提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑

武慶霞

【摘要】辦公室文書檔案管理工作對于企業整體工作的開展有著重要的作用，在新時代，應該通過有效的手段提升檔案管理工作的效率，為企業的發展提供助力。本文從辦公室文書檔案管理工作的問題入手，探討提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑。

【關鍵詞】辦公室文書 ?檔案管理工作 ?路徑

辦公室業務是單位工作中一個重要的環節，承擔了很多重要的職責，辦公室工作水平直接影響了單位的工作效率。辦公室工作中，文書記錄了單位的發展、業務情況和人事變化以及重要會議記錄等信息，是單位后續工作的重要參考，文書檔案管理工作有著十分重要的作用。

一、辦公室文書檔案管理工作常見的問題

想要有效改善辦公室文書檔案管理工作，需要先對其中的問題進行掌握，下面對其工作中的不足進行分析：

（1）很多單位對于辦公室文書檔案管理工作的重要性認識不夠，因此對這項工作不夠重視，領導層面將文書檔案管理工作作為一項常規的工作，布置相對簡單的任務。辦公室文書檔案管理工作的重要性還沒有被辦公室管理人員和檔案管理人員意識到，工作人員只是把相關的資料進行整理和保存，并沒有深入的挖掘這些資料和數據的實際價值。

（2）辦公室文書檔案管理工作制度不健全，沒有明確的操作流程。工作人員只是將資料整理成檔案，粗略的進行分類。因為工作松散，還會導致檔案內容不符、部分檔案遺失的情況。并且因為制度不健全，責任不明確，當工作中出現問題的時候，存在互相推脫責任的情況。因為缺乏工作依據，導致檔案管理工作存在各種問題，無法真正的發揮其實際作用。

（3）因為對辦公室檔案管理工作重視度不夠，因此在人員安排上也會選擇素質一般的工作人員，單位認為這個崗位是個“閑職”，不需要專業的技術和能力就可以勝任。雖然辦公室工作對人員的要求較高，但是這個崗位很少設置專業的檔案管理專業人才，很多單位會將一些年齡較大的人安排到這個崗位上，因為缺乏工作積極性，導致文書檔案管理工作效率低下。

二、提升辦公室文書檔案管理工作的有效措施

辦公室作為單位處理各項事務的核心部門，對單位內部的工作有著非常重要的作用，文書檔案中會詳細的記錄辦公室各種較為重要的事務和數據，為后續開展工作提供有效的參考和數據支持。

（1）單位領導應該認識到辦公室文書檔案管理工作的重要作用，在日常的工作中，提升對其重視程度，尤其是辦公室的主管領導，要深入的挖掘文書檔案管理工作的實際價值，主動的帶領工作人員對文書檔案管理工作進行創新和改革，根據實際的工作重點，有計劃的安排文書檔案管理工作的各項部署，同時在工作中還要強化對檔案管理工作的監督和指導，及時改正發現的問題。在工作中要不斷的總結和完善檔案管理工作，讓文書檔案管理工作真正的發揮其實際的價值，促進辦公室工作的更好發展。

（2）單位建立完善的辦公室文書檔案管理制度體系。在現代社會發展過程中，辦公室工作過程中產生越來越多的檔案信息，要確保對其相關檔案信息進行充分利用，就必須進行檔案管理制度的科學制定，首先要制定科學全面的文書檔案管理工作制度，將各部門和文書管理工作有效的融合，明確文書檔案管理部門的責任，并且要求各部門進行積極的配合。保障文書檔案管理的準確性和全面性，提升文書檔案管理工作的效率和質量。主管領導應該明確文書檔案管理工作的工作責任，工作人員要規范對檔案進行收集和整理，按要求將檔案進行細致的分類，并保證文書的字跡清楚、文書標準、頁面齊全且排序正確，有明確的編碼，確保辦公室文書檔案細致有條理，易于查詢和操作。并且實行崗位責任制，對于每個崗位都明確其工作職責，如果出現問題對相關的責任人進行處罰，避免因為責任不明確造成的工作混亂。

（3）想要提升單位辦公室文書檔案管理工作的水平，只有規范的制度是不夠的，還要對檔案管理工作的管理模式進行創新和改革?，F在社會科學技術發展迅速，各行各業都在廣泛的應用信息技術，檔案管理工作中有大量的數據和資料，如果只是依靠紙質檔案或者簡單的電腦備份，那么在應用的時候還是無法滿足實際工作的需求。辦公室文書檔案管理工作中應該充分的利用現代化的設備和技術，更為科學的進行文書檔案管理工作。工作人員可以利用網絡在線上收集各部門資料，利用計算機技術處理資料后進行歸檔保存，能夠清楚的了解檔案文件的種類、內容和匯總情況，能夠提高檔案管理的工作效率。工作人員還可以利用各種新技術和新型管理軟件，制作文書檔案的電子檢索系統，能夠快速準確的尋找查詢的檔案。檔案管理人員還可以將部分檔案進行資源共享，其他部門可以在網上就可以查閱自己權限范圍內的檔案資料，大大提高了工作效率。

（4）提高辦公室文書檔案管理工作人員的整體素質。文書檔案管理人員作為檔案管理工作的具體執行者，其職業素質以及檔案管理水平也會直接影響到整個文書檔案的管理效果。提高工作人員的專業素質，提高檔案管理工作的質量，為其他部門的工作提供有效的保障。同時要提高工作人員的思想觀念，認識到本職工作的重要作用，在工作中嚴格按照規章制度完成日常工作，并且通過學習和培訓不斷自高自身的業務能力和計算機能力。能夠充分的利用網絡技術提升文書檔案管理工作的工作效率和工作水平。

三、結束語

辦公室文書檔案管理工作對單位的發展有著重要的作用，因此在實際的工作中，主管領導應該加強對文書檔案管理工作重視度，完善文書檔案管理工作的管理制度，提升檔案管理工作人員的整體素質，規范檔案管理工作，在工作中利用信息技術和計算機，讓檔案的存儲和查詢更科學、更便利，進一步提高辦公室文書檔案管理工作的工作效率和整體水平。

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