基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

宿偉偉

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作。檔案館（室）直接對檔案實體和檔案管理信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的即時檔案的分散、凌亂、質(zhì)雜、量大孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。隨著社會上人們生活水平的提高，疾控中心的工作也變得更日益重要，本文就疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀及對策進行分析。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;對策分析

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 06-0-02

一、引言

檔案管理信息化不僅僅是科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化的要求，更是疾病預(yù)防控制工作發(fā)展的重要依據(jù)。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。基層疾病控制中心是行政單位的重要組成部分，對疾病控制工作起著非常重要的作用。在疾病預(yù)防過程中會產(chǎn)生大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)資料對防治工作具有重要支撐作用。

二、基層疾控中心檔案管理的必要性

（一）基層疾控中心檔案管理的相關(guān)要求

中華人民共和國檔案法中明確指出：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。各級檔案館要建立科學(xué)的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理;根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。

（二）基層疾控中心檔案管理的重要性

（1） 疾控檔案具有重要的歷史意義和科研價值。社會在不斷發(fā)展，疾病控制中心的工作也在不斷完善和改進，一些典型疾病得到很好的控制，包括地方病、傳染病或者慢性非傳染病等，這些疾病的防治過程以及治療記錄成為具有歷史意義的樣本，這些經(jīng)過整理形成的檔案資料記錄了人們與疾病進行抗?fàn)幍臍v史，可以永久保存且是獨一無二的寶貴財富，具有重要的科研價值。與此同時，在控制和治療疾病的過程中，疾控檔案始終處在最前線，能體現(xiàn)相關(guān)信息的真實性和原始性，也成為預(yù)防和治療疾病的第一手資料，對疾病的控制和研究發(fā)揮著重要作用。

（2） 疾控檔案是業(yè)務(wù)工作的結(jié)晶和重要體現(xiàn)。疾控檔案是業(yè)務(wù)工作的信息來源，為后續(xù)工作提供真實有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對于某一類疾病有具體準(zhǔn)確的記錄，極大地提高疾病控制工作的效率。疾控中心檔案把已經(jīng)發(fā)生的流行病或公共醫(yī)療事件逐一錄入，內(nèi)容有疾病發(fā)生的原因、發(fā)展過程以及使用的方法手段等。檔案將所有信息進行整合歸納，當(dāng)出現(xiàn)類似情況時，可以借鑒成功案例采取的措施，為疾病控制工作提供事實依據(jù)。疾控檔案是疾控中心在日常工作中的成果體現(xiàn)，既能反映出疾控中心的業(yè)務(wù)能力和社會服務(wù)能力，也能體現(xiàn)相關(guān)部門和工作人員責(zé)任義務(wù)的完成情況。

三、基層疾控中心管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理軟硬件投入不足

受長時間工作思維的影響，相關(guān)單位對疾控檔案管理工作不夠重視，即使改變工作條件，但對檔案管理的資金投入力度不大。雖然檔案有專門的存放空間，但檔案排列雜亂無章，分類不準(zhǔn)確，檔案櫥柜陳舊破損，檔案保護設(shè)施不完善，長期下去，存儲空間嚴重短缺?；鶎蛹部刂行臈l件設(shè)施比較差，大部分檔案均為紙質(zhì)版，這就給檔案管理工作增加不少負擔(dān)，花費大量精力，加上存儲房間陰暗潮濕，很容易引起紙質(zhì)檔案變黃、腐爛和蟲蛀等現(xiàn)象，很大程度上縮短了疾控檔案的存儲期限，導(dǎo)致檔案不美觀或不完整。

（二）檔案管理規(guī)范化程度不高

疾病控制中心的檔案管理模式，大致分為兩種，一種是中心級檔案管理模式，另一種被稱為科室級檔案管理模式，由于疾控中心的工作特點，兩者在理論上應(yīng)該相輔相成，一定程度上可以提高相關(guān)工作的效率。但如果相關(guān)工作人員不能及時有效地對疾控檔案進行收集、整理、存檔，那就會造成檔案分散在不同科室，使檔案不能得到統(tǒng)一整合保存，增加丟失的可能性。還有，如果不能根據(jù)檔案的重要性進行排序，也沒有根據(jù)不同類型的檔案進行劃分，將所有檔案歸為一類，造成檔案存儲質(zhì)量差，規(guī)范化程度不高，降低疾控檔案的使用效率。

（三）檔案管理信息化建設(shè)不到位

隨著信息時代的飛速發(fā)展，我國各行各業(yè)都已經(jīng)出現(xiàn)信息化的發(fā)展，但在基層疾控檔案管理方面，很多單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即人工操作，而且主要是紙質(zhì)材料，會降低檔案管理的準(zhǔn)確度。就現(xiàn)在的情況來看，雖然已經(jīng)為相關(guān)部門配置計算機等現(xiàn)代科技設(shè)施，但仍有很多地方單位仍采用人工抄寫錄入、人工檢索查詢，并沒有充分的利用計算機技術(shù)，無法做到將檔案信息化和數(shù)字化，降低檔案管理工作的效率。而且，信息化建設(shè)普及速度比較慢，很難快速實現(xiàn)全國各地的疾控中心數(shù)據(jù)的共享，影響部分地區(qū)對一些疾病的大數(shù)據(jù)分析，降低檔案管理的質(zhì)量。

四、基層疾控中心管理的對策分析

（一）完善檔案管理設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

改善檔案存儲的環(huán)境，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，針對紙質(zhì)檔案，調(diào)整好適宜的溫度，盡量增長存儲時間，控制檔案存儲房間的濕度，在百分之四十五到百分之六十之間，做好防火、防蟲、防塵等安全防護工作，避免紙質(zhì)檔案發(fā)霉、變黃、蛀蟲等現(xiàn)象的產(chǎn)生。對于電子檔案，要做好密保工作，現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，很可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，要做好備份工作，還要進行脫機保存或利用防火墻技術(shù)將內(nèi)外網(wǎng)分開。除此之外，各個單位應(yīng)加大資金投入，學(xué)習(xí)并引進先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，如路由器、掃描儀、打印機等先進設(shè)備，確保檔案管理有過硬的技術(shù)支持。

（二）健全檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度要體現(xiàn)出實用性、科學(xué)性以及合理性，既要與基層疾控中心的實際情況相結(jié)合，又要做到高效率高質(zhì)量。在檔案管理制度的制定過程中，要做到科學(xué)合理，符合國家的法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，不斷完善檔案管理制度，使之達到雙向約束的標(biāo)準(zhǔn)，即檔案管理部門和檔案使用部門，不斷提高檔案管理的規(guī)范化。檔案管理工作還要落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將責(zé)任分配到人，為管理工作提供有力保障，充分發(fā)揮制度約束作用，避免風(fēng)險的產(chǎn)生。

（三）建設(shè)信息化檔案管理，做好電子檔案管理

基層疾控中心應(yīng)緊跟時代潮流，追趕先進技術(shù)，改變以往傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，即管理的信息化和數(shù)字化。各單位要采用符合時代潮流的系統(tǒng)和設(shè)備，將檔案存儲在計算機內(nèi)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)平臺的兼容性。利用先進的管理系統(tǒng)對疾控檔案根據(jù)歸檔時間、檔案類型以及格式等因素進行分類整合，提高檔案的電子化，便于檔案的保管和開發(fā)利用。

（四）充分認識檔案管理重要性，提高人員素質(zhì)

管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部和基層疾控中心檔案管理人員應(yīng)增強管理意識，要真正地認識到檔案管理在疾病防治和研究方面的重要作用，對檔案管理工作要與其他工作一視同仁，提高重視程度。管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶領(lǐng)相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，高度重視檔案管理工作，定期對管理人員進行培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時還要加強對工作人員的管理，用制度規(guī)范行為，不斷培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識，為高質(zhì)量的管理工作提供保障。

五、結(jié)語

隨著國家對基層醫(yī)療事業(yè)的重視，基層疾控中心檔案管理也慢慢成為人們關(guān)注的焦點。檔案管理工作對疾控工作具有重要作用，主要表現(xiàn)在極強的參考意義。但現(xiàn)在基層疾控中心的檔案管理工作并不完善，仍存在許多問題，時代在發(fā)展，管理工作也需要進行相應(yīng)的改變，本文從制度建設(shè)到信息化管理進行剖析，提出相應(yīng)的策略，為管理工作建言獻策，目的就是使基層疾控中心檔案管理工作更上一層樓，不斷提高疾病防治檔案的利用水平，最大程度地服務(wù)基層群眾。

參考文獻：

[1]胡國忠.疾病預(yù)防控制電子檔案建立與管理的探討[J].中國公共衛(wèi)生管理，2014，30（6）：824-826.

[2]張美佳.天津市疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀及對策[J].職業(yè)與健康，2015，31（11）：1571-1573.

[3]張艷瓊，徐洪呂.曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案現(xiàn)狀與對策分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2014，21（9）：152-153+156.

[4]胡怡秀.淺析疾控中心科研教學(xué)與績效考核[J].實用預(yù)防醫(yī)學(xué)， 2015，18（5）：962-964.

[5]萬蓉，WANRong.設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2013，28（5）：312-313.

[6]步堯.疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對[J].中國醫(yī)藥科學(xué)，2014（18）：140-142.