管理人員具備較高的專業(yè)綜合能力素質(zhì)，才能更高的完成檔案管理工作。高效必須加強(qiáng)對于檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，建設(shè)具有熟練計算機(jī)操作能力的復(fù)合型人員，加大學(xué)習(xí)機(jī)會，高效的推進(jìn)高校的檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.3提高投入的比例。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)離不開資金的支持，所以在建設(shè)信息化建設(shè)的時候，高校要將檔案管理的建設(shè)列為學(xué)校的常規(guī)支出，準(zhǔn)備充足的資金支持，以此來保證檔案管理工作的發(fā)展。

3.4充分借鑒管理工作經(jīng)驗(yàn)。世界全球化的發(fā)展，使得各個國家之間不再是單獨(dú)發(fā)展的個體，每個人與外界的的溝通聯(lián)系也是更加密切，所以高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中不能封閉起來，要多利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，展開相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，可與其他高校相互溝通交流經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，以此來提高自身信息化建設(shè)的水平。

4 結(jié)束語

目前，對于建設(shè)高校檔案管理信息化還存在著很多困難和挑戰(zhàn)，所以在這個社會大背景之下，每個高校都應(yīng)該緊緊跟隨時代的發(fā)展潮流，加強(qiáng)創(chuàng)新的手段，提高革新意識，對檔案管理信息化建設(shè)加大資金的投入使用，制定相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范工作人員的行為準(zhǔn)則，培養(yǎng)更多高素質(zhì)管理人才，這樣才能為高校檔案管理信息化的建設(shè)提供有力的支撐。

（作者單位：荊州理工職業(yè)學(xué)院） 人說他的成功是個奇跡，靦腆的小利笑而不答，悄悄的對我說：“老師，我終于吃下了那最后的半塊燒餅。”他的成功，主要源于最后的耐心和堅持！”

隨著教育改革的不斷深入，老師們教學(xué)研究越來越細(xì)致。細(xì)節(jié)往往決定成敗！教育的主體是學(xué)生，在學(xué)生苦苦探索疲憊之時，能夠引導(dǎo)同學(xué)們沉著冷靜換個角度來思考，一定會起到畫龍點(diǎn)睛的作用。在豁然開朗后走向成功的新星就會冉冉升起！

（作者單位：濟(jì)南錦苑學(xué)校）