面向智慧校園的高校檔案信息化建設(shè)

易曙光 劉永海

摘要：智慧校園環(huán)境下，高校的信息數(shù)據(jù)檔案不斷產(chǎn)生，檔案數(shù)據(jù)的利用需求增加迅速，推動檔案信息化建設(shè)向前發(fā)展。該文從智慧校園對檔案信息化的影響、健全制度體系、建設(shè)方案、人才培養(yǎng)等方面提出了高校在智慧校園視角下的建設(shè)發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：智慧校園;檔案;信息化;數(shù)據(jù)

中圖分類號：TP391

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）03-0016-02

1 概述

所謂“智慧校園”，是一種全新的校園信息化形態(tài)，它通過運用互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、APP和應(yīng)用集成等現(xiàn)代信息技術(shù)，把高校內(nèi)部各部門、學(xué)院各自為政的、分散的信息化資源和系統(tǒng)整合成一個可以協(xié)同合作、共同服務(wù)的有機整體，包括高校教學(xué)管理、高校服務(wù)管理、高校體制管理等[1]，從而實現(xiàn)學(xué)校信息暢通，實現(xiàn)人、物之間的互聯(lián)互通，為學(xué)校正確決策、科學(xué)發(fā)展、節(jié)約高效的校內(nèi)管理和服務(wù)提供強有力的信息和智能支撐。互聯(lián)網(wǎng)時代下，高校的檔案信息化建設(shè)作為提升學(xué)校檔案科學(xué)化管理的重要手段，普遍受到各高校的重視，國內(nèi)很多知名高校都在進(jìn)行智慧校園建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是都能搭上智慧校園建設(shè)的順風(fēng)車，在智慧校園建設(shè)中占有一席之地，對各學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要影響。

2 智慧校園對檔案信息化的影響

檔案信息化就是通過信息化手段，將過去以紙質(zhì)為載體的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化成以計算機網(wǎng)絡(luò)為載體的數(shù)字化信息，來實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃和布局，優(yōu)化檔案的資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，能夠使資金、科技、師資、管理等生產(chǎn)要素實現(xiàn)最優(yōu)化組合，增強檔案資源的開發(fā)和利用效率，提高檔案管理整體效益。檔案信息化是檔案管理業(yè)務(wù)變革、流程再造和數(shù)據(jù)利用的優(yōu)化過程，也是觀念更新、服務(wù)創(chuàng)新的開拓過程，是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，不斷提升檔案信息資源利用率，提高社會服務(wù)價值的重要舉措，如圖1。

高校的檔案信息化是智慧校園建設(shè)的重要組成部分，直接關(guān)系到為學(xué)校師生員工和社會服務(wù)的質(zhì)量和效率，也關(guān)系到為學(xué)校各項工作服務(wù)的能力和水平。高校的信息化進(jìn)程中，會形成各種數(shù)據(jù)，其中主要包括教學(xué)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)、人事管理數(shù)據(jù)以及后勤服務(wù)數(shù)據(jù)等，小到學(xué)生日常生活以及消費習(xí)慣，大到學(xué)校的治校方針和政策。據(jù)不完全統(tǒng)計，每個學(xué)生每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以包括以下方面，如圖2。

智慧校園利用數(shù)據(jù)檔案對校內(nèi)的各種事件進(jìn)行監(jiān)管和分析，可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成高效管理和服務(wù)的有效資源，以支持學(xué)校各種日常工作和活動的正常運行，為科學(xué)分析解決各種問題提供最優(yōu)策略，從而為建設(shè)智慧校園服務(wù)平臺提供堅實的基礎(chǔ)。在教師教學(xué)的過程中，通過檔案信息化數(shù)據(jù)支持的學(xué)習(xí)分析，可以幫助教師找到學(xué)生學(xué)習(xí)中普遍存在的問題，進(jìn)而改進(jìn)教學(xué)方法，優(yōu)化課程的學(xué)習(xí);可以幫助學(xué)生了解教師的教學(xué)特點和風(fēng)格，改變自己的學(xué)習(xí)方法，在課堂中更有效的抓住知識點，充分利用好課堂的學(xué)習(xí)時間，比如在課堂上安裝人臉識別裝置來分析學(xué)生的上課狀態(tài)，就引發(fā)了比較大的討論;可以通過分析學(xué)校年度各項工作的進(jìn)展情況，對學(xué)校的各項管理工作提出更加合理的建議。此外，還可以在通過檔案信息化支持的智慧校園中，分析校園各餐廳人員就餐情況，確定師生的用餐地點及菜品;分析圖書館的借書情況，確定師生最愿意讀書的種類，如圖3。

以青島大學(xué)為例，在10天中人事服務(wù)應(yīng)用就可以產(chǎn)生出30W+條數(shù)據(jù)，學(xué)校可以分析各種應(yīng)用的使用數(shù)據(jù)檔案來確定最近大家最關(guān)心的內(nèi)容，從而進(jìn)行合理的引導(dǎo)。

隨著檔案數(shù)據(jù)在高校中的應(yīng)用，通過對數(shù)據(jù)檔案資源的有效利用，高校信息化管理、服務(wù)水平必然會得到有效的提升。

通過學(xué)習(xí)和研究，筆者認(rèn)為，關(guān)于面向智慧校園的檔案信息化建設(shè)工作的研究還處于探索階段，基礎(chǔ)理論、基本概念和模式方法等內(nèi)容還不成熟，系統(tǒng)性的研究成果還沒有出現(xiàn)，需要相關(guān)研究人員繼續(xù)進(jìn)行深入實踐研究。

3 智慧校園中檔案信息化的建設(shè)方案

智慧校園是有多部門、多學(xué)院、多應(yīng)用系統(tǒng)組成的綜合體，學(xué)校內(nèi)部各部門、學(xué)院之間存在著信息共享、交互的需求，的應(yīng)用系統(tǒng)也需要抽取各種數(shù)據(jù)，進(jìn)行綜合計算，呈現(xiàn)出完整的結(jié)果。因此，智慧校園建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，是一個不斷優(yōu)化的運營系統(tǒng)，也可以說是一個生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)據(jù)是智慧校園建設(shè)中最重要的資產(chǎn)，從智慧校園的設(shè)計目標(biāo)來看，檔案信息化建設(shè)應(yīng)該是其中的重要工作之一。智慧校園建設(shè)的核心是通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段對校內(nèi)各項信息進(jìn)行收集和智能處理，來實現(xiàn)日常工作中的精準(zhǔn)、協(xié)同和智慧服務(wù)，數(shù)據(jù)思維會不斷提升智慧校園的應(yīng)用價值。

檔案信息化建設(shè)涉及檔案管理體制機制建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)體系建設(shè)、檔案信息管理模式建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)和檔案人才隊伍建設(shè)等多個方面的內(nèi)容。面向智慧校園的檔案信息化建設(shè)，將使檔案管理部門不再獨立于師生員工的視野外，而會成為人員與學(xué)校之間的橋梁，通過這座橋梁，把平臺、資源、管理和服務(wù)有機地結(jié)合起來，形成系統(tǒng)的體系。

智慧校園背景下的檔案信息化管理體制和機制的改革創(chuàng)新，應(yīng)由各高校的校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行頂層設(shè)計，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校的政策、制度、方案，將檔案管理納入智慧校園建設(shè)的框架中，充分考慮學(xué)校各種數(shù)據(jù)的可交換性、安全性、實用性和可擴展性，整體規(guī)劃、長期建設(shè)、分步實施。

高校檔案信息資源是高校在教育教學(xué)、科研和管理過程中涉及的所有文件、資料和圖表等信息的總稱，是一個完整的體系。從智慧校園的信息資源建設(shè)來看，基于跨部門和學(xué)院的協(xié)同工作，完成各類信息的手機、標(biāo)準(zhǔn)化處理和管理是其重要任務(wù)之一，因此，要將檔案信息資源建設(shè)作為智慧校園信息資源建設(shè)的重要組成部分。檔案信息的管理部門需要編制統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，重塑業(yè)務(wù)流程，形成新型檔案信息化體系，加快存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和共享服務(wù)，才能適應(yīng)智慧校園對檔案服務(wù)的新要求。

檔案信息化不僅需要提高檔案的管理效率，更需要不斷拓展檔案信息的利用價值。高校檔案管理部門要積極探索創(chuàng)新，將檔案信息化建設(shè)作為智慧校園建設(shè)的一部分，結(jié)合校園網(wǎng)、辦公自動化系統(tǒng)同步管理，實現(xiàn)平臺各節(jié)點之間以及平臺與用戶之間的信息交互[2]，不斷擴展檔案工作的信息支持職能，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)智慧校園的目的。

檔案信息化涉及網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息、檔案和管理等多學(xué)科知識的交叉應(yīng)用，高素質(zhì)復(fù)合型人才是其建設(shè)和管理的重要因素。隨著檔案業(yè)務(wù)的多元化擴展和信息技術(shù)的快速發(fā)展，要求檔案信息化工作人員比紙質(zhì)檔案管理人員擁有更加豐富的知識和相應(yīng)的技能，而且需要掌握電子文檔的運行規(guī)律，從過往的“檔案信息記錄”向“檔案信息挖掘”轉(zhuǎn)變，通過數(shù)據(jù)檔案的管理和數(shù)據(jù)挖掘工作，實現(xiàn)多方面信息整合與利用[3]，確保電子檔案信息的真實、完整和有效。這就需要學(xué)校為檔案信息化工作人員提供更多在職培訓(xùn)和教育的機會，學(xué)習(xí)計算機知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能，提升檔案信息管理水平。

4 結(jié)語

智慧校園打破了傳統(tǒng)校園的空間限制，以網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化信息、云計算等先進(jìn)方法和手段，構(gòu)建教學(xué)、科研、管理和服務(wù)等一體化的校園環(huán)境。在新技術(shù)的不斷應(yīng)用下，基于數(shù)據(jù)檔案的支持，高校需不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，對師生員工的需求度和滿意度提供不同層次、不同要求的智能化服務(wù)，提高校園管理和綜合服務(wù)水平，改善師生員工的工作生活質(zhì)量，增強學(xué)校的綜合競爭能力。

“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下的智慧校園檔案信息化的建設(shè)離不開面向高效工作學(xué)習(xí)的新型校園環(huán)境建設(shè)，目前，國內(nèi)的檔案信息化相關(guān)研究已被推至學(xué)術(shù)與實踐的前沿，如何搭載網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的快車，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下的智慧校園檔案信息化已成為各高校在當(dāng)今時代的重要研究課題。

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