鄉鎮檔案管理的特點及方式探究

王松福

本文詳細介紹鄉鎮檔案管理的具體特點，并提出升級管理方式、加強硬件設施、提升管理技術水平及完善信息管理體系四項有效提高鄉鎮檔案管理的方式。通過信息化的管理方式有助于提升鄉鎮工作效率，且加強檔案管理確定性，從而真正改善鄉鎮檔案管理。

鄉鎮檔案信息化管理不僅有利于增強檔案的準確性，還能夠有效改善信息管理人員的工作效果，是信息技術快速發展的必要途徑。由于現階段鄉鎮信息檔案管理的水平還處于發展初期，有些管理方式還不是很成熟，因而各鄉鎮企業需使用多種方式完善檔案管理，使檔案管理更加科學化、信息化。

一、 鄉鎮檔案管理的特點

1、保存時間長

由于傳統的檔案管理方式受到諸多條件限制而不能保存太久，信息化鄉鎮檔案管理可使其長時間保存。一方面，信息化的發展使得檔案類別劃分科學合理，某些歷史性的檔案可單獨存檔，方便管理人員及時查閱。另一方面，相關管理部門可利用信息化檔案管理，開設對外平臺，將檔案資料整理并有限公開，使居民的知情權得到真實保障。

2、管理人員素質高

傳統的鄉鎮檔案為了節約財政開支使用了許多文化水平一般的居民進行管理，由于信息化的高速發展，鄉鎮檔案的諸多舉措需要借助互聯網完成。計算機代替紙質材料要求相關檔案管理人員不僅能夠純熟地進行電腦操作，還需擁有對鄉鎮財務政務信息公開及各事務整合分類的能力。

3、信息化程度高

鄉鎮檔案主要由全宗檔案與非全宗檔案構成，整個機關事務的檔案如人口普查，即為全宗檔案;而專門類別如經濟普查的檔案則歸為非全宗檔案。檔案管理應在每年年底定期對材料實行收集，并查缺補漏，裝訂成冊。由于當前信息化與數字化的進展，檔案管理已不僅只是保存紙質資料，而是將所收集到的材料信息整理到計算機平臺，方便相關管理人員及時檢索與查閱。

二、 有效提升鄉鎮檔案管理的方法

1、管理方式升級

在檔案管理過程中，鄉鎮政府應在管理方式方面適時升級，以適應信息化與數字化的要求。首先，政府相關部門需將管理程序進行適當簡化，減少沒必要的步驟，從而有效提高信息化管理工作的效率。其次，整理檔案時，相關的工作人員應轉變傳統管理思維，對互聯網式的管理實行創新與研究，以提高信息化檔案管理的實際效果。最后，改善檔案管理的學習模式也能使管理方式達到升級，政府部門需引進積極有效且新穎但符合本鄉鎮實際情況的多種管理模式，并不斷對新模式進行創新與探索。

2、改善硬件設施

一方面，鄉鎮政府部門需投入大量資金用來改善鄉鎮檔案管理，相關工作人員可購買電腦等技術設備，以便提高鄉鎮部門的硬件設施建設。另一方面，政府相關部門在對檔案進行信息化管理時，應根據該管理模式自身的特點，建立全新的檔案信息管理體系。在這一系統內，相關管理人員可依照自己的經驗或長處，合理管理檔案信息。此外，相關檔案信息管理可引進電子設備管理軟件，管理人員通過明確分工進行電子文件與電子檔案的有效管理，使檔案管理逐步走向信息自動化。

例如，山東省日照市戶部鄉人民政府緊跟時代步伐，欲將檔案進行信息化管理，首先，其購買了先進的設備，相關管理人員學習相關計算機管理技術，用以實現檔案的信息化與數字化。其次，技術人員通過分門別類，將之前紙質信息合理納入計算機網絡中，實現檔案數字化的檢索與保存，若檔案急用可將其快速找出，不僅節省了時間，還提高了政府工作的效率。最后，技術人員學習先進信息技術利用引進的電子設備管理軟件將不同特點的信息檔案收入其中，并在政務公開信息系統中將適當的信息公之于大眾，使當地人民更加了解政府部門，為其他工作的順利開展提供了便利。

3、提高管理技術

為了使信息化檔案管理進一步得到改進，鄉鎮政府相關部門應在特殊的崗位上安排專業的檔案管理人才。在對檔案管理人員的招收條件上，該技術人員需具備豐富的工作經驗及專業的管理學習背景。此外，政府部門相關管理人員應定期對檔案技術管理員進行專業系統的信息技術培訓，以提高其信息應用水平，從而保證信息化檔案管理的有效開展。

例如，山東省日照市戶部鄉人民政府在信息化管理過程中，欲提高相應的管理技術。由于鄉鎮的檔案管理屬于一種系統且繁瑣復雜的工作，相關的管理或技術人員需要具備責任心與極強的專業性，該鄉鎮部門對管理崗位的招收極其慎重。一方面，鄉鎮部門對招收的技術管理人員進行專業的培訓，根據日照市戶部鄉的實際情況進行有針對性的訓練與管理，切實提升技術人員的信息業務管理水平。另一方面，該鄉鎮部門的技術人員自覺學習有關檔案管理方面的技術知識，并在部門內部開展互助學習的活動，提升其管理技術水平。通過不斷改進與創新，日照市戶部鄉人民政府的信息化管理正變得越來越數字化、專業化。

4、完善信息管理制度

政府部門為使信息檔案管理水平得到更進一步的提高，應完善檔案信息管理制度。首先，鄉鎮相關部門應對檔案管理實行監督監察制度，將所有檔案相關管理工作全部納入監督與管理中。其次，在制度管理過程中，需結合管理崗位的不同特點，進行不同程度的管控工作，使信息管理工作變得更加科學、透明。最后，鄉鎮有關領導在制定相關管理工作時注意相關制度的落實性，應將管理工作的時間與責任細化，推出每位崗位的負責人，切實推行檔案信息管理體系。

綜上所述，鄉鎮檔案管理在具體實行過程中，仍存在著諸多問題，鄉鎮相關部門需切實提高檔案管理水平，從而有效改進檔案信息化管理工作的質量與效率。鄉鎮相關部門通過改變檔案管理方式，可降低管理工作的成本，真正提高信息管理水平，使檔案信息更好的發揮信息資源共享的作用，并服務于社會大眾。

（作者單位：262303山東省日照市戶部鄉人民政府）