高校檔案規范化管理的實施難點探究

王輝

一、引言

檔案管理是高校內部管理的重要工作之一，但是由于這一項工作得不到足夠的重視，導致高校檔案管理仍然存在一定的不規范之處，檔案管理的實際作用得不到發揮，為此，新形勢下高校要正視其檔案規范化管理中的難點，并采取科學的應對措施，基于此，本文則針對高校檔案規范化管理的相關內容展開討論。

二、高校檔案規范化管理的重要性

高校檔案規范化管理，首先有利于提升高校的綜合管理水平，在檔案管理工作的支撐下，能夠對教師的工作情況進行全面反映，然后為學校進行教師安排提供可靠的依據，而且根據檔案信息，高校可以對本校學生狀況有一個更為全面的了解，并以此為基礎開展更具針對性的學生管理工作。比如在新生入學階段，高校教師可以根據學生的檔案信息了解學生的實際情況，然后制定科學合理的人才培養計劃。

三、高校檔案規范化管理的實施難點

（一）管理制度建設有所缺失

高校檔案管理這一方面工作的不足，很大程度是因為高校領導缺乏重視，一些高校領導將更多的精力和時間放在了大學生教育管理方面，但是針對本校的檔案管理重視不夠，往往只是全權交于特定的人員參與管理。學校雖然針對這一項工作設立了相應的管理制度，但是具體的工作往往無法按照制度要求嚴格執行，受此影響，學校的檔案管理人員即使在工作中出現明顯的隨意性且達不到工作要求，往往也不會被發現，檔案管理工作因此表現出明顯的不規范之處。

（二）檔案管理信息化程度低

檔案管理信息化是現代各類機構檔案工作的主要方向，但是一些高校在這一方面的工作中仍然表現出明顯的落后，信息技術在檔案管理中的融合程度相對較低，無法利用現代信息科技有力促進學校檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理機制有待完善

檔案信息包含多個類型，如人事信息、文件信息等，因此往往會涉及到高校內部的各個部門，但是在具體的檔案管理工作實施中，檔案管理部門與其它部門或人員之間并沒有建立起相應的聯系，缺乏必要的溝通，導致檔案信息記錄不完善，而且無法利用檔案信息更好地反饋和指導其它部門的工作。

（四）檔案管理隊伍建設有待加強

任何一項工作實施推進都需要專業人員的參與，然而一些高校并不注重檔案專業人才的開發，導致現有的檔案工作者無論在檔案信息搜集還是整理方面表現出明顯的業余性，而且，即使學校引進了新的技術，其在技術應用的相關操作中也表現出適應性較差，進而影響到高校檔案管理的規范化開展。

四、高校檔案規范化管理的實施

（一）加強檔案管理制度建設

在新形勢下，高校領導化要能夠加大對檔案管理工作規范實施的重視程度，謹防管理制度的形式化，圍繞規范本校檔案管理這一目的，重新審視管理制度建設這一項工作。為此，高校要能夠對傳統的管理制度內容進行調整，使得所建立起的管理制度更加的切合當前檔案管理工作的實際要求，比如在制度中確立檔案管理在本校的實際地位，在管理制度中做好職責劃分，在制度中明確具體工作環節，使得所建立的制度具有明顯的指引性，這樣能夠使本校的檔案工作者明確自己的工作內容，并根據制度中的規定對其檔案工作嚴格實施，并明確自身的責任。

（二）加強高校檔案管理信息化建設

積極適應外部信息化環境的變化，并不斷加大對現代科技的利用程度，是高校檔案管理規范化的重要途徑。為此，高校檔案管理部門要積極尋求信息技術公司的幫助，并根據本校檔案工作內容建立起特定的信息化檔案管理系統。然后借助這一操作系統，進行本校檔案信息的精準化處理，而且即使在短時間內處理類型不同且數量龐大的檔案信息，出現錯誤的幾率也非常低。另外，還可以根據本校檔案管理內容的變化，開發針對性的工作軟件，這對于高校檔案管理規范化的提升有著重要的促進作用。

（三）完善高校檔案管理機制

對于高校檔案管理人員而言，在日常工作實踐中，不能是本部門被孤立，而是要主動與學校的各個部門之間取得聯系，了解其部門動態，并及時進行檔案信息的補充和完善。比如檔案管理部門要及時與學校人事部門取得聯系，全面了解本校人事信息變動情況，進而為本校人事工作成效的提升提供有力的支持。

（四）強化檔案管理隊伍建設

高校領導要能夠加強對檔案管理隊伍建設的重視程度，并且指導檔案管理部門進行科學的人才開發。在具體的人才開發工作中，要能夠注重專業化檔案管理人員的引進，所引進的人員要具備一定的工作經驗，具備先進的工作理念，具備熟練的工作技能，能夠為本校檔案管理工作提供有力的支持。

五、總結

綜上所述，高校檔案管理規范化開展有著重要的意義，為此，高校要能夠對檔案規范化管理的實施難點有一個全面的認識，并從多個層面人手有針對性的予以應對，以此不斷提升其檔案管理的規范化。