淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策

姬海英

摘 要：隨著經濟的快速發展，各個行業的管理模式都有所變化和升級，檔案管理工作自然也不例外。高效的檔案管理可以促進事業單位相關工作順利展開，并提高各項工作的效率，極大的為企業節省資源并提高盈利。本文先例舉出當前事業單位檔案管理中存在的問題，而后就相關解決措施進行更加詳細的分析和探討，希望可以給相關工作人員一些有用的建議。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 問題及對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）03-00-01

檔案管理的主要任務是對企事業單位相關項目和人事等資料的收集、整理和保管，為企業管理過程中提供重要參照，也對企事業單位當下和未來發展起著非常重要的指導意義。但是，傳統檔案管理隨著社會的發展逐漸顯露出不足，為滿足企業高速發展，提高企業效益，亟需改善這一不利局面。筆者根據多年檔案管理工作經驗，深入調查和研究當前檔案管理工作中存在的問題和不足，并在此基礎上提出一些改進措施，以希望可以推進事業單位檔案管理高質量發展。

一、事業單位檔案管理中存在的問題與不足

1.事業單位檔案管理人員的管理能力不足

檔案管理工作是一個非?？简炄藛T耐心的工作，因為具體工作表現為內容繁瑣，過程繁多，并且因為容易出錯，所以必須細心對待。但是，檔案管理工作對專業性要求并不高，沒有什么技術含量，所以在事業單位中經常得不到重視，相應的在人員安排上，基本都是由基層員工負責，這就導致員工的管理知識缺乏，整體素質低下，極大的降低了事業單位檔案管理的質量和效率。另外，因為事業單位對檔案管理人員的待遇不高，就導致工作人員的工作積極性不足，這也是檔案管理效率得不到提升的重要因素。

2.檔案管理制度的制定存在不合理之處

事業單位檔案管理需要制定完善的管理制度，形成規范、簡明、有序的檔案管理工作，可以有效提高事業單位檔案管理的質量和效率。但是在許多事業單位中，檔案管理工作由于制度建立不完善，而標準化、簡明化、有序化的管理要求經常只是進行口頭強調，很少能實施在具體工作中，這就使得檔案管理人員在檔案整理、收集和保管上缺乏有效的規范性，很可能為將來工作的有效展開埋下隱患，影響事業單位收益。

3.檔案管理硬件設備不夠齊全

傳統檔案管理模式已經不能滿足當今事業單位的管理和發展，檔案管理需要向信息化轉型，利用快速發展的信息技術來逐漸完善并建立現代化檔案管理模式。但是因為很多單位沒能提高對視信息化檔案管理建設的重視，導致檔案管理部門在具體的硬件和經費上不能得到滿足，大大降低了檔案管理設備的更新換代速度。另外，在實際操作中，因為設備不夠齊全，導致人為操作占比非常大，一旦出現檔案錯誤、損壞或丟失等現象，工作人員對數據庫進行恢復的工作量將是巨大的。所以檔案信息化管理需要事業單位進行資金投入，利用先進的設備來提高檔案管理人員的工作效率。

二、改善事業單位檔案管理的措施與對策

1.提高檔案管理人員的工作能力和素質

不管檔案管理如何改進，其關鍵點還是人，只有將工作人員的綜合素質提高才能更有效的提升檔案管理工作的質量。在具體的實施過程中，應該把握以下幾點：首先是提高檔案管理人員的工作待遇，利用優厚的工作條件來激勵員工的工作積極性，提高員工的工作責任心。其次，事業單位應該通過必要手段引進專業的管理人才，在人員評定時需要嚴格對待，從一開始就提高檔案管理人員的基礎專業素質。另外，還需要加強檔案管理人員的專業培養，爭取每隔一段時間就進行一次高密度的專業訓練，在工作中不斷加強檔案管理人員的能力和素質。最后就是引入先進的人員考核機制，監督和審查檔案工作人員的工作，明確崗位工作規范，建立賞罰分明的規章制度，進一步提高檔案管理人員的工作自覺性。

2.完善事業單位檔案管理制度

高效率的檔案管理離不開完善的規章制度。對于事業單位來說，要想更加高效的運用和規范檔案管理，離不開自身良好制度的建設，在具體的制度建立中要注意以下幾個方面。首先，應該遵循國家法律法規，建立內部控制和責任追究制度，加強檔案管理人員的法律意識和責任意識。其次，應該規范人為操作程序，兼顧保密性和簡單性，盡量采用責任分層制度，做好多層防護。只有建立完善檔案管理制度，提高工作人員的崗位責任意識，才能更好的提高事業單位檔案管理效率。

3.重視并擴充檔案管理硬件設施

檔案管理是離不開基礎的硬件設施的，傳統管理方式主要受限于保存檔案的倉庫，目的是避免紙質檔案出現損壞和丟失，但是現今信息化檔案管理因為會將大部分檔案數據化，需要的不在是寬敞的檔案倉庫，而是先進的電子掃描設備和優質的數據存儲設備，另外諸如打印機、計算機等電子設備也必不可少。為了追求更為高效的檔案管理方式，事業單位應該專人專項的擴充這些硬件設施，加速信息化檔案管理建設，進一步提高事業單位檔案管理工作的質量和效率。

4.推行事業單位信息化檔案管理

隨著當代科學技術的飛速發展，計算機在多個領域得到了廣泛應用。單純就檔案管理而言，信息化管理模式已經是當今現代檔案管理的基礎要求。在這個大的形勢下，事業單位必須加快信息化檔案管理的升級，滿足新時期對檔案管理的要求。首先，檔案管理人員應該熟悉利用計算機、掃描儀等現代化設備，準確快速的將紙質檔案數據化錄入，并快速的進行存儲歸檔。其次，事業單位應該利用互聯網便利性，實現企業內部檔案信息高效傳遞，提高企業管理的時效性。最后，事業單位必須學會利用網絡技術來對檔案管理進行創新，建立完善的檔案數據庫，提高事業單位檔案管理的質量，促進企業效益的提升。

結語

總而言之，現今一些事業單位在檔案管理方面依舊存在著一些比較明顯的問題。為滿足企業自身高速發展，傳統檔案管理方式必須進行改變和升級，這就要求事業單位增加對檔案管理的重視，提升檔案工作人員的綜合素質，建立完善的檔案管理制度，不斷引進先進的信息化檔案管理設備，用科學有效的改進措施完善檔案管理工作，全面提高事業單位管理效率，最終為企業和國家帶來更加豐厚的利潤和效益。

參考文獻

[1]袁亮.淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].農村實用科技信息，2018（3）.

[2]王若琳.淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].南風，2016（8Z）：172.

[3]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014（S1）：131-133.