高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設研究

黃金玲

[摘 要]新時期，隨著高校辦學規(guī)模越來越大，日常財務管理工作內(nèi)容也逐漸增多，工作量不斷增加，工作難度有所提升，需要高校加強財務會計檔案管理管理的內(nèi)控制度建設，提高管理實效性。基于此，本文分析了高校財務會計檔案管理現(xiàn)狀，并提出了加強財務會計檔案管理內(nèi)控制度建設的有效措施，希望進一步提高財務會計檔案管理水平，促進高校財務活動順利開展。

[關鍵詞]高校;財務會計檔案管理;內(nèi)控制度建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.037

[中圖分類號]G647[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）24-00-02

0? ? ?引 言

高校財務會計檔案是高校財務活動的真實反映，也是高校財務活動客觀規(guī)律的外化表現(xiàn)，需要財務人員清晰完整地記錄日常財務活動中得到的數(shù)據(jù)。財務會計檔案經(jīng)過長期的積累可以為高校財務管理指明正確的工作方向，真實反映高校經(jīng)濟運行軌道，有助于優(yōu)化資源配置，節(jié)約開支，降低教育成本。但是，財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設還存在一些問題，需要高校在工作中不斷創(chuàng)新發(fā)展，積極進行工作整改，切實提高工作效率與質量。

1? ? ?財務會計檔案管理概述

財務會計檔案管理是一項涉及多個工作內(nèi)容且工作量較大的工作，同時也是開展財務活動的前提保障。高校財務會計檔案管理工作的實施需要相關管理人員根據(jù)學校會計檔案管理辦法以及國家檔案工作政策，進行規(guī)范化、標準化以及系統(tǒng)化的會計檔案管理，做好會計檔案的裝訂、編目、立卷以及整理歸檔等，保證會計檔案存放有序、分類科學、保管妥當。另外，在開展財務會計檔案管理工作的過程中，有關管理人員還需要與財務人員建立良好的交流與溝通關系，及時獲取最新的會計檔案，定期檢查檔案，做好檔案日常清潔工作以及檔案室的管理工作，保證室內(nèi)通風順暢，營造一個良好的檔案存放環(huán)境。

2? ? ?高校財務會計檔案管理現(xiàn)狀

2.1? ?財務管理人員素質有待提升

現(xiàn)階段，很多高校財務會計檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，相關管理人員沒有全面掌握與應用信息技術，整體的工作水平比較低，業(yè)務能力與綜合素養(yǎng)還有待提升。同時，大多數(shù)高校的財務會計檔案管理人員都是年齡偏大的老教職員工，工作多年，早已形成了固有的工作模式與方法，在知識技能提升與技術革新方面上存在滯后性，無法跟上軟件、硬件的更新速度，很多管理人員不能正確且高效地操作管理軟件，導致管理工作效率低，無法適應時代發(fā)展。

2.2? ?財務會計檔案存放環(huán)境更加復雜

在以往的工作環(huán)境下，傳統(tǒng)的財務會計檔案管理工作主要面對紙質檔案，日常工作的重點是收集與整理檔案，同時要做好檔案室的日常管理工作，包括防火、防潮、防盜以及防損害等，只要保證財務會計檔案的完整性與連續(xù)性即可。但是，隨著信息技術的廣泛應用，傳統(tǒng)的財務會計檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案替代，電子檔案的存放環(huán)境比紙質檔案的存放環(huán)境復雜，對檔案室的環(huán)境、光線以及室內(nèi)溫度等提出了更高的要求，同時還要注重局域網(wǎng)絡以及信息傳遞的安全性，有效預測網(wǎng)絡通信安全風險，做好網(wǎng)絡安全防護與應急處置工作，避免非法入侵行為，保證檔案完整性與安全性。

2.3? ?財務會計檔案內(nèi)容不斷擴充

目前，在信息時代背景下，高校財務會計檔案管理工作的內(nèi)容不再局限于傳統(tǒng)的紙質檔案，而是逐漸拓展到電子檔案領域，檔案內(nèi)容不斷擴充，檔案數(shù)量越來越多，給財務會計檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。基于此，高校應針對電子檔案的特殊性，制定科學、高效的內(nèi)控管理制度，聯(lián)合應用多種管理方式管理財務會計檔案，將傳統(tǒng)的紙質檔案與電子檔案并存，拓展財務會計檔案保存渠道，提高財務會計檔案管理的實效性。同時，電子檔案的出現(xiàn)，使高校財務會計檔案的收集與整理變得更加全面且高效，檔案內(nèi)容更加豐富，涉及的財務活動也更多，但是查閱檔案需要耗費的時間相應增加，需要高校采用相應的檔案管理方式，合理利用信息技術與人工智能技術等，提高檔案管理效率。

2.4? ?財務會計檔案管理形式出現(xiàn)變化

高校財務會計檔案管理工作是一項十分復雜的工作，在傳統(tǒng)工作方式下，財務會計檔案是一些具有保存價值的紙質材料，需要管理人員分類整理、保存，并按照月度計劃進行裝訂并保存，同時需要在年底核算時制作有關財務會計報表，真實反映高校本年度財務會計活動開展情況，清晰地看到高校教育的收支情況，是一種看得見、摸得著的實物檔案。但是，隨著電子檔案的出現(xiàn)，高校傳統(tǒng)檔案管理形式出現(xiàn)了一定變化，財務會計檔案管理技術不斷創(chuàng)新，管理中的科技含量越來越高，管理效率與質量都有所提升，尤其在財務會計檔案查閱方面，可以利用計算機檢索功能實現(xiàn)快速查找，大大提高了檔案查閱的速度。

3? ? ?加強高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設措施

3.1? ?提高對財務會計檔案管理的重視程度

高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設首先要從管理人員的意識層面入手，提高財務會計檔案管理人員對制度建設的重視程度，明確崗位職責與工作內(nèi)容，及時轉變老舊、不合理的財務會計檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式，為高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設奠定良好的基礎。同時，高校領導及財務會計檔案管理的主管人員要為檔案管理工作提供支持，尤其是人員支持與資金支持，要成立獨立的財務會計檔案管理部門，并指派專業(yè)的管理人員負責日常管理工作，根據(jù)工作需求合理規(guī)劃組織結構，細化工作職責，將管理工作任務落實在具體人員上。加大資金投入，及時引進先進的管理設備與軟件，做好人員技術培訓，保證檔案管理工作的科學性與適用性，建立完善的檔案管理內(nèi)控制度體系，確保管理工作順利開展。

3.2? ?提高財務管理人員素質

高校財務會計檔案管理工作內(nèi)控制度的建設離不開管理人員的支持與幫助。因此，高校需要重視財務管理人員的素質培養(yǎng)工作，提高管理人員的專業(yè)知識水平、構建完善的知識結構、掌握先進的管理技術與管理理念，同時要養(yǎng)成良好的工作習慣與態(tài)度，進而提高高校財務會計檔案管理工作的效率與質量。首先，高校要制定科學的人才選聘制度，根據(jù)相關管理人員的知識結構、技能水平與工作情況合理地設定工作崗位，按照工作職責，做到人盡其用，充分發(fā)揮每一個工作人員的優(yōu)勢，打造一支現(xiàn)代化的管理團隊。其次，要積極引起復合型人才，并對其進行定期培訓和工作指導，幫助其更好、更快地適應管理工作，不斷提高工作效率與質量。

3.3? ?健全財務會計檔案管理工作制度

高校財務會計檔案管理內(nèi)控制度建設除了要加強工作認識以及強化人才培訓外，還必須有配套的管理工作制度作為約束，規(guī)范財務會計檔案管理人員的日常管理行為，保證財務會計檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，增強財務會計檔案管理人員的風險防范意識，做好事前防范、事中處置以及事后總結工作。同時，健全的財務會計檔案管理工作制度可以明確財務部門以及管理人員的職責權限，強化財務會計檔案管理內(nèi)部控制，切實提高管理效率，使高校財務會計檔案管理形成一個規(guī)劃、科學的工作流程，保證財務會計檔案的內(nèi)容真實、完整，為高校財務活動提供準確的信息數(shù)據(jù)，推動高校健康發(fā)展。

3.4? ?創(chuàng)新財務會計檔案管理模式

在新時期背景下，由于電子檔案的出現(xiàn)與普及應用，傳統(tǒng)的財務會計檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日常的管理工作需求，高校必須做出有效改變與創(chuàng)新，適應時代的發(fā)展趨勢，滿足自身檔案管理的技術發(fā)展需求，提高管理實效性。對此，高校在制定全新的財務會計檔案管理模式時，需要根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范》有關規(guī)定，堅持不相容職務分離原則，針對財務會計檔案管理進行授權批準控制，明確規(guī)定財務會計檔案管理業(yè)務經(jīng)辦人的職責范圍與管理權限，將經(jīng)濟責任與法律責任表達清晰，嚴格要求管理人員。同時，財務會計檔案管理人員要靈活利用先進的管理技術與軟件等，優(yōu)化管理流程與方案，建設科學、完善的財務會計檔案管理內(nèi)控制度，實施精細化管理，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，保證管理工作順利開展，實現(xiàn)既定的管理目標。

4? ? 結 語

高校財務會計檔案管理的內(nèi)控制度建設需要立足于實際，結合現(xiàn)有的檔案管理工作方案以及制度等，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并明確出現(xiàn)問題的原因，進而采取針對性的解決措施，從意識、制度、工作方式以及組織結構優(yōu)化等方面入手，全面提高管理效率與質量，為加強財務會計檔案管理內(nèi)控制度建設奠定良好基礎，促進高校長遠發(fā)展。

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