淺論地勘單位應收賬款的管理

葉宏峰

隨著地勘單位經營規模不斷擴張，資產負債率持續攀升，“兩金”占資居高不下，已成為影響地勘單位健康、持續發展的瓶頸。如何加強應收賬款管理，及時回收，避免其成為呆賬、壞賬，就成為地勘單位管理層尤為關注的問題。本文結合地勘單位行業特性，分析了應收賬款的成因，對如何加強應收賬款管理、降低經營風險進行了探討，并提出相應的防范及解決措施，以期為地勘單位的應收賬款管理工作提供相應的參考與借鑒。

自改革開放以來，由于國家產業政策調整，財政對地質勘查投入相對減少，地勘隊伍為了生存發展，大力拓展地質勘查和工程建設市場，組建了以工程勘察、施工和測繪等為特色地地勘企業，地勘單位企業積極融入建設市場，緊緊抓住經濟社會發展機遇，地勘單位不僅彌補了經費短缺，銀決了職工生存之虞，而且地勘經濟得以高速發展。不過與此同時，地勘企業快速發展的步伐與自身管理水平相對滯后的矛盾日漸凸現出來，加之目前我國市場體制不健全，社會信用體系不完善，經濟下行壓力增大，市場競爭日趨激烈，導致企業應收賬款不斷增加。應收賬款增加是地勘單位企業參與市場競爭無法規避的，但如果占資過大，就會影響企業正常經營活動的現金流平衡，降低資產變現能力，造成流動資金短缺，導致財務狀況惡化。因此，如何在激烈的市場競爭中謀求企業健康、持續地發展，應收賬款管理也就成為地勘單位加強企業管理的一項重要內容。

一、地勘單位應收賬款管理存在的問題及成因

應收賬款的產生是市場經濟發展到一定階段的產物，是伴隨著買方市場和社會化大生產出現而出現的。地勘單位企業在借助賒銷來擴大生產規模、增強競爭力的同時，應收賬款總額隨之不斷攀升，使得經營性現金流被大量擠占，影響企業資金周轉。另外，逾期應收賬款日漸高企，導致壞賬損失增加，降低了企業的資產質量。如何在生產規模擴張的同時避免壞賬損失，就越來越受到地勘單位企業的高度重視。但在實際工作中，由于受市場經濟體制不健全、市場競爭日益激烈以及企業重業務而忽視應收賬款管理等因素的制約，地勘單位企業應收賬款管理工作存在諸多不足之處，主要表現在以下幾個方面。

（一）合同管理責任弱化

在當下合同信用缺失的市場環境下，企業普遍缺乏契約精神，而部分地勘單位企業卻又重視雙方達成的口頭約定，忽視合同管理，意識不到合同對應收賬款管理的重要性，財務部門也不參與合同會簽，難以融入項目全過程管理，導致后期收款陷入被動。由于地勘單位行業整體供過于求，為了承攬更多業務，企業一味迎合客戶的不合理要求，被動接受客戶的各種苛刻條件，簽訂不利于自身利益的合同條款，我們現有的合同管理過程中在一定程度上存在弱化和虛化現象，合同簽訂和執行過程中流于形式的問題也比較突出。有些合同主要條款敷衍潦草，漫不經心，收款約定難以執行。有些單位不簽合同即進場、不簽合同即提交報告的現象比較普遍地存在，在報告提交幾年之后仍未簽訂合同的現象也不在少數。這種現象顯示合同管理過程中內控制度已經基本失效，在某種程度上可以說是我們自我放棄了合同權益和有效約束對方的手段，并且自我削弱了收款的主動權。

（二）內部管理機制不規范

地勘單位企業應收賬款管理意識普遍薄弱，重業務輕收款，往往認為有市場有項目企業就能生存，收款是以后的事，為了提升業績，盲目地采用寬松的信用政策爭奪項目，只追求賬面上的收入和利潤，而忽視應收賬款內控管理要求。一是內部監管不到位，財務部門僅負責應收賬款的基礎核算工作，沒有參與應收賬款的全過程管理工作。雖然設有內審部門，但風險監督控制滯后，往往在應收賬款出現逾期損失后才要求整改，沒有發揮事前預防作用。二是內部溝通不暢，地勘單位企業內部基本上是自上而下的溝通，缺乏由下而上的反饋機制，縱向溝通不暢。部門之間的橫向溝通也不順暢，導致信息無法及時共享，出現問題均由部門負責人協調處理，效率低下，不利于開展應收賬款管理工作。三是信息跟蹤和更新不及時，許多地勘單位企業沒有建立項目信息管理平臺，缺少一套簡單易懂、操作簡便的管理流程，應收賬款管理臺賬仍然使用電子表格進行統計，無法及時更新項目合同變更、結算方式變化、客戶主要信息或聯絡人變化等輔助信息。四是沒有建立完善的責任體系，營銷部門、生產部門及財務部門等職責不清，責任人及執行人配備不到位。沒有配備專人負責對每月的應收賬款情況進行跟蹤，也未做到對每個項目實施情況進行研究分析，導致很多應收賬款變成了壞賬。

（三）發票管理不規范

簽好的合同財務科沒有備案;沒有啟用發票簽收單，存在有許多發票通過快遞方式寄給對方。業主經常有發票丟失的現象。到財務開發票提議由項目負責跟蹤過來開發票，同時負責把發票簽收單、簽好的合同一并交財務保管如：合同規定形同虛設，幾乎所有項目均沒有按照合同規定執行，如合同提交成果報告時一次性結清費用，不過實際操作大部分還是先提交成果開好發票，交給業主，后簽合同，再收款。項目負責不收款，統一由單位負責人集中負責收款。未定期與客戶進行對賬工作，所有新老客戶沒有對賬記錄。

二、地勘單位企業應收賬款管理應對策略

在地勘單位企業生產經營過程中，應收賬款管理是極其重要的組成部分。在市場經濟環境下，地勘單位企業應收賬款的產生以及管理所采取的管控措施，對企業的經營成果具有重要的影響。除了宏觀經濟及行業發展狀況的影響之外，地勘單位企業應收賬款的質量其實很大一部分取決于企業應收賬款管理水平。針對地勘單位企業應收賬款管理中存在的問題，本文結合地勘單位企業應收賬款管理實際情況，就如何加強地勘單位企業應收賬款管理提出以下建議和措施，以改善地勘單位企業應收賬款管理，減少應收賬款存量，降低壞賬損失，加快資金周轉，提升競爭力，實現多贏目標。

（一）強化合同管理

地勘單位業務專有性的特征定企業應高度重視合同管理。一是設置專門的合同管理崗位，可與信用管理崗合二為一。按照不相容職務分離原則，合同管理應由財務部門統管，也有利于財務部門對合同的資金流動情況進行統一、集中管控。合同管理崗主要負責條款的修訂、審批、履約、變更等，并及時將信息錄入項目管理信息系統。所有業務均應簽訂合同，并經營銷部門、財務部門、法律部門、企業領導等審批后生效。二是規范合同內容。地勘單位應組織生產部門、營銷部門、財務部門、法律部門等，結合各部門業務情況，編寫規范且符合企業利益的合同條款和內容，制定一個或數個標準的合同版本。在訂立合同時應與客戶充分溝通，明確結算時點及要件，抓住主要支付條件，避免無關的約束條件寫入合同。四是強化合同交底工作。合同管理人員應將合同事件的責任分解落實到生產部門、營銷部門和財務部門的相關責任人，提高相關人員的合同意識，確保合同履約有效落地。

（二）加強流程管控，健全責任體系

地勘單位企業應堅持“誰經辦誰收款、誰審批誰收款”的應收賬款催收原則，建立完善項目信息化管理系統，梳理和完善內控流程，建立應收賬款三級責任體系。一是以生產部門為主、營銷部門為輔建立第一層級責任人，生產部門的收款考核結果，也視同營銷部門收款考核完成情況。生產部門為應收賬款第一責任人，直接負責項目的款項催收工作，按月將項目組成人員情況、工作進展情況、工作量確認單或結算清單、客戶聯系人及本部門具體經辦人變更信息等，及時以書面形式報合同管理員，及時錄入系統。營銷部門為次級責任人，主要負責收集客戶信用、合同變更及客戶反饋信息等，及時以書面形式報合同管理員，便于更新信息。二是以財務部門、審計部門和法規部門為第二層級責任人。財務部門負責整個系統信息維護，及時更新系統信息，并根據系統數據整理、分析、匯總項目應收賬款信息，按月編制《應收賬款催收信息表》，詳細說明每個項目到賬情況及應收未收情況，并就存在的重大問題及時向企業領導匯報、向各部門反饋。審計及監察部門主要履行監督及服務職能。三是以企業領導為第三層級責任人，對應收賬款管理進行決策和協調項目管理事宜，同時，定期召開應收賬款管理專題會議，集中處理或協調應收賬款管理工作。

（三）規范發票管理

1.規范開具發票環節。發票、合同、成果資料、中標通知書等交給業主辦理結算時，應嚴格按照合同規定執行，盡量要掌握好開發票時間節點，對方準備答應安排付款時，再開具發票給對方，盡量不要提前開具給對方。從而一定程度會避免業主發票經常丟失和賬面應收賬款增幅過快等現象。

2.規范發票簽收環節。針對地勘單位的業主，是政府府門居多，而且政府部門經辦人員調動快，從目前催討賬款情況看，對方把我們合同、發票等重要結算資料經常有丟失現象，為以防萬一，建議重新啟用發票簽收單，讓對方簽字，從而在財務上把信息資料永久附在發票后記賬保存從而留有證據。

（四）建立應收賬款對賬制度

對賬工作要堅持定時定點對賬原則，實務中很多呆賬、壞賬的產生，不完全是客戶故意拖欠，而是由于企業自身管理不善造成的。財務部門是應收賬款對賬的主責部門，在每年年末，對項目管理信息平臺的信息進行匯總、整理，編制應收賬款明細表，分送生產部門、營銷部門和相關領導，同時向客戶發放對賬函證，取得客戶簽章的有效對賬結果證明等，作為后期收賬的證據。如果對賬出現異議，及時查找原因并修正，確保賬目清晰。財務部門應及時將對賬結果向各生產部門和營銷部門反饋。

三、結語

綜上所述，近年來，隨著宏觀經濟發展環境的變化以及經濟增速的放緩，地勘單位企業應收賬款以更加嚴峻的形勢顯現，因此，地勘單位應把應收賬款管理工作當做制度化、常態化、經營化工作來抓，將收款責任固化在合同管理的日常工作流程之中，在觀念認知上、制度保證上，將收款工作的壓力和任務分解到日常。從而防范和化解財務風險，確保地勘單位企業健康持續穩定地發展。（作者單位：浙江省第十一地質大隊）