汽車銷售服務企業維修業務內部控制探析

鄭英

摘要：隨著社會經濟的發展，我國汽車銷售行業發展迅速，逐漸走向成熟，售后利潤的空間不斷增加，維修業務作為售后環節最為重要的部分，對于企業的業務水平以及市場競爭力的提升至關重要，有關企業對售后維修服務的關注度越來越高，相關的內部控制工作對其發展進步愈顯重要。但是由于各種因素的影響，在此過程中或多或少會遇到一些問題，企業只有有效的解決這些問題，才能保持良好的發展態勢。本文主要從汽車銷售服務企業的維修業務內部控制重要性入手，簡單探討了相關風險點以及相應的優化策略，希望為該工作的順利開展提供一定借鑒。

關鍵詞：維修業務;汽車銷售服務企業;內部控制

一、汽車銷售服務企業維修業務開展內部控制工作的重要性

內部控制是指企業為了實現經營目標、提升運營水平、有效利用企業資源、保障相關信息的準確性在企業內部開展的一系列計劃、調整、控制、評價的方法的總稱。內部控制活動的開展對于企業進步意義重大。首先，汽車銷售服務企業涉及的業務比較復雜，周期相對較長，開展相應的內部控制能夠將職責進行明確劃分，通過檢查監督等手段防止偏差的出現，保證維修活動的順利開展，確保企業經營目標的實現。再有，維修業務的內部控制需要對相關工作情況進行全面的盤查，便于企業經營者更好的掌握運營狀況，保證相關財務數據的整體性和精準性，為企業發展決策提供更科學的標準。同時，汽車維修業務的開展需要大量的資金和配件，開展內部控制能夠對資金收支、結余和有關財產的采購、保管、驗收等環節進行管控，避免盜竊、貪污、濫用等違規行為的出現，保證了企業財產的安全和完整。

二、汽車銷售服務企業維修業務內部控制工作面臨的主要風險點

（一）入廠環節

對入廠環節進行有效的控制，是開展整個維修業務內控工作的初始環節，相關活動的有效進行能夠為后續工作提供良好的開端，但是，部分汽車銷售維修企業的汽車入廠管控效果并不理想。首先，在信息處理方面。由于企業對人員的招收門檻較低，使得工作人員的素質普遍較低，其業務能力達不到標準，在進行信息處理工作時效率低，甚至出現誤差，造成企業的損失。比如，因為業務人員的怠慢，未將維修車輛信息進行錄入登記，使得車輛信息在系統中查詢不到，導致企業維修工作受阻，在一定程度上還會有損于企業的名譽。其次，在預約方面。客戶預約是整個維修業務的開端，與客戶的交流一般是通過網絡或者電話，沒有紙質記錄的約束，無論是客戶還是企業員工對此都不太重視，使得一些業務人員利用職務之便，幫熟人走近路，致使其他客戶利益受損，內控執行難以順利開展，也不利于企業良好形象的建立。上述入廠環節存在的風險都不利于企業發展，必須加以有效控制。

（二）維修環節

維修環節是維修業務的中心環節，其能否高質量完成直接關系到整個維修業務的成功與否，有關的汽車銷售服務企業必須予以重視。目前，很多企業對維修環節的管控并不嚴格，甚至片面的認為將車輛修好及時完成任務即可，沒有必要開展內控工作，使得相關工作難以進行。首先，在領料方面，部分企業對于維修材料的管控力度并不強，車間工人在領料時，只要有任務委托書即可，不需要相關的簽字手續，而配件庫也不能及時打印出庫單[1]，材料浪費、濫用和貪污現象比較嚴重，導致內控風險的產生。

其次，在實物管控方面，由于汽車銷售服務企業內部控制工作不到位，會引發較多的風險，主要有以下幾點：第一，由于未及時進行收款，導致的維修跑單現象，比如，車輛維修完成后，車主在未付款的情況下私自將車開走，使得企業承受經濟損失;第二，部分企業對于維修車輛的實施材料保存不重視，經常丟失損壞，使得相關的汽車盤點和審計工作難以落實，其真實性無法保證;第三，對于車輛維修過程中更換下來的配件登記、保管流程不規范，沒有嚴格的進行管控，企業資產流失風險由此滋生;第四，對于事故車輛的維修，保險公司會予以一定的賠償，一些員工會有意將工單里工時的金額和數量進行壓低，將配件金額和數量提高，從中獲利，傷害企業利益。

（三）結算環節

結算工作的高效開展，能夠保障企業維修業務的有效完成，但是部分企業的結算管控質量并不高。首先，在授權方面的管理上存在混亂，導致其風險頻發，其中主要表現為：第一，維修開票管理缺失，在未經允許的情況下開票，比如，沒有嚴格執行一票一單，發票抬頭與系統中不一致，將不同維修工單進行打包開給某一客戶等，并經常出現舞弊現象;第二，反結算的審批工作不夠完善，相關流程不規范，反結算登記不及時，審批單簽字不合規等。其次，在維修費用方面，部分企業出現未及時收取全部費用的情況，易出現壞賬損失。

三、汽車銷售服務企業優化維修業務內部控制相應策略

（一）注重人員素質，確保入廠環節控制工作順利進行

汽車維修業務的入廠環節工作質量與業務人員素質直接相關，所以，企業要想有效控制該環節的風險，就必須加強相關人員的素質教育，積極組建高素質專業人才隊伍。首先，對于企業現有的員工，應該定期開展售后、維修服務方面的知識培訓，提升其專業性，保證其服務質量，避免信息處理以及預約工作出現失誤，并配備相應的內控制度，將員工的工作效果與其績效考核、人事調動、獎金發放等相掛鉤，并把客戶滿意度的調查納入考核范圍，同時建立獎懲機制，對于工作效率高、服務質量好的員工給予一定的獎勵，對于敷衍了事、消極對待的員工采取相應的懲罰，這樣不但能激發員工的熱情，還能提高其工作質量。再有，企業的人力資源部門應該嚴格人才選拔標準，要充分考慮應聘人員學習能力、道德素養、專業知識、相關經驗等各方面的素質，并及時開展崗前培訓，使其了解維修技能、服務、汽車等方面的知識，確保其更有效的投入到具體工作之中。關注人員素質，使其滿足企業發展實際需要，是相關企業保證維修業務內部控制工作順利開展的重要前提，必須加以重視。

（二）加強維修管理，保證維修工作質量

汽車的維修環節是體現企業專業性的核心環節，對其進行嚴格管控，能夠保證企業維修業務質量，促進企業整體的進一步發展。實際工作中，維修環節的管控主要是在修車管理和置換配件入庫管理方面。首先，針對修車管理，企業應該及時盤點清理系統內車輛信息，保證所有在修車輛都具備維修工單;在維修工作中必須在收款完成后方可放車，避免跑單現象的出現，特殊情況下必須向有關負責人報告;盤點人員必須嚴格執行相關制度，并將相關紙質資料進行妥善保管，定期將檢查結果上報上級[2];將員工的職責進行明確劃分，避免內控管理的混亂。其次，對于置換下來的零配件管理也不可忽視，應該建立專門的臺賬，及時登記相關信息，定期進行檢查清點，規避私自售賣的現象，在具體工作當中，維修工應該將廠家要求索賠的零部件和輔料進行整理，用原包裝裝好，再交由索賠員放入經銷商索賠庫，如沒有索賠庫，應該將其單獨存放，避免與維修或者更換的零部件混為一體，使其管理工作能夠有序開展，保證相關零部件的安全。

（三）及時開展結算，保障企業利益

結算環節是維修業務的末端，與企業利益聯系緊密，有關企業應該注重計算工作的質量，保障企業權益。首先，必須遵守一單一票的原則，開具發票，避免由此引發的稅務風險，并且建立反結算登記本，嚴格按照審批程序開展相關工作。其次，在車輛維修款管理上，一般情況下，普通客戶嚴禁欠款，不允許掛賬，如遇特殊情況，需經財務經理等領導簽字確認，超過協議期未完成付款的，可以暫停相關負責人的工資發放，直到款項順利回收，確保企業的經濟利益。

四、結束語

總之，汽車銷售服務企業維修業務的內部控制工作對于企業發展至關重要，在實際工作中，企業應該注重人員素質，確保入廠環節控制工作順利進行;加強維修管理，保證維修工作質量;及時開展結算，保障企業利益，從而提高內控工作的效率。

參考文獻：

[1]寧寧.汽車銷售服務企業財務內部控制探析[J].科技資訊，2018，16 （15）：153+155.

[2]馬楠.汽車銷售服務企業維修業務內部控制研究[J].經營管理者，2017 （12）：169.