高校會計檔案管理的發展趨勢分析

楊梅 嚴冬梅

摘要：隨著高等學校財務管理的不斷發展，以及網絡化、信息化在會計核算過程中的不斷應用，高等學校會計核算模式正在發生根本性的變化，原來面對面式的報銷模式逐步被網絡報銷所取代，原來手手相傳的紙質傳遞逐步被層層電子申報審批所取代。由此而來，原來一沓一沓厚重的實物檔案也必將被電子檔案所取代，會計檔案管理必將發生變化，這是提高高校財務管理效率的需要，也是信息化時代的必然結果。文章對這種變化趨勢進行了系統的分析和預測，力求為高校會計檔案管理的發展提供一個有力的參考和借鑒，以期達到對高校財務管理的促進和提高。

關鍵詞：高校;會計檔案管理;發展趨勢

高校會計檔案是由高等學校發生的各項經濟業務沉淀下來的會計資料，是會計核算的重要依據，是記錄著經費到賬、分配、下撥、使用等所有環節和所有業務的文字憑據，同時也是查閱、分析、統計、接受檢查和審計的客觀依據。

會計檔案作為重要的財務管理資料，一直以來都受到高度的重視。國家從立法層面已經對其進行了管理的要求，對其存在形式、保管期限、保管環境……都進行了嚴格的規定。但是隨著信息化、網絡化的發展，會計檔案管理必將隨之發生變化，這是大勢所趨。

一、高校會計檔案管理的現狀及存在的問題

新中國成立以來，我國高等教育經歷了一個高速發展的過程，國家對教育的重視程度不斷提高，投入不斷加大，教育經費來源渠道越來越多，使得會計核算工作量日益增加，隨之而來也給會計檔案管理工作帶來了一些挑戰，并且產生了一系列的問題。

（一）高校會計檔案的保管缺乏規范性，重視不夠

會計檔案的保管作為會計工作的收尾性工作，是單位財務工作的最后一道工序，需要財務部門與檔案管理部門有效銜接，應該嚴格執行國家關于會計檔案管理辦法。然而，現實中卻存在著相關部門權力與責任不明確、相互推諉扯皮的現象，移交過程不嚴肅，移交手續不健全，有些工作隨意性大，裝訂的封皮、賬表、賬冊等項目填寫不完整，存放地點、軟硬件環境較差，安全系數低等，單位重視不夠。

（二）高校會計檔案管理制度不完善

會計檔案管理工作是在不斷進步的，從紙質檔案逐步向電子化方向過渡，在這一過程中，原來制定的各項制度已經不太適應新形勢的會計檔案工作，尤其是對檔案形式及相應的保管存儲要求、相應的具有一定專業背景的人員配備或者崗位培訓、軟硬件環境的變化、具體操作規則等等都顯得捉襟見肘。而有些高校雖然出臺了相關的會計檔案管理辦法，但是由于重視不夠也使管理規定流于形式，沒有認真執行。

（三）高校檔案管理人員素質和業務水平欠缺

隨著信息化的發展會計檔案也發生了很大的變化，技術和形式的進步必然要求業務人員自身水平的提高，只有這樣才能適應新的工作內容和形勢。然而有些單位對會計檔案管理人員的業務培訓投入太少，導致相關人員的業務素質和工作能力一直停滯不前，面對新的工作形勢難以勝任，缺乏電子會計檔案管理方面的知識儲備，對電腦、網絡、信息化資源等方面的內容不熟悉，操作起各種電子化的軟件和硬件難度較大，使工作的順利開展受到阻礙。

（四）高校紙質檔案易損壞

有些單位經費多，經常接受各級部門的審計和檢查，需要頻繁地對紙質檔案進行翻閱和復印。尤其是高校里的縱向科研經費接受審計檢查最多，往往由于查檔工作量大、查檔人員不專業、翻閱檔案時不注意方法，久而久之紙質檔案遭到破壞，給檔案管理工作帶來很大的困擾，也造成了很不好的影響。

二、高校會計檔案管理發展趨勢分析

高校會計檔案管理工作需要精細化管理和過程化管理，隨著國家法制制度的健全，高校會計檔案管理工作可以不斷創新工作思路和方法，探索可行性更高更便捷的工作手段，為高校教育和科研事業的發展提供保障。

（一）業務外包

高等學校是人才培養的重要場所，其主要任務是開展教學和科研活動，為學生的成長提供良好的科研和學習環境才能促進高校本身更好的發展。在高等學校這個人才培養基地里，會計檔案管理只是一個行政業務，從業務性質上來講不是高校的主營業務，這就決定了高校不可能在會計檔案管理上投入太多的人手和精力，絕大多數高校覺得會計檔案管理不需要精細化管理，滿足最基本的需求就可以了。但事實上，會計檔案管理是一項專業性很強的工作，大到會計檔案的范圍、形式和期限等，小到會計檔案保管的環境包括溫度、濕度，這些都需要有專門人員進行管理和把控。隨著社會專業化分工的發展、高等學校經費數量的提高以及高校對會計檔案管理重要性的認識，會計檔案管理業務外包應運而生了。

委托具有檔案管理資質的機構對高校會計檔案進行托管越來越受歡迎，讓專業的機構去做專業的事情可以將高校更多的精力解放出來去做教學和科研活動，從而更加突出高校人才培養的角色作用，也可以使會計檔案管理更加科學化、規范化，無論從管理形式上還是管理手段上都會取得更好的效果。當然，對于會計檔案管理外包業務的實施，各高校也有許多細節要去推敲、去琢磨，不能盲目跟風，要明確權責，讓專業的人去做專業的事。

首先，要對代為保管會計檔案的機構進行考核。對該機構的軟硬件是否達到管理要求，對人員專業背景是否符合要求，是否有明確的管理制度和相關規定，是否得到有效落實等很多方面均要進行考核認定。其次，對于達到招投標要求的會計檔案管理外包業務要按規定履行必要的招投標程序，與中標單位或者被委托單位簽訂權責明晰的委托合同，合同要經過專業的法務部門審核，切實維護學校的利益。

（二）電子檔案之數據化

科技發展日新月異給我們的工作手段和方法帶來了翻天覆地的變化，傳統面對面的報銷模式產生的是很多厚重的紙質檔案，這些紙質檔案的存儲需要大量的紙張、材料、空間、人力，同時對這些紙質檔案的查閱也是相當繁瑣的，想要從中提煉出大量的數據進行分析幾乎是不可能的。隨著信息化在會計核算中的應用，會計核算過程中的相當一部分數據都計算機化了，這也就是大家非常熟悉的會計核算電算化，從那時起會計電子檔案也就隨之出現了。