制造業公司采購業務內部控制研究

金帝園

摘 要 隨著經濟全球化發展，我國制造型企業面臨的市場競爭越來越激烈。有的企業感受到嚴冬不禁凍倒下了，有的企業覺得春意盎然更上一個臺階。在這個過程中，無論是失敗的還是成功的企業，都充分認識到增強風險意識，強化內部控制對企業持續健康發展的重要性。采購作為制造業公司生產經營活動的起點，是構成公司資金鏈和實物鏈的重要組成部分。一般情況下，制造業公司的產品成本中材料成本占比都超過50%，因此，有效的采購業務內部控制對制造業公司至關重要。本文以X公司為例，展開對制造業公司采購業務內部控制的研究。首先介紹采購業務和內部控制的相關概念，并對制造業上市公司X公司的基本情況進行說明;然后詳細分析X公司采購業務內部控制在采購計劃、供應商管理、采購合同、采購定價和采購付款方面出現的問題;最后根據筆者的工作經驗和補充學習，針對X公司采購業務內部控制問題重點闡述應對策略，包括完善內部控制組織建設、優化企業文化建設、加強人力資源控制、建立全面預算管理控制，科學安排采購計劃、強化信息系統控制、建立反舞弊機制、建立完善的供應商管理體系、完善采購詢價比價議價機制、加強采購合同管理、加強預付賬款管理和加大對采購業務內部的監督力度。

關鍵詞 采購業務 內部控制 X公司

一、相關概念論述

內部控制，是指由企事業單位的董事會、監事會、經理層和全體員工共同參與實施的為了實現控制目標的過程。公司的內部控制目標是合理保證企業生產經營合法合規，資產安全，財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率，促進企業實現發展戰略。

公司采購業務，是指公司與供應商采買服務和貨物并支付相應款項的業務活動。[1]采購業務流程一般包括編制需求計劃和采購計劃，請購，選擇供應商，確定采購價格，簽訂采購合同，管理供應過程，驗收，退貨，付款，會計控制等環節。對于制造業公司來說，采購業務是價值鏈中很重要的一環，同時也是易滋生腐敗的高風險經營活動。公司應保證采購業務內部控制的有效性，從而降低成本，增加價值，有助于公司建立持久的競爭優勢。

二、X公司基本概況

X公司成立于21世紀初，是從事儀器儀表制造并提供相關服務的國家級高新技術上市公司。在激烈的競爭環境下，X公司作為細分行業的先入者和領航者，緊跟時代步伐，一直努力保持在業內頗具話語權的頭部企業之列。為了提升內部管理并成為具有社會責任的上市公司，2010年，X公司請到外部專業的管理咨詢公司，協助公司建立了一整套相對完善的內部控制制度和科學的組織架構。咨詢項目結束后，X公司內部控制項目組也隨之解散，此后無專人負責內部控制工作。近兩年，X公司利潤率逐步下滑，經自查發現，主要是缺乏風險意識、內部控制薄弱導致，其中，采購業務內部控制問題尤為突出，制約著公司的發展。

三、X公司采購業務內部控制問題

（一）采購計劃

X公司未建立全面預算管理體系，采購預算缺失，需求計劃和采購計劃質量不高，經常出現突擊采購的情形。為了應對突發性的采購用款需求，X公司財務部門需要長期保持大量流動資金，增加了資金管理難度，同時降低了收益率。X公司未啟用ERP系統 “采購提前期”，同時采購部門也沒有單獨登記材料的“采購提前期”，導致需求部門提出請購需求的時間相對隨意，且采購人員向供應商下達采購訂單的時間無科學依據。不科學的采購計劃，造成X公司原材料出現部分短缺和部分積壓的局面。短缺的部分原材料引起對應產品生產停滯，影響交貨期，造成失信于客戶的不良影響;積壓的部分原材料則增加了庫存，降低了資金的使用效率，形成資源浪費。

（二）供應商管理

X公司采購人員未根據采購業務內部控制制度進行供應商年度評審，也未按制度規定確定合格供應商清單。對于第一次進行合作的供應商，未按照采購業務內部控制制度填寫供應商信息登記表，且沒有嚴格按照供應商信息登記表中的要求向供應商索要相應的蓋章文件進行審核和存檔。

（三）采購定價

X公司內審部門在年度檢查中發現，采購人員市場價格信息的調查工作做得不到位，未進行重要材料的價格跟蹤監控，實施詢價比價的材料采購金額占比不足50%。未進行詢價比價主要區分為以下3種情況：

X公司采購人員沒有進行采購材料的詢價比價管理，選擇了有給予回扣的供應商進行采購。回扣從形式上看是采購外的行為，沒有直接影響材料的采購價格，但回扣的支出實質上是轉嫁給了X公司，提高材料的價格或是降低材料的質量，給X公司造成了損失。

X公司研發人員指定采購材料品牌和型號，并提供建議采購供貨商的情況。鑒于指定采購的研發材料一般專業性較強，而采購人員認為這為研發部門變相指定供應商的情形，且反復溝通影響采買效率，往往直接向研發人員建議的供應商采購，未進行詢價比價。這樣導致X公司采購成本升高，研發人員可利用此實質采購權限謀取私利。

X公司銷售人員根據客戶要求指定采購材料的品牌和型號，并指定供應商的情況。采購部門只是形式上履行采購手續，沒有向其他供應商詢得正常采購價格，各級領導對此指定行為形成的公司讓利金額并不知曉，人事部門也無法據此核減銷售人員提成收入，導致銷售人員出現與客戶串通舞弊的鉆空子行為，減少了X公司的利潤額。

（四）采購合同

X公司采購合同簽訂的授權審批流于形式，大多數合同審批人并未仔細查看合同內容，出現部分采購合同過于精簡，未約定違約責任及賠償條款。還有部分框架協議已過期，由于采購人員疏漏，未及時續簽，但采購行為并未終止，蓋章生效的訂單上僅有采購貨物清單及雙方公司名稱。以上情況說明X公司合同風險較高，一旦供方發生違約，可能導致公司的合法權益受到侵害。

X公司雖然購買了采購管理系統，但采購人員認為錄入信息較多增加了工作量，一直未啟用，且無單獨登記的采購合同臺賬，不利于公司內部相關人員及時掌握合同情況。此外，采購合同由簽訂人員自行保管，離職人員簽訂的合同會出現查找困難或找不到的現象。

（五）采購付款

X公司預付賬款疏于管理，并沒有引起足夠重視，不合理占用資金的預付賬款涉及多家供應商，形成原因主要是以下3點：第一，X公司研發部門因其工作內容是開創性的，提出的研發材料采購需求中有一部分是需要供應商根據研發人員要求特殊定制的，而定制材料供應商一般需要單獨開模制造，前期投入資金較多，因此要求預付款比例較高且其數量不可以很少。但研發初期需要的材料量很少，為了避免支付暫時無用材料的到貨款占用更多企業資金，X公司要求供應商只是發運一小部分材料。研發人員是在不斷試錯中摸索正確道路，后期發現不再需要之前定制的材料，沒有再申請提貨，這部分供貨商未發運的材料預付款便構成公司的預付賬款。第二，X公司采購部門因此類供應商多為不經常合作的對象，時間一長就忽視了。第三，X公司財務部門因此類預付賬款雖然采購合同預付款比例較高，但金額并不重大，沒有追蹤督促采購人員處理。

四、X公司采購業務內部控制問題應對策略

針對X公司在采購計劃、供應商管理、采購合同、采購定價和采購付款方面發現的問題，下文從內部控制企業層面和業務層面兩個維度提出應對策略。

（一）內部控制企業層面控制

1.完善內部控制組織建設

成立專門的內部控制部門，負責X公司各部門內部控制的組織協調和日常的事務性工作，制定并完善內部控制制度手冊并負責組織實施。各個部門都應設立內部控制崗位，專門負責本部門的內部控制工作。

X公司應確保內部審計部門實際工作中的獨立性，賦予內審人員適當的權利，以保證其獨立地履行內部審計工作職責，發現問題直接向董事會和監事會報告，不受經理層影響。內部審計工作不能僅停留在監督檢查層面，還要提出切實有效的改進措施，并督促整改落實。

2.優化企業文化建設

X公司應結合自身特色，總結傳統經驗，塑造積極向上、誠實守信并融入危機意識的企業文化，打造員工的戰士品格，促進公司的可持續發展，成就卓越的企業品牌。董事、監事和經理層應在企業文化建設中起到良好的示范帶頭作用，將企業文化建設和生產經營管理有機融合，營造良好的內控環境，增強員工的使命感、責任感和成就感，引導員工行為規范，從而促使內部控制制度得到持續有效的執行。[2]

3.加強人力資源控制

X公司應建立科學的激勵約束機制和薪酬制度。薪酬制度要與業績考核和評價結果掛鉤，設置的考評指標體系要綜合考慮員工的工作態度、工作效率和工作成果，讓員工的薪酬收入與對公司形成的貢獻相協調，促使員工有內在動力提升自身素質及勝任能力，將員工利益與公司利益保持高度一致。這有利于公司效益的總體提升。

X公司應制定管理人員、核心員工及高風險崗位員工的定期輪崗制度，減少員工工作厭倦，提高員工工作效率，滿足員工成長的核心需求，對員工實現有效激勵的同時降低公司經營風險。

X公司應完善員工行為守則，規范員工行為。守則中應明確規定 “員工不準索取或者收受業務關聯單位的酬金或回扣，對于關聯單位按規定合法給予的傭金，應上繳公司，否則涉嫌構成職務侵占罪”，以減少員工為了一己私利損害公司利益的行為。

X公司應建立長效培訓機制，采取線上培訓和線下培訓相結合的形式，搭建并聯的培訓平臺，持續為員工提供開放的學習資源，以提高員工的服務效能，加強公司的人才隊伍建設。采購部門培訓內容應包括但不限于企業文化、員工行為守則、公司內部控制制度及其他各項規章制度、公司產品和原材料知識、采購相關法律法規、提升談判能力、采購預算和采購計劃的編制方法，以及員工根據自身成長需求申請的培訓課程，不斷提升采購人員的綜合素質和職業勝任能力。[3]

（二）內部控制企業層面控制

1.建立全面預算管理控制，科學安排采購計劃

X公司應建立全面預算管理體系，全面預測和籌劃公司各項業務活動，通過監督分析預算執行過程、評價反饋預算執行結果，調整改善生產經營活動，最終實現企業目標。實施全面預算管理控制，能夠提升公司內部溝通協調能力，促進各個部門相互理解行動一致，有利于企業科學地制定和調整采購計劃安排，實現公司降本增效的采購業務內部控制目標。[4]

2.強化信息系統控制

X公司內部目前在使用的信息系統多達十幾個，應將多個信息系統進行整合，對不符合現階段內部控制制度要求的信息系統進行二次開發或淘汰更新，提高公司經營管理效率。采購業務目前有供應商管理系統和用友ERP系統正在使用，還有未啟用的采購管理系統。X公司應啟用采購管理系統，并根據公司具有自身特色的采購業務內部控制制度進行二次開發，啟用其供應商管理模塊，淘汰單獨的供應商管理系統。同時將ERP系統中采購業務相關模塊全部啟用并完善相關數據信息，完成采購業務全過程的信息化管理，明確各環節相關責任人，保證采購過程的可追溯性。

3.建立反舞弊機制

X公司應建立反舞弊機制，制定舉報制度和保護舉報人制度，搭建檢舉揭發舞弊案件的平臺，鼓勵公司員工及公司利益相關方舉報公司內部的舞弊等違法違規行為，保障反舞弊工作的有效開展。對經查實出現舞弊行為的員工進行相應處罰，同時給予舉報人相應獎賞。

4.建立完善的供應商管理體系

X公司應制定科學的供應商準入和評估制度，完善信息系統中的供應商信息，對供應商的資質、信譽、經營狀況及其產品的價格、質量、供貨條件、交貨及時性、售后服務等進行實時管理和綜合評估。淘汰更換評估不合格的供應商，同時確定合格供應商清單，建立長期穩定、互惠互利的合作模式。材料采購還應設立緊急例外需求的采購處理程序，除首選供應商外還要選定1～2家備用供應商，在首選供應商突發狀況或無法滿足緊急需求時保證公司材料的及時供應。

5.完善采購詢價比價議價機制

首先，X公司應按照適用性原則制定《采購業務詢價比價議價管理辦法》，規范指定采購和非指定采購的詢價比價議價流程，完善采購部門內部控制制度。其次，采購人員開展材料的詢價比價議價工作應有完整的過程記錄，并應及時將相應資料作為附件上傳系統，便于各級領導在審批時進行查閱。因專利、專有、獨家經銷、獨家代理及其他特殊情況無法詢價比價議價的，應在審批環節說明具體原因。采購人員應定期分析大宗通用重要材料的市場供求形勢和價格變動趨勢，并加以合理利用，降低公司采購成本。

6.加強采購合同管理

X公司對采購合同進行嚴格審核，合同條款應做到內容完整，表述嚴謹準確。合同評審人員應重點關注合同的合法合規，合同內容符合公司經濟利益，供應商的履約能力，合同主體的權利和義務、違約責任等條款是否明確。對于法律關系復雜、涉及較高專業技術或對公司影響重大的采購合同，應組織公司內部相關專業人員進行評審，必要時可聘請外部專家參與。

X公司的采購合同原件應集中歸檔管理，借用需經審批并應及時歸還。采購部門應設置專員管理采購合同，收到采購合同原件后負責掃描上傳采購管理系統，并完成對簽訂人錄入系統的合同關鍵信息進行復核，以確保信息系統數據的準確完整。采購業務相關人員可根據采購管理系統生成的合同臺賬，掌握采購合同的履行情況，實現采購業務全流程的監督管理。

7.加強預付賬款管理

X公司應該加強預付賬款管理，對其中長期或大額的款項，需進行定期的追蹤檢查，綜合分析預付賬款的賬齡時間，資金占用是否合理、是否存在無法收回的風險等。分析結果顯示有問題的預付賬款，應及時采取相應措施，爭取盡快收回全部或部分預付賬款，避免導致公司出現更嚴重的損失。

8.加大對采購業務內部監督力度

X公司應加大對采購業務的內部監督力度，監督工作不應僅僅依靠董事會、監事會、內審部門，還應充分發揮采購部門內部及部門間的監督審核職能。完善的內部控制需要全體員工共同參與實施，采購業務每一環節工作的審核人員都要盡責履職，嚴格審核;采購業務上下游環節部門要對采購業務工作實施監督，發現問題及時反饋，采購部門盡快落實整改。

五、結語

近幾年，我國的經濟發展速度有所放緩，企業間競爭日益激烈。面對嚴峻的競爭環境，制造業上市公司X公司為了克服利潤下行壓力，重點推進內部控制建設，優化組織結構，努力構建科學有效的管控體系。本文通過對X公司采購業務內部控制的研究，希望可以幫助同類型的其他企業提高內部控制質量。

參考文獻

[1] 全麗.制造型企業采購業務內部控制常見問題及應對措施[J].東方企業文化，2015（19）：345+349.

[2] 張季實 . B物資公司采購與付款內部控制案例研究[D].中國財政科學研究院，2017.

[3] 吳鵬. JR公司采購業務內部控制問題研究 [D].西安石油大學，2017.

[4] 范小紅.企業采購業務內部控制現狀分析及對策[J].農村經濟與科技，2019，30（08）：134+136.