基于PDM系統(tǒng)的標準化審查數(shù)據(jù)分析及應用

包勇 周佳臏 譚瑤

（1上海航天電子技術研究所，上海，201109；2上海航天技術研究院，上海，201109）

標準化審查作為企業(yè)標準化工作的一項重要內(nèi)容，對于提高生產(chǎn)質(zhì)量和產(chǎn)品數(shù)據(jù)的有效性有著重要影響。企業(yè)的標準化審查首先要做的是設計文件的標準化審查，以此來將錯誤消滅在產(chǎn)品制造之前，為技術文件的正確性、完整性和統(tǒng)一性提供重要基礎。因此，深入剖析信息化條件下技術文件標準化審查的不足，有針對性地采取解決措施，對提高標準化審查質(zhì)量和產(chǎn)品的可靠性有著重要的現(xiàn)實意義[1]。

隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的標準化管理正在逐步由文件標準化向數(shù)字化、信息化標準化轉(zhuǎn)型，各類技術文件通過PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）系統(tǒng)進行電子歸檔。

我單位使用PDM系統(tǒng)進行技術文件審簽歸檔多年，有著豐富的電子技術文件管理及PDM系統(tǒng)維護經(jīng)驗。該系統(tǒng)已經(jīng)存儲了一系列可供標準化統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)，為了將這些豐富的數(shù)據(jù)資源利用起來，我單位從兩年前開始著手研究這些數(shù)據(jù)的利用。開展了 “提高基于PDM系統(tǒng)的技術文件標準化審查效率QC小組活動” “PDM系統(tǒng)標審主要問題分析”和 “設計、研試文件會簽情況分析”等統(tǒng)計分析工作。在工作中發(fā)現(xiàn)，隨著在PDM系統(tǒng)歸檔的技術文件日益增加，系統(tǒng)中持續(xù)積累了各類技術文件的文檔，還有一系列的審簽流程、審簽意見、審簽數(shù)據(jù)等。如何合理、高效地分析、利用這些數(shù)據(jù)？本文就此展開研究及探索。

1 標準化審查數(shù)據(jù)應用分析方法

1.1 確定分析對象

明確標準化審查數(shù)據(jù)的分析要解決什么問題，所選的分析對象應該符合數(shù)據(jù)分析的目的，例如標審一次通過率、數(shù)據(jù)填寫準確性等。所選分析對象必須是可以量化、便于統(tǒng)計、易于分析的。

選擇分析對象要和統(tǒng)計學理論、統(tǒng)計學思維方式結合在一起，同時打破傳統(tǒng)統(tǒng)計分析對樣本的依賴，使得統(tǒng)計學工具能夠?qū)λ械臄?shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，讓研究數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮出更高的研究價值和應用價值[2]。

1.2 研究支撐數(shù)據(jù)

現(xiàn)有PDM系統(tǒng)存儲了一系列的可用于統(tǒng)計分析的參數(shù)數(shù)據(jù)，例如文件代號、文件名稱、產(chǎn)品代號、型號代號、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間等。除了以上數(shù)據(jù)之外，系統(tǒng)后臺還有非常多的字段參數(shù)可以進行補充。在PDM系統(tǒng)的海量數(shù)據(jù)中，找出正確、合理的數(shù)據(jù)至關重要，對于支撐整個統(tǒng)計分析過程也非常必要。

同時，要求對大量數(shù)據(jù)進行歸類、統(tǒng)計和歸納總結，將具有價值的信息提煉出來。需通過更為有效的信息化渠道開展數(shù)據(jù)收集，而數(shù)據(jù)的積累和數(shù)據(jù)處理過程的細化也是至關重要的。標準化審查數(shù)據(jù)具有較高的準確性，隨著時間的推移積累的數(shù)據(jù)會越來越多，這樣有價值的數(shù)據(jù)能夠得到增值，具有高度關聯(lián)的數(shù)據(jù)結合在一起，便于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

在完成支撐數(shù)據(jù)研究后，需要根據(jù)數(shù)據(jù)形式形成明細清單，可包括數(shù)據(jù)類型、內(nèi)容范圍以及時間期限等。而為了能夠更好地完成分析工作，推薦使用Excel工具，大量的工作可通過函數(shù)計算完成，大幅提高工作效率。

1.3 收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)

有別于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集方式，借由信息化手段來完成統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)獲得方式通過核對簽署完整性、檢查標準化率等方式來完成，但是這種方式獲得的數(shù)據(jù)不但價值低，獲取效率也不高，一位標準化師核對一天，也只能核對百份文件。

現(xiàn)在通過信息技術人員介入，按照明細清單從PDM系統(tǒng)導出滿足分析要求的數(shù)據(jù)，部分數(shù)據(jù)可以從用戶界面直接導出，但絕大部分有價值的數(shù)據(jù)要從系統(tǒng)后臺抽取。需要信息技術人員編寫程序語句，滿足數(shù)據(jù)要求，保證數(shù)據(jù)的完整性、可利用性。

從多次統(tǒng)計分析經(jīng)驗得出，在開發(fā)或定制PDM系統(tǒng)時，直接將相關數(shù)據(jù)收集模塊嵌入PDM系統(tǒng)，可大大提高收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)的效率。

1.4 整理分析數(shù)據(jù)

統(tǒng)計數(shù)據(jù)的整理主要分為3個步驟：審核統(tǒng)計資料、對資料進行分組、匯總和編制統(tǒng)計表格或數(shù)據(jù)圖形。

對數(shù)據(jù)分析和處理需要按照一定的規(guī)定和流程，從不同維度進行分析，同時將數(shù)據(jù)量化，應選好分析角度，覆蓋面盡量全面，必要時，應選擇3個～4個分析面，這樣，才能使分析數(shù)據(jù)更有參考價值。

同時，應從統(tǒng)計周期、主要問題、設計部門等多個維度對數(shù)據(jù)進行分析，并給出解決問題的措施，使整個分析結果能夠在全單位范圍內(nèi)應用，提高分析數(shù)據(jù)可應用性。

1.5 利用數(shù)據(jù)結果

合理利用QC活動、研究報告等形式，將分析結果形成文本，固化分析經(jīng)驗，通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、OA、郵件等多渠道將統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析結果予以公布，提供給各相關部門參考使用。

按照數(shù)據(jù)分析的結論，有針對性地開展各種標準化專項培訓，包括：數(shù)據(jù)填寫規(guī)范培訓、標審主要問題解決指導等。同時，為固化研究成果，可編制發(fā)布系列企業(yè)標準、質(zhì)量文件和規(guī)章制度等，形成長效管理機制。

2 數(shù)據(jù)分析實施主要案例及效果

2.1 提高標審效率

根據(jù)標準化審查數(shù)據(jù)應用分析方法，組織開展了 “提高基于PDM系統(tǒng)的技術文件標準化審查效率”QC活動。利用信息化技術手段，將某年度上半年文件歸檔流程的所有節(jié)點 （包含打回及通過）從數(shù)據(jù)庫中導出，共計50051條記錄。對該50051條記錄進行篩選，篩選出作打回處理的所有節(jié)點名稱進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結果見表1。

表1 被打回節(jié)點情況統(tǒng)計表

從表1可以看到，被 “標審”節(jié)點打回在所有流程的占比是最高的。

利用PDM系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)對各流程進行了統(tǒng)計、分析，共產(chǎn)生流程及標審 （含歸檔審查）次數(shù)見表2，所統(tǒng)計的流程涉及設計文件、研試文件和軟件文檔等。經(jīng)統(tǒng)計，所有4671項流程中，標審后沒發(fā)現(xiàn)任何需要修改的問題，可直接一次性通過的概率僅為53.35%。

分析后，得出流程設置問題、標審意見不清晰、缺少歸檔經(jīng)驗、文件屬性填寫不規(guī)范等要因。通過對這些要因開展有針對性的活動，包括優(yōu)化PDM歸檔流程、制定標準化審查細則、加強標準培訓宣貫等措施。經(jīng)過開展一系列整改后，對該年下半年被打回節(jié)點情況進行了重新統(tǒng)計，具體情況見表2。

表2 對策實施前后分析表

從表2可看出，雖然被標審節(jié)點打回的所占比增加，但也能說明在對策實施后，被校對、審核和工藝等節(jié)點打回的概率也明顯減小，而標審后無需打回重新修改的一次性通過率由53.35%提升至81.23%，效果較為顯著。

通過對標審主要問題的統(tǒng)計分析，對設計文件標準化審查的常見問題進行分類，形成了 “標準化審查五十條”，見表3。

表3 “標準化審查五十條”

表3（續(xù)）

2.2 提高技術文件會簽完整性

本單位于2019年4月底開展了設計、研試文件會簽要求執(zhí)行情況復查分析工作，利用PDM系統(tǒng)中會簽數(shù)據(jù)，對設計、研試文件會簽情況進行了統(tǒng)計分析。以研試文件為例，主要缺少產(chǎn)品保證師、質(zhì)量師、主任 （副主任）設計師、工藝保證師、軟件保證師、原材料保證師、元器件保證師等會簽，其中缺少產(chǎn)保及質(zhì)量會簽的占比高達28%及21%，如圖1所示。

針對上述情況，單位組織開展設計、研試文件會簽要求執(zhí)行情況復查整改工作，對缺少會簽的各文件進行補簽，提高各技術人員對于會簽工作的重視，以此方式對技術文件會簽要求進行再宣貫。自完成復查整改工作以來，技術文件的會簽完整性大幅度提高。

圖1 研試文件會簽缺省情況

3 結論

通過對基于PDM系統(tǒng)的標準化審查數(shù)據(jù)分析與應用方法的研究與實踐，證明了通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整理分析、對分析數(shù)據(jù)的研究應用可以有效提高技術文件標準化審查工作效率及質(zhì)量。

但是數(shù)據(jù)處理過程會隨著數(shù)據(jù)的積累而不斷增加難度，數(shù)據(jù)的不斷積累也會影響數(shù)據(jù)的處理效率。信息化時代下，數(shù)據(jù)處理技術將會不斷更新和發(fā)展，統(tǒng)計工具也會不斷改進升級，所以應通過不斷研究分析，選擇更合適的數(shù)據(jù)處理技術及統(tǒng)計工具，分析出的數(shù)據(jù)信息將會更有實用價值，更有針對性的提高技術文件標準化審查效率。

標準化工作任重而道遠，通過本次研究發(fā)現(xiàn)很多問題都是由于在工作中缺乏經(jīng)驗固化、文件支撐和理論研討造成的，須根據(jù)實際需求對標準化信息的管理進一步研究探索，更好地發(fā)揮標準化的引領、支撐和保障作用，為促進企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展做出積極的貢獻。